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Aufträge erstellen

Erstelle einen neuen Auftrag, sobald du einen Auftrag mit deinen Kund*innen realisieren möchtest. Du hast die Möglichkeit Aufträge zur Bestätigung an Kund*innen zu senden und behältst somit einen guten Überblick über deine Aufträge und ihren Status. Ein Auftrag ist die Grundlage für die Rechnungsstellung. Bitte fülle für jedes Projekt oder jede Leistung einen Auftrag aus, für die Smart eine Rechnung stellen soll.

Klicke bitte dazu auf das Button +Neuen Auftrag erstellen oben rechts auf dem Dashboard. Du kommst zur Auftragsansicht auf verschiedene Wege:

Dashboard

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Aufträge-Leiste

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Wenn du einen Auftrag erstellst, achte bitte genau auf die Eingabe von Daten, wie zum Beispiel die Auftrags- und Leistungsbeschreibung, da diese exakt für die Rechnungsstellung und Kommunikation mit den Kund*innen übernommen werden. Bei Neukund*innen wird Smart immer den Auftrag prüfen. Wir nehmen bei Bedarf geringe Anpassungen vor und machen selbstverständlich keine Änderungen, die eure Aufträge und Vereinbarungen mit den Kund*innen inhaltlich beeinflussen (Leistungsinhalt oder Höhe der Summen). 


Wir führen dich hier durch alle Schritte der Auftragserstellung durch

Kund*in

Tippe die ersten 3 Buchstaben der Kund*in, um aus der Kund*innendatenbank zu wählen oder lege eine neue Kund*in an. Wenn du diesen Schritt noch nicht gemacht hast, gehe bitte zum vorherigen Kapitel Kund*innen anlegen in dieser Anleitung.

Falls du für deine ausgewählte Kund*in eine Benachrichtigung bekommst, dass der Auftrag nicht realisiert werden kann, gehe bitte zum Abschnitt 'Gesperrte Kund*innen' am Ende dieser Anleitung.

Kontaktperson

Die Kontaktperson ist immer an den Auftrag gebunden und muss deshalb neu angegeben werden, auch wenn die Kund*in schon erstellt ist. Du kannst somit verschiedene Aufträge mit demselben Kun*in an verschiedene Kontaktpersonen senden.

Die Kontaktperson ist nur für dich sichtbar und erscheint nicht öffentlich im Kundenprofil. Die Kontaktperson erhält alle mit dem Auftrag verbundenen E-Mails und Rechnungen (Auftragsbestätigung, Rechnungen, Storno). Damit wir sicher gehen können, wer Ansprechpartnerin für die Auftragsbestätigung ist, gibt es hier die Möglichkeit eine E-Mail Adresse anzugeben. 

Im Kundenprofil lässt sich eine weitere E-Mail Adresse angeben, an welche zusätzlich alle Rechnungen und Stornorechnungen geschickt werden (siehe Kapitel 'Kund*in anlegen - E-Mail für Rechnung'). Die E-Mail-Adressen aus Kontaktperson und die Rechnungsadresse können auch gleich sein. Dann wird nur eine E-Mail versendet. Ist keine zusätzliche Rechnungs-Email-Adresse anegegeben, erhält die Kontaktperson aus dem Auftrag die Rechnungen.

Sektor (Tätigkeit)

Im nächsten Schritt wähle bitte den Sektor und die passende Tätigkeit für deinen Auftrag aus. 

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Auftrag
Leistungsort
Wähle bitte zwischen EU-Raum, Deutschland und Drittland. 

Anhand der Parameter 'Tätigkeit' und 'Leistungsort' sowie der Kund*innendaten wird der korrekte Umsatzsteuersatz für deinen Auftrag berechnet. 

Projekt Name
Dies ist ein Textfeld, das auf der Rechnung erscheint und bietet Platz für zB eine Projektnummer oder ein Kürzel. Halte die Info bitte kurz, und beschreibe Details der Leistungen im Feld "Auftragsbeschreibung".

Bitte beachte: Auf der Rechnung wird dein Name nicht vermerkt. Falls es wichtig ist, dass du namentlich auf der Rechnung erscheinst, dann schreib deinen Namen bitte entweder unter Projekt Name oder Auftragsbeschreibung.

Besondere Vereinbarung
Dies ist kein Pflichtfeld. Hier kannst Du spezielle Bedingungen mit Kund*innen beschreiben, sofern diese vereinbart werden sollen.

Auftragsbeschreibung

Das ist das Feld in dem die Beschreibung deiner Leistung eingetragen wird. Beispiel: Lehrtätigkeit für Veranstaltung X. Trage hier bitte nur Text und keine Tabellen o.ä. ein, da diese nicht gut dargestellt werden können. Für eine detaillierte Leistungsübersicht nutze bitte die Felder 'Neue Leistungsart hinzufügen' oder füge einen Anhang hinzu.

Zusätzliche Dokumente wie Stundenlisten oder sonstige Details  können den Kund*innen im Zuge der Auftragsbestätigung via das Portal zugeschickt werden. Aktuell werden Dokumente aus der Auftragserstellung nicht automatisch in die Rechnungsstellung mit übertragen. In der automatischen E-Mail and die Kund*innen wird die Rechnung als PDF mitgeschickt (die genaue E-Mail-Templates, die aus dem Portal geschickt werden, findest du im Kapitel 'Kommunikation an die Kund*innen'). Wir prüfen die Übermittlung der Anhänge aus den Aufträgen. 

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Neue Leistungsart hinzufügen
Du kannst hier mehrere Leistungen angeben, die zu einem Auftrag gehören und zwischen verschiedenen Einheiten wählen (Tage / Pauschalen / Stunden / Monate / Wochen und andere Einheiten), die zusammengerechnet und auf der Rechnung aufgelistet werden. 

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Leistungszeitraum
Wann findet der Auftrag statt? Der Leistungszeitraum definiert auch, wann der Auftrag abgeschlossen werden kann. Aufträge, deren Leistungszeitraum in der Vergangenheit liegt und für die die Rechnungsstellung erfolgt ist, können abgeschlossen werden. (Wie du den Auftrag selbst abschließen kannst, liest du im nächsten Kapitel 'Auftragsstatus prüfen' - Abgeschlossen weiter.)

Währung
Aktuell ist es möglich, die Rechnungen in folgenden Währungen zu erstellen:
EUR, USD, CAD, PLN, GBP, CZK, CHF, AUD, DKK, JPY, SEK.

Wenn sich deine Kund*in die Rechnung in einer anderen Währung wünscht, kontaktiere bitte Smart. 

Angebot gültig bis
Definiert bis wann die Kund*innen deinen Auftrag bestätigen können. Nach Ablauf der Frist wechselt der Auftrag den Status in „Abgelehnt“. Bitte prüfe regelmäßig, ob deine Kund*innen die Aufträge rechtzeitig bestätigt haben. 

Überspringe die Bestätigung von Kund*in und gehe direkt zur Rechnungsstellung
Diese Funktion bietet die Möglichkeit, die Bestätigung durch Kund*innen zu überspringen und direkt zur Rechnungsstellung überzugehen. Bitte wählt eine passende Begründung für das Überspringen aus. 

Bitte beachte: Falls keine anderweitige Bestätigung der Kund*in vorliegt, erhält der Auftrag keine Zahlungsgarantie.

Aufträge mit Kund*innenbestätigung über 5000€ müssen von der Kund*in zusätzlich unterschrieben werden. Die Kund*in bekommt in dem Fall eine Bitte per E-Mail, den Auftrag zuerst herunterzuladen und ihn wieder unterschrieben hochzuladen. Den E-Mail Template findest du unter 'Kommunikation an die Kund*innen'.

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Zahlung

Hier werden die Zahlungsart, das Rechnungsstellungsdatum und die Zahlungsfrist festgelegt. Diese Daten sind besonders wichtig, da sie den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Mahnungen beeinflussen. 

Wiederkehrende Aufträge

Wiederkehrende Aufträge oder Rahmenverträge beziehen sich auf die gleiche Leistung, die regelmäßig in Rechnung gestellt wird. Wenn die Rechnung über die gleiche Summe immer zu einem bestimmten Zeitpunkt gestellt werden sollte, kannst du das wie im Beispiel unten angeben. 7 Tage vor geplantem Rechnungsstellungsdatum erhältst du eine Benachrichtigung und kannst den Rechnungsentwurf anpassen (z.B. Höhe des Betrags).

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Zahlungsgarantie (zu prüfen)

Wenn Du Deine Aufträge über Smart abwickelst und von Smart angestellt bist, kannst Du von der sogenannten Zahlungsgarantie profitieren.

Die drei Grundvoraussetzungen der Zahlungsgarantie sind:
1. Deine Kund*in hat den Auftrag mit einer Unterschrift auf dem Auftragsformular
(oder Rahmenvertrag) formal bestätigt. Nur dann hat Smart die rechtliche Grundlage,
die Zahlung von Deine*r Kund*in einzufordern und eine Zahlungserinnerung oder
Zahlungsaufforderung (Mahnung) zu verschicken.
2. Deine Kund*in hat ihren Sitz in der Europäischen Union. Bei Kund*innen außerhalb
der Europäischen Union ist es für Smart sehr schwierig, Zahlungen einzufordern und
Zahlungsaufforderungen (Mahnungen) zu verschicken.
3. Neue Kund*innen, die noch nie eine Rechnung von Smart erhalten haben, müssen
vor der Rechnungsstellung verifiziert sein. Das bedeutet, dass Smart Deiner Kund*in
eine E-Mail schickt und sie bittet, die Unternehmens-Daten (Adresse, Kontakt) zu
bestätigen.
Die Zahlungsgarantie beinhaltet zwei Aspekte:
Die Gehaltsgarantie bedeutet, dass Du von Smart schon ein gemitteltes Gehalt am
Monatsende auf der Basis von zukünftigen Aufträgen erhältst. Smart geht für Dein Gehalt
in Vorleistung und zahlt es Dir schon aus, obwohl Smart die Rechnung an Deine Kund*in
noch nicht gestellt hat beziehungsweise auf die Zahlung Deiner Kund*in wartet. Dadurch soll
sichergestellt werden, dass Du regelmäßig am Monatsende ein Gehalt erhältst und damit
unabhängiger von fluktuierenden Zahlungen bist. Du kannst in Absprache mit dem SmartBeratungsteam bestimmen, welche Gehaltskategorie für Dich am besten passt und kannst
diese Gehaltskategorie abhängig von Deinen geplanten Aufträgen anpassen.
Unter der Zahlungsausfallgarantie ist zu verstehen, dass Du Dein Gehalt auch weiterhin
erhältst, wenn Deine Kund*in in Zahlungsverzug ist, die Rechnung von Smart also nicht
rechtzeitig bezahlt hast. Smart kümmert sich dann im Hintergrund darum, Deine Kund*in zu
kontaktieren und sie zu erinnern, dass sie die Rechnung bezahlen muss. Sollten Deine
Kund*in die Rechnung von Smart trotz mehrmaliger Zahlungserinnerungen nicht bezahlen,
wird Smart Deine Kund*in formal zur Zahlung auffordern (Mahnung). Bevor Smart diesen
Schritt macht, wirst Du kontaktiert, um die Details dazu abzusprechen. Sollte Deine Kund*in
trotz einer Zahlungsaufforderung die Rechnung nicht bezahlen, haftet Smart mit dem
Vermögen der Genossenschaft.
Wann gilt die Zahlungsausfallgarantie nicht?
• Deine Kund*in hat das Auftragsformular beziehungsweise den Rahmenvertrag nicht
unterschrieben. Smart hat in diesem Fall keine rechtliche Grundlage, die Zahlung
von Deine*r Kund*in einzufordern und eine Zahlungsaufforderung zu verschicken.
• Deine Kund*in hat ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union. In diesem Fall ist
es für Smart sehr schwierig, Zahlungen einzufordern.
• Eine Neu-Kund*in hat sich vor der Rechnungsstellung nicht bei Smart
zurückgemeldet, um die Unternehmens-Daten zu verifizieren.
• Smart hat noch keine Rechnung gestellt. Nur bei schon gestellten Rechnungen kann
auch eine Zahlung eingefordert werden.
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• Du hast den Auftrag nicht zur Zufriedenheit Deiner Kund*in ausgeführt. Da es in
diesem Fall oft unterschiedliche Auslegungen gibt, bietet Smart an, in enger
Kommunikation mit Dir als Vermittlerin aufzutreten und eine Einigung mit Deiner
Kund*in zu erreichen, mit der alle Seiten zufrieden sind. Dies kann für Dich von
Vorteil sein, denn Smart hat viel Erfahrung mit der Schlichtung von Streitfällen und
kann als stärkeres Gegenüber gesehen werden. Wenn es eine Einigung mit Deiner
Kund*in gibt, nur einen Teil der Rechnung zu bezahlen, gilt die
Zahlungsausfallgarantie nur für diese Teilsumme. Falls Du mit der Einigung nicht
einverstanden bist, kannst Du ein unabhängiges Komitee einberufen, welches aus
anderen Smart-Mitgliedern besteht.
• Du hast den Auftrag nur teilweise ausgeführt. In diesem Fall gilt die
Zahlungsausfallgarantie nur für den Teil, der tatsächlich ausgeführt und in Rechnung
gestellt wurde.
• Der Auftrag konnte aufgrund von höherer Gewalt (zum Beispiel COVID-19) nicht
ausgeführt werden. Sollte eine individuelle vertragliche Regelung mit Deiner Kund*in
zu Auftragsausfällen bei höherer Gewalt bestehen (zum Beispiel eine
Ausfallzahlung), gilt die Zahlungsausfallgarantie nur für die vertraglich geregelte
Ausfallzahlung.
• Wenn Du Smart nicht erlaubst, Deiner Kund*in eine Zahlungserinnerung oder
Zahlungsaufforderung zu schicken.
Rahmenvertrag
Wenn Du einen bestätigten und unterschriebenen Rahmenvertrag mit einer Kund*in in der
Europäischen Union vereinbart hast, gilt folgendes:
Du schätzt die geplanten Einheiten oder Stunden, die Du für die Kund*in pro Monat leisten
wirst und wählst eine entsprechende Anstellungskategorie. Eine Mindest-Schätzung der
Einheiten oder Stunden muss im unterschriebenen Rahmenvertrag enthalten sein, so dass
eine realistische Anstellungskategorie gewählt werden kann.
Wenn die Schätzung nicht wie erwartet eintrifft (wenn Du mehr oder weniger Einheiten oder
Stunden pro Monat arbeitest), wird Deine Anstellungskategorie hoch- oder heruntergestuft,
so dass sich Dein Budget ausgleicht.
Die Zahlungsausfallgarantie gilt nur für die tatsächlich in Rechnung gestellten und
geleisteten Einheiten oder Stunden.
Kund*innen außerhalb der Europäischen Union oder
nicht unterschriebene Auftragsformulare oder Rahmenverträge oder
Zahlungen an Smart über eine Gutschrift ohne unterschriebenes Auftragsformular
und Rechnung
Deine Anstellung bei Smart kann in diesen Fällen erst dann beginnen oder verlängert
werden, wenn Deine Kund*in Rechnungen oder Gutschriften im Umfang von dem ersten
beziehungsweise dem nächsten Monatsgehalt in Deiner gewählten Anstellungskategorie
bezahlt hat.
Eine Zahlungsausfallgarantie besteht in diesen Fällen nicht. 

Auftrag duplizieren

Aufträge in jedem Status können einfach dupliziert werden, was zum Beispiel bei Rahmenverträgen auf Abruf praktisch ist. So sparst Du Dir bei einem ähnlichen Auftrag etwas Zeit mit dem Eintragen der Daten. Alle Felder sollten nochmal überprüft werden, insbesondere Leistungszeitraum, Zahlungsart und Rechnungsstellungsdatum.

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Kommentar für Smart hinterlassen

Es können im Kommentarfeld interne Kommentare hinterlassen werden, die nur an Smart gehen. Die Kommentare zum Auftrag können bei der Erstellung des Auftrages, im Entwurf sowie im Status Smart Bestätigung hinzugefügt werden.

Unterschriebene Aufträge

Hie können bereits von Kund*innen unterschriebene Aufträge, Verträge oder andere Dokumente, die die Zusammenarbeit bestätigen, hochgeladen werden. Diese Dokumente kann Smart einsehen.

Als Entwurf speichern oder Absenden

Jetzt kann der Auftrag direkt zur Smart-Bestätigung oder Kund*innenbestätigung gesendet werden. Du kannst den Auftrag aber auch erstmal als Entwurf speichern und später bearbeiten. Entwürfe sind für Smart nicht sichtbar.

Smartprüft alle Aufträge bevor sie zur Bestätigung an die Kund*innen gesendet oder direkt in die Rechnungsstellung gehen werden und meldet sich bei Rückfragen bei dir.

Auftrag stornieren

Achtung: Bei Stornierung von Aufträgen werden bereits gestellte oder geplante Rechnungen nicht automatisch storniert.

Du hast die Möglichkeit bereits bestätigte Aufträge zu stornieren. In diesem Fall wird dein Budget angepasst und der Auftrag storniert. Informiere bitte Smart, falls bereits gestellte Rechnungen ebenfalls storniert werden sollen. Dafür kannst du das Begründungsfeld für das Auftragsstorno nutzen. Wir kontaktieren dich ggf. falls es nicht ersichtlich ist, ab wann die Rechnungen storniert bzw. zukünftig nicht mehr gestellt werden sollen. 

Gesperrte Kund*innen

Falls die Kund*innen bereits zu viele unbezahlte Rechnungen haben oder es andere Probleme gab, kann es dazu kommen, dass wir diese Kund*innen temporär sperren müssen. Je nach Problem, können nur noch Aufträge mit Vorkasse erstellt werden, oder wir würden neue Aufträge gar nicht akzeptieren können. 

Solltest du selber mit der Kund*in keine Probleme gehabt haben, kontaktiere bitte Smart für mehr Informationen. Wir würden zusammen mit dir und deiner Kund*in kommunizieren, um das Problem zu beheben.

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