Reisekostenerstatung - Bedingungen

Das Wichtigste in Kürze

• Der Grund der Reise muss betrieblich veranlasst sein und mit einem Auftrag in Verbindung stehen, der über Smart abgerechnet wurde.
• Bitte stellt eure Reisekostenerstattungsanfragen zeitnah bei uns und zwar bis zum Ende des Folgemonats.
  
• Bitte reiche nur Belege für einen abgeschlossenen Zeitraum ein. (Zum Beispiel separat für das Jahr 2023 und 2024)

Per Diems

Per Diems sind fest geregelte Pauschalbeträge, die Smart als Arbeitgeber*in ohne Vorlage von Rechnungen erstatten kann.

Verpflegungsmehraufwand

Über die Reisekostenerstattung kann auch der gesetzlich geregelte Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden (Per Diems). Hier handelt es sich um pauschale Summen bei beruflich veranlassten Reisen. Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden innerhalb Deutschlands beträgt der Satz 28 Euro, für den An- und Abreisetag 14 Euro. Die Sätze werden verringert, wenn im Rahmen der Übernachtung Mahlzeiten inklusive waren.

Bei Reisen ins Ausland gelten je nach Reiseziel unterschiedliche Sätze, die hier zu finden sind.

Übernachtungspauschalen

Smart berechnet deine Übernachtungskostenpauschale anhand deiner Angaben.

Für Inlandsreisen beträgt sie 20€.

Übernachtungskostenpauschalen für Auslandsreisen findest Du hier.

Fahrtkosten-Pauschale (km)

Die km-Pauschale für die Reisen mit einem eigenen PKW beträgt 0,30 EUR / km.

Wir können nur die offiziell festgesetzte Kilometerpauschalen auszahlen. Falls dir deine Kund*in einen höheren Betrag / km angeboten hat, können wir die Summe in Rechnung stellen. Du kannst dir aber daraus nur die 0,30 EUR erstatten lassen. 

Bewirtung

Bei Bewirtungskosten werden 70% des Nettobetrags und die volle Vorsteuer erstattet. Es müssen mindestens zwei Personen gespeist haben. Um Bewirtungskosten zu erstatten, brauchen wir einen ausgefüllten Bewirtungsbeleg mit Namen der bewirteten Personen und Deiner Unterschrift. Das entsprechende Formular kannst du im Restaurant bekommen, alternativ findest Du es auch in Deinem Mein.Smart-Ordner und hier.

Bitte beachte: Trinkgeld wird nicht erstattet.

BahnCard und Zeitkarten

Wer privat eine BahnCard kauft und diese auch für berufliche Reisen oder die Fahrt zu Bewerbungsgesprächen nutzt, kann die Kosten dafür als Werbungskosten geltend machen. Wichtig ist, die Fahrten für berufliche Auswärtstätigkeiten und Fahrten für Bewerbungsgespräche aufzulisten. Dafür muss ein Fahrtenbuch geführt, das auf der einen Seite den Preis des regulären Tickets zeigt auf der anderen Seite den Preis des Tickets mit Bahncard. Sollte die Summe der regulären Fahrpreise die der ermäßigten Fahrten inklusive Bahncard übersteigen, könnt Ihr via Smart-Anstellung die Bahncard aus Eurem Budget erstatten lassen.

Nicht erstattungsfähig sind Abos und Zeitkarten wie z. B. BVG-Abo, sowie Tickets für den öffentlichen Verkehr am eigenen Wohnort.

Als Alternative zu einer BVG-Abo, kannst du das Deutschlandticket als Jobticket über dein Smart Budget nutzten. Mehr Infos dazu findest du unter https://guide.smartde.coop/books/andere-ausgaben