Aufträge erstellen

Alle deine Aufträge kannst du nun über das Smart-Portal übermitteln. Erstelle einen neuen Auftrag, sobald du einen Auftrag mit deinen Kund*innen realisieren möchtest. Du hast die Möglichkeit Aufträge zur Bestätigung an Kund*innen zu senden und behältst somit einen guten Überblick über deine Aufträge und ihren Status. Ein Auftrag ist die Grundlage für die Rechnungsstellung. Bitte fülle für jedes Projekt oder jede Leistung einen Auftrag aus, für die Smart eine Rechnung stellen soll.

Klicke bitte dazu auf das Button +Neuen Auftrag erstellen oben rechts auf dem Dashboard. Du kommst zur Auftragsansicht auf verschiedene Wege:

Dashboard

Wenn du einen Auftrag erstellst, achte bitte genau auf die Eingabe von Daten, wie zum Beispiel die Auftrags- und Leistungsbeschreibung, da diese exakt für die Rechnungsstellung und Kommunikation mit den Kund*innen übernommen werden. Bei Neukund*innen wird Smart immer den Auftrag prüfen. Wir nehmen bei Bedarf geringe Anpassungen vor und machen selbstverständlich keine Änderungen, die eure Aufträge und Vereinbarungen mit den Kund*innen inhaltlich beeinflussen (Leistungsinhalt oder Höhe der Summen). 

Wir führen dich hier durch alle Schritte der Auftragserstellung durch

Kund*in

Tippe die ersten 3 Buchstaben der Kund*in, um aus der Kund*innendatenbank zu wählen oder lege eine neue Kund*in an. Wenn du diesen Schritt noch nicht gemacht hast, gehe bitte zum vorherigen Kapitel Kund*innen anlegen in dieser Anleitung.

Falls du für deine ausgewählte Kund*in eine Benachrichtigung bekommst, dass der Auftrag nicht realisiert werden kann, gehe bitte zum Abschnitt 'Gesperrte Kund*innen' am Ende dieser Anleitung.

Kontaktperson

Die Kontaktperson ist immer an den Auftrag gebunden und muss deshalb neu angegeben werden, auch wenn die Kund*in schon erstellt ist. Du kannst somit verschiedene Aufträge mit demselben Kun*in an verschiedene Kontaktpersonen senden.

Die Kontaktperson ist nur für dich sichtbar und erscheint nicht öffentlich im Kundenprofil. Die Kontaktperson erhält alle mit dem Auftrag verbundenen E-Mails und Rechnungen (Auftragsbestätigung, Rechnungen, Storno). Damit wir sicher gehen können, wer Ansprechpartnerin für die Auftragsbestätigung ist, gibt es hier die Möglichkeit eine E-Mail Adresse anzugeben.

Im Kundenprofil lässt sich eine weitere E-Mail Adresse angeben, an welche zusätzlich alle Rechnungen und Stornorechnungen geschickt werden (siehe Kapitel 'Kund*in anlegen - E-Mail für Rechnung'). Die E-Mail-Adressen aus Kontaktperson und die Rechnungsadresse können auch gleich sein. Dann wird nur eine E-Mail versendet. Ist keine zusätzliche Rechnungs-Email-Adresse anegegeben, erhält die Kontaktperson aus dem Auftrag die Rechnungen.

Sektor (Tätigkeit)

Im nächsten Schritt wähle bitte den Sektor und die passende Tätigkeit für deinen Auftrag aus.

Kund*innenbestätigung

~~Angebot~~Bevor ~~gültig~~die ~~bis~~
~~Definiert~~Rechnung ~~bis~~an ~~wann~~deine Kund*in erstellt wird, kann dein Auftrag zuerst zur Bestätigung an die Kund*in geschickt werden. Es ist eine empfehlenswerte Option vor allem für die Kund*innen ~~deinen~~innerhalb der EU, da für diese Kund*innen können wir mit der Bestätigung die Zahlungsgarantie bieten.

Falls du die Option nicht aktiv überspringst, wird eine E-Mail mit dem Bestätigungslink verschickt. Die Kund*in kann hier noch Änderungen beantragen, den Auftrag bestätigen ~~können.~~oder ~~Nach Ablauf der Frist~~ ~~wechselt der Auftrag den Status in „Abgelehnt“. Bitte prüfe regelmäßig~~, ~~ob deine Kund*innen die Aufträge~~ ~~rechtzeitig~~ ~~bestätigt haben~~. ablehnen.

Überspringe die Bestätigung von Kund*in und gehe direkt zur Rechnungsstellung
Diese Funktion bietet die Möglichkeit, die Bestätigung durch Kund*innen zu überspringen und direkt zur Rechnungsstellung überzugehen. Bitte wählt eine passende Begründung für das Überspringen aus.

Bitte beachte: Falls keine anderweitige Bestätigung der Kund*in vorliegt, erhält der Auftrag keine Zahlungsgarantie.

Aufträge mit Kund*innenbestätigung über 5000€ müssen von der Kund*in zusätzlich unterschrieben werden. Die Kund*in bekommt in dem Fall eine Bitte per E-Mail, den Auftrag zuerst herunterzuladen und ihn wieder unterschrieben hochzuladen. Den E-Mail Template findest du unter 'Kommunikation an die Kund*innen'.

Angebot gültig bis
Definiert bis wann die Kund*innen deinen Auftrag bestätigen können. Nach Ablauf der Frist wechselt der Auftrag den Status in „Abgelehnt“. Bitte prüfe regelmäßig, ob deine Kund*innen die Aufträge rechtzeitig bestätigt haben.

Zahlung

Hier werden die Zahlungsart, das Rechnungsstellungsdatum und die Zahlungsfrist festgelegt. Diese Daten sind besonders wichtig, da sie den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Mahnungen beeinflussen.

Wiederkehrende Aufträge

Wiederkehrende Aufträge oder Rahmenverträge beziehen sich auf die gleiche Leistung, die regelmäßig in Rechnung gestellt wird. Wenn die Rechnung über die gleiche Summe immer zu einem bestimmten Zeitpunkt gestellt werden sollte, kannst du das wie im Beispiel unten angeben. 7 Tage vor geplantem Rechnungsstellungsdatum erhältst du eine Benachrichtigung und kannst den Rechnungsentwurf anpassen (z.B. Höhe des Betrags).

Auftrag duplizieren

Aufträge in jedem Status können einfach dupliziert werden, was zum Beispiel bei Rahmenverträgen auf Abruf praktisch ist. So sparst Du Dir bei einem ähnlichen Auftrag etwas Zeit mit dem Eintragen der Daten. Alle Felder sollten nochmal überprüft werden, insbesondere Leistungszeitraum, Zahlungsart und Rechnungsstellungsdatum.

Kommentar für Smart hinterlassen

Es können im Kommentarfeld interne Kommentare hinterlassen werden, die nur an Smart gehen. Die Kommentare zum Auftrag können bei der Erstellung des Auftrages, im Entwurf sowie im Status Smart Bestätigung hinzugefügt werden.

Unterschriebene Aufträge

Ganz unten können bereits von Kund*innen unterschriebene Aufträge, Verträge oder andere Dokumente, die die Zusammenarbeit bestätigen, hochgeladen werden. Diese Dokumente kann Smart einsehen.

Als Entwurf speichern oder Absenden

Jetzt kann der Auftrag direkt zur Smart-Bestätigung oder Kund*innenbestätigung gesendet werden. Du kannst den Auftrag aber auch erstmal als Entwurf speichern und später bearbeiten. Entwürfe sind für Smart nicht sichtbar.

Smartprüft alle Aufträge bevor sie zur Bestätigung an die Kund*innen gesendet oder direkt in die Rechnungsstellung gehen werden und meldet sich bei Rückfragen bei dir.

Auftrag stornieren

Achtung: Bei Stornierung von Aufträgen werden bereits gestellte oder geplante Rechnungen nicht automatisch storniert.

Du hast die Möglichkeit bereits bestätigte Aufträge zu stornieren. In diesem Fall wird dein Budget angepasst und der Auftrag storniert. Informiere bitte Smart, falls bereits gestellte Rechnungen ebenfalls storniert werden sollen. Dafür kannst du das Begründungsfeld für das Auftragsstorno nutzen. Wir kontaktieren dich ggf. falls es nicht ersichtlich ist, ab wann die Rechnungen storniert bzw. zukünftig nicht mehr gestellt werden sollen.

Gesperrte Kund*innen

Falls die Kund*innen bereits zu viele unbezahlte Rechnungen haben oder es andere Probleme gab, kann es dazu kommen, dass wir diese Kund*innen temporär sperren müssen. Je nach Problem, können nur noch Aufträge mit Vorkasse erstellt werden, oder wir würden neue Aufträge gar nicht akzeptieren können.

Solltest du selber mit der Kund*in keine Probleme gehabt haben, kontaktiere bitte Smart für mehr Informationen. Wir würden zusammen mit dir und deiner Kund*in kommunizieren, um das Problem zu beheben.

Zahlungsgarantie

Wenn du deine Aufträge über Smart abwickelst und von Smart angestellt bist, kannst du von der Zahlungsgarantie profitieren.

Die drei Grundvoraussetzungen der Zahlungsgarantie sind:

Deine Kund*in hat den Auftrag mit einer Unterschrift auf dem Auftragsformular (oder Rahmenvertrag) formal bestätigt. Nur dann hat Smart die rechtliche Grundlage, die Zahlung von deiner Kund*in einzufordern und eine Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung (Mahnung) zu verschicken.
Deine Kund*in hat ihren Sitz in der Europäischen Union. Bei Kund*innen außerhalb der Europäischen Union ist es für Smart sehr schwierig, Zahlungen einzufordern und Zahlungsaufforderungen (Mahnungen) zu verschicken
Neue Kund*innen, die noch nie eine Rechnung von Smart erhalten haben, müssen vor der Rechnungsstellung verifiziert sein. Das bedeutet, dass Smart deiner Kund*in eine E-Mail schickt und sie bittet, die Unternehmens-Daten (Adresse, Kontakt) zu bestätigen.

Die Zahlungsgarantie beinhaltet zwei Aspekte:

Die Gehaltsgarantie bedeutet, dass du von Smart schon ein gemitteltes Gehalt am Monatsende auf der Basis von zukünftigen Aufträgen erhältst. Smart geht für dein Gehalt in Vorleistung und zahlt es dir schon aus, obwohl Smart die Rechnung an deine Kund*in noch nicht gestellt hat oder auf die Zahlung deiner Kund*in wartet. Dadurch soll
sichergestellt werden, dass du regelmäßig am Monatsende ein Gehalt erhältst und damit unabhängiger von fluktuierenden Zahlungen bist. Du kannst in Absprache mit Smart bestimmen, welche Gehaltskategorie für dich am besten passt und kannst diese Gehaltskategorie abhängig von deinen geplanten Aufträgen anpassen.
Unter der Zahlungsausfallgarantie ist zu verstehen, dass Du dein Gehalt auch weiterhin erhältst, wenn deine Kund*in in Zahlungsverzug ist, die Rechnung von Smart also nicht rechtzeitig bezahlt hast. Smart kümmert sich dann im Hintergrund darum, deine Kund*in zu kontaktieren und sie zu erinnern, dass sie die Rechnung bezahlen muss. Sollten deine Kund*innen die Rechnung von Smart trotz mehrmaliger Zahlungserinnerungen nicht bezahlen, wird Smart deine Kund*in formal zur Zahlung auffordern (Mahnung). Bevor Smart diesen Schritt macht, wirst du kontaktiert, um die Details dazu abzusprechen. Sollte deine Kund*in trotz einer Zahlungsaufforderung die Rechnung nicht bezahlen, haftet Smart mit dem Vermögen der Genossenschaft.

Wann gilt die Zahlungsausfallgarantie nicht?

Deine Kund*in hat das Auftragsformular beziehungsweise den Rahmenvertrag nicht unterschrieben. Smart hat in diesem Fall keine rechtliche Grundlage, die Zahlung von deiner Kund*in einzufordern und eine Zahlungsaufforderung zu verschicken.
Deine Kund*in hat ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union. In diesem Fall ist es für Smart sehr schwierig, Zahlungen einzufordern.
Eine Neu-Kund*in hat sich vor der Rechnungsstellung nicht bei Smart zurückgemeldet, um die Unternehmens-Daten zu verifizieren.
Smart hat noch keine Rechnung gestellt. Nur bei schon gestellten Rechnungen kann auch eine Zahlung eingefordert werden.
Du hast den Auftrag nicht zur Zufriedenheit deiner Kund*in ausgeführt. Da es in diesem Fall oft unterschiedliche Auslegungen gibt, bietet Smart an, in enger Kommunikation mit dir als Vermittlerin aufzutreten und eine Einigung mit deiner Kund*in zu erreichen, mit der alle Seiten zufrieden sind. Dies kann für dich von Vorteil sein, denn Smart hat viel Erfahrung mit der Schlichtung von Streitfällen und kann als stärkeres Gegenüber gesehen werden. Wenn es eine Einigung mit deiner Kund*in gibt, nur einen Teil der Rechnung zu bezahlen, gilt die Zahlungsausfallgarantie nur für diese Teilsumme. Falls du mit der Einigung nicht einverstanden bist, kannst du ein unabhängiges Komitee einberufen, welches aus anderen Smart-Mitgliedern besteht.
Du hast den Auftrag nur teilweise ausgeführt. In diesem Fall gilt die Zahlungsausfallgarantie nur für den Teil, der tatsächlich ausgeführt und in Rechnung gestellt wurde.
Der Auftrag konnte aufgrund von höherer Gewalt (zum Beispiel COVID-19) nicht ausgeführt werden. Sollte eine individuelle vertragliche Regelung mit deiner Kund*in zu Auftragsausfällen bei höherer Gewalt bestehen (zum Beispiel eine Ausfallzahlung), gilt die Zahlungsausfallgarantie nur für die vertraglich geregelte Ausfallzahlung.
Wenn Du Smart nicht erlaubst, Deiner Kund*in eine Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung zu schicken.

Besonderheiten bei Rahmenverträgen / Aufträgen mit wiederkehrenden Zahlungen

Wenn du einen bestätigten und unterschriebenen Rahmenvertrag mit einer Kund*in in der Europäischen Union vereinbart hast, gilt folgendes: Du schätzt die geplanten Einheiten oder Stunden, die du für die Kund*in pro Monat leisten wirst und wählst eine entsprechende Anstellungskategorie. Eine Mindest-Schätzung der Einheiten oder Stunden muss im unterschriebenen Rahmenvertrag enthalten sein, so dass eine realistische Anstellungskategorie gewählt werden kann.
Wenn die Schätzung nicht wie erwartet eintrifft (wenn du mehr oder weniger Einheiten oder Stunden pro Monat arbeitest), kann deine Anstellungskategorie hoch- oder heruntergestuft werden, so dass sich dein Budget ausgleicht.
Die Zahlungsausfallgarantie gilt nur für die tatsächlich in Rechnung gestellten und geleisteten Einheiten oder Stunden.
Kund*innen außerhalb der Europäischen Union oder nicht unterschriebene Auftragsformulare oder Rahmenverträge: Eine Zahlungsausfallgarantie besteht in diesen Fällen nicht.
Zahlungen an Smart über eine Gutschrift ohne unterschriebenes Auftragsformular und Rechnung: Deine Anstellung bei Smart kann in diesen Fällen erst dann beginnen oder verlängert werden, wenn Deine Kund*in Rechnungen oder Gutschriften im Umfang von dem ersten beziehungsweise dem nächsten Monatsgehalt in deiner gewählten Anstellungskategorie bezahlt hat. Eine Zahlungsausfallgarantie besteht in diesen Fällen nicht.