Invoiceing
Who is the sender of the invoice?
The invoice is sent by Smart and all of Smart's tax details are provided on the invoice (tax number, VAT number, billing address, account details). All other details for the invoice are taken directly from your order in the portal.
Will I receive a copy of the invoice e-mail?
Yes, we will send all invoices to you in cc, to the contact person in the order and, if applicable, to the clients general e-mail address, if specified in the database.
My client does not need an invoice
Even if the client does not require an invoice, Smart must always issue an invoice for accounting reasons.
If the client transfers the money to us without an invoice, please create an order in the portal after receiving the money and note under 'Special agreement' that the invoice should not be sent to the client and will only be issued internally. You can also note there that the invoice has already been paid.
In addition, you can write your own e-mail address for this client in the client profile. You will then receive the invoice in cc. The same applies to the 'Contact person' field.
Please note: Your budget will soon be linked directly to the portal. It is therefore necessary that you always create an order. Otherwise the amount will not appear in your budget.
Is it possible to issue the invoice in another language?
All invoices are issued bilingually in German and English. Therefore, please fill in the fields in the order either in German or in English. It is not possible to issue the invoice in another language.
Is it possible to change the layout of the language?
No, this is a standard layout in our software.
How can I view the processing status of my invoices?
Via the bar with the status of your order processing in the Smart Portal and in your budget overview on the mein.Smart.
Was soll ich tun, wenn die Kund*innen einen eigenen Honorarvertrag unterzeichnen wollen?
Es ist möglich, einen separaten, zusätzlichen Vertrag mit weiteren Details zum Auftrag zu haben. Vertragspartner*in bei weiteren Verträgen muss SMartDe eG, vertreten von: „Dein Name“, Mehringplatz 8, 10969 Berlin sein – Du unterschreibst also auch zusätzliche Verträge als Vertreter*in der Genossenschaft. Smart benötigt auf jeden Fall eine Kopie – reiche diese bitte im Zuge der Auftragserstellung über das Portal ein.
Wann kann ich Kund*innenbestätigung überspringen, ohne Zahlungsgarantie zu verlieren?
Wenn du bereits einen unterschriebenen Honorarvertrag vorlegen kannst. Wenn du keinen zusätzlichen Vertrag hast, gibt es die Alternative, das Smart Auftragsformular in pdf (zu finden in Downloads) den Kund*innen unterschreiben zu lassen und dann im Portal hochzuladen.
Kann ich zusätzliche Dateien zusammen mit der Rechnung schicken?
Nein, das ist leider nicht möglich. Du bekommst aber die Rechnung auch in cc und kannst dann deinen Kund*innen die zusätzlichen Dokumente selber weiterleiten.
Es gibt auch die Möglichkeit, bereits für die Kund*innenbestätigung Dateien hochzuladen. Diese können in dem Bestätigungslink von deinen Kund*innen abgerufen und hochgeladen werden. Bitte beachte, dass die Dateien nach der Bestätigung nicht mehr verfügbar sind, weil der Link erlischt. Sie sollen also ggf. hochgeladen werden.
Kann meine Rechnung vor dem eingeplanten Rechnungstellungsdatum geschickt werden? Kann ich noch vor der Rechnungstellung Änderungen anfragen?
Rechnungsentwürfe werden im Smart Portal 7 Tage vor Rechnungsdatum basierend auf deinem Auftrag erstellt. Klicke auf den gewünschten Rechnungsentwurf, prüfe, ob alles in Ordnung ist und klicke auf "Speichern und senden", um die Rechnung an deine Kund*innen selbständig zu versenden.
Falls Änderungen gemacht werden müssen, kannst du "Änderungen beantragen" auswählen und uns im Feld "Begründung" die gewünschten Anpassungen mitteilen. Wir übernehmen die Korrekturen und die Rechnungstellung.