Invoiceing
Who is the sender of the invoice?
The invoice is sent by Smart and all of Smart's tax details are provided on the invoice (tax number, VAT number, billing address, account details). All other details for the invoice are taken directly from your order in the portal.
Will I receive a copy of the invoice e-mail?
Yes, we will send all invoices to you in cc, to the contact person in the order and, if applicable, to the clients general e-mail address, if specified in the database.
MeineMy Kund*inclient benötigtdoes keinenot Rechnung.need an invoice
AuchEven wennif diethe Kund*inclient keinedoes Rechnungnot benötigt,require mussan invoice, Smart ausmust buchhalterischenalways Gründenissue immeran eineinvoice Rechnungfor stellen.accounting reasons.
FallsIf diethe Kund*inclient unstransfers dasthe Geldmoney ohneto Rechnungus überweist, erstelle bitte nach dem Geldeingang einen Auftrag im Portal und vermerke unter 'Besondere Vereinbarung', dass die Rechnung nichtwithout an dieinvoice, Kund*please create an order in geschicktthe werdenportal sollafter undreceiving nurthe internmoney gestelltand wird.note Duunder kannst'Special dortagreement' ebenfallsthat vermerken,the dassinvoice dieshould Rechnungnot bereitsbe beglichensent ist.to the client and will only be issued internally. You can also note there that the invoice has already been paid.
ZusätzlichIn schreibeaddition, füryou diesecan Kund*write your own e-mail address for this client in imthe Kund*innenprofilclient deineprofile. eigeneYou E-Mail-Adresse.will Dannthen bekommstreceive duthe die Rechnunginvoice in cc. DasThe gleichesame giltapplies fürto das Feldthe 'Kontaktperson'.Contact person' field.
BittePlease beachte:note: BaldYour wirdbudget deinwill Budgetsoon direktbe mitlinked demdirectly Portalto verknüpft.the Esportal. istIt alsois notwendig,therefore dassnecessary duthat immeryou einenalways Auftragcreate erstellst.an Ansonstenorder. wirdOtherwise derthe Betragamount nichtwill not appear in deinemyour Budget erscheinen.budget.
Kann die Rechnung in einer anderen Sprache gestellt werden?
Alle Rechnungen werden zweisprachig auf Deutsch und Englisch ausgestellt. Fülle bitte die Felder im Auftrag daher entweder auf Deutsch oder auf Englisch.
Kann das Layout der Rechnung geändert werden?
Nein, wir benutzen ein Standard-Layout.
Wie kann ich den Bearbeitungsstand meiner Rechnungen einsehen?
Über die Leiste mit den Stati deiner Auftragsbearbeitung im Smart Portal und in deiner Budgetübersicht auf der Plattform mein.Smart.
Was soll ich tun, wenn die Kund*innen einen eigenen Honorarvertrag unterzeichnen wollen?
Es ist möglich, einen separaten, zusätzlichen Vertrag mit weiteren Details zum Auftrag zu haben. Vertragspartner*in bei weiteren Verträgen muss SMartDe eG, vertreten von: „Dein Name“, Mehringplatz 8, 10969 Berlin sein – Du unterschreibst also auch zusätzliche Verträge als Vertreter*in der Genossenschaft. Smart benötigt auf jeden Fall eine Kopie – reiche diese bitte im Zuge der Auftragserstellung über das Portal ein.
Wann kann ich Kund*innenbestätigung überspringen, ohne Zahlungsgarantie zu verlieren?
Wenn du bereits einen unterschriebenen Honorarvertrag vorlegen kannst. Wenn du keinen zusätzlichen Vertrag hast, gibt es die Alternative, das Smart Auftragsformular in pdf (zu finden in Downloads) den Kund*innen unterschreiben zu lassen und dann im Portal hochzuladen.
Kann ich zusätzliche Dateien zusammen mit der Rechnung schicken?
Nein, das ist leider nicht möglich. Du bekommst aber die Rechnung auch in cc und kannst dann deinen Kund*innen die zusätzlichen Dokumente selber weiterleiten.
Es gibt auch die Möglichkeit, bereits für die Kund*innenbestätigung Dateien hochzuladen. Diese können in dem Bestätigungslink von deinen Kund*innen abgerufen und hochgeladen werden. Bitte beachte, dass die Dateien nach der Bestätigung nicht mehr verfügbar sind, weil der Link erlischt. Sie sollen also ggf. hochgeladen werden.
Kann meine Rechnung vor dem eingeplanten Rechnungstellungsdatum geschickt werden? Kann ich noch vor der Rechnungstellung Änderungen anfragen?
Rechnungsentwürfe werden im Smart Portal 7 Tage vor Rechnungsdatum basierend auf deinem Auftrag erstellt. Klicke auf den gewünschten Rechnungsentwurf, prüfe, ob alles in Ordnung ist und klicke auf "Speichern und senden", um die Rechnung an deine Kund*innen selbständig zu versenden.
Falls Änderungen gemacht werden müssen, kannst du "Änderungen beantragen" auswählen und uns im Feld "Begründung" die gewünschten Anpassungen mitteilen. Wir übernehmen die Korrekturen und die Rechnungstellung.