Aufträge erstellen

Tippe die ersten 3 Buchstaben der Kund*in ein, um sie aus der Kund*innendatenbank auszuwählen, oder lege eine neue Kund*in an. Wenn du diesen Schritt noch nicht durchgeführt hast, gehe bitte zum Kapitel Kund*innen anlegen in dieser Anleitung.

Falls du für deine ausgewählte Kund*in eine Benachrichtigung erhältst, dass der Auftrag nicht realisiert werden kann, gehe bitte zum Abschnitt 'Gesperrte Kund*innen' am Ende dieser Anleitung.

Die Kontaktperson ist immer an den Auftrag gebunden und muss deshalb neu angegeben werden, auch wenn die Kund*in bereits angelegt ist. So kannst du verschiedene Aufträge mit derselben Kund*in an unterschiedliche Kontaktpersonen senden.

Die Kontaktperson ist nur für dich sichtbar und erscheint nicht öffentlich im Kundenprofil. Sie erhält alle mit dem Auftrag verbundenen E-Mails und Rechnungen (Auftragsbestätigung, Rechnungen, Stornos). Damit wir eindeutig nachvollziehen können, wer die Ansprechperson für die Auftragsbestätigung ist, kannst du hier nur eine E-Mail Adresse angeben. 

Im Kundenprofil kann zusätzlich eine weitere E-Mail Adresse hinterlegt werden, an die ebenfalls alle Rechnungen und Stornorechnungen gesendet werden (siehe Kapitel 'Kund*in anlegen - E-Mail für Rechnung'). Die E-Mail-Adressen der Kontaktperson und des Kundenprofils können identisch sein. In diesem Fall wird nur eine E-Mail versendet. Ist keine zusätzliche Email-Adresse im Kundenprofil angegeben, erhält ausschließlich die Kontaktperson aus dem Auftrag die Rechnungen.

Im nächsten Schritt wähle bitte den Sektor und die passende Tätigkeit für deinen Auftrag aus. 

Bevor die Rechnung an deine Kund*in erstellt wird, kann dein Auftrag zuerst zur Bestätigung an die Kund*in geschickt werden. Es ist eine empfehlenswerte Option vor allem für die Kund*innen innerhalb der EU, da für diese Kund*innen können wir mit der Bestätigung die Zahlungsgarantie bieten.

Falls du die Option 'Bestellung an Kundenbestätigung senden' wählst, wird eine E-Mail mit dem Bestätigungslink verschickt. Die Kund*in kann hier noch Änderungen beantragen, den Auftrag bestätigen oder ablehnen. Bitte beachte: Es handelt sich hier nicht um eine Rechnung!

Überspringe die Bestätigung von Kund*in und gehe direkt zur Rechnungsstellung
Diese Funktion bietet die Möglichkeit, die Bestätigung durch Kund*innen zu überspringen und direkt zur Rechnungsstellung überzugehen. Bitte wählt eine passende Begründung für das Überspringen aus. 

Bitte beachte: Falls keine anderweitige Bestätigung der Kund*in vorliegt, erhält der Auftrag keine Zahlungsgarantie.

Aufträge mit Kund*innenbestätigung über 5000€ müssen von der Kund*in zusätzlich unterschrieben werden. Die Kund*in bekommt in dem Fall eine Bitte per E-Mail, den Auftrag zuerst herunterzuladen und ihn wieder unterschrieben hochzuladen. Den E-Mail Template findest du unter 'Kommunikation an die Kund*innen'.

Angebot gültig bis
Definiert bis wann die Kund*innen deinen Auftrag bestätigen können. Nach Ablauf der Frist wechselt der Auftrag den Status in „Abgelehnt“. 3 Tage vor Ende der Frist wirst du eine Benachrichtigung per E-Mail bekommen, sodass du deine Kund*in ggf. kontaktieren kannst.

Bitte beachte, dass auch wenn du die Kund*innenbestätigung überspringst, das System trotzdem verlangt, dass du das Feld "Angebot gültig bis" ausfüllst. Gib einfach ein beliebiges Datum ein; es wird keine Auswirkungen auf die von dir getroffenen Auswahl haben.

Hier werden die Zahlungsart, das Rechnungsstellungsdatum und die Zahlungsfrist festgelegt. Diese Daten sind besonders wichtig, da sie den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Mahnungen beeinflussen. 

Zahlungsart

Nach Leistungserbringung

Bitte beachte, dass bei diesem Status keine Zahlungsgarantie durch online Kund*innenbestätigung möglich ist.

Teilzahlungen

Falls du eine Zahlung in Tranchen vereinbart hast, kannst du hier deine Teilzahlungen angeben. Die Rechnungen für eine Leistung können zeitlich aufgeteilt werden, sodass die Rechnungen für die Teilsummen zu einem gewählten Datum verschickt werden können. 

Wiederkehrende Aufträge

Wiederkehrende Aufträge oder Rahmenverträge beziehen sich auf die gleiche Leistung, die regelmäßig in Rechnung gestellt wird. Wenn die Rechnung über die gleiche Summe immer zu einem bestimmten Zeitpunkt gestellt werden sollte, kannst du das wie im Beispiel unten angeben. 7 Tage vor geplantem Rechnungsstellungsdatum erhältst du eine Benachrichtigung und kannst den Rechnungsentwurf anpassen (z.B. Höhe des Betrags).

Bei wiederkehrenden Zahlungen, gib bitte den gesamten Leistungszeitraum ein, also so lange wie die wiederkehrenden Rechnungen gestellt werden sollen.

Aufträge in jedem Status können einfach dupliziert werden, was zum Beispiel bei Rahmenverträgen auf Abruf praktisch ist. So sparst Du Dir bei einem ähnlichen Auftrag etwas Zeit mit dem Eintragen der Daten. Alle Felder sollten nochmal überprüft werden, insbesondere Leistungszeitraum, Zahlungsart und Rechnungsstellungsdatum.

Es können im Kommentarfeld interne Kommentare hinterlassen werden, die nur an Smart gehen. Die Kommentare zum Auftrag können bei der Erstellung des Auftrages, im Entwurf sowie im Status Smart Bestätigung hinzugefügt werden.

Ganz unten können bereits von Kund*innen unterschriebene Aufträge, Verträge oder andere Dokumente, die die Zusammenarbeit bestätigen, hochgeladen werden. Diese Dokumente kann Smart einsehen.

Jetzt kann der Auftrag direkt zur Smart-Bestätigung oder Kund*innenbestätigung gesendet werden. Du kannst den Auftrag aber auch erstmal als Entwurf speichern und später bearbeiten. Entwürfe sind für Smart nicht sichtbar.

Smartprüft alle Aufträge bevor sie zur Bestätigung an die Kund*innen gesendet oder direkt in die Rechnungsstellung gehen werden und meldet sich bei Rückfragen bei dir.