Aufträge erstellen

Tippe die ersten 3 Buchstaben der Kund*in, um aus der Kund*innendatenbank zu wählen oder lege eine neue Kund*in an. Wenn du diesen Schritt noch nicht gemacht hast, gehe bitte zum vorherigen Kapitel Kund*innen anlegen in dieser Anleitung.

Falls du für deine ausgewählte Kund*in eine Benachrichtigung bekommst, dass der Auftrag nicht realisiert werden kann, gehe bitte zum Abschnitt 'Gesperrte Kund*innen' am Ende dieser Anleitung.

Die Kontaktperson ist immer an den Auftrag gebunden und muss deshalb immer angegeben werden, auch wenn die Kund*in schon erstellt ist. Die Kontaktperson ist nur für dich sichtbar und erscheint nicht in der Datenbank. 

Es lassen sich so auch zwei E-Mail-Adressen angeben, an die die Rechnung geschickt werden soll. Einmal im Feld Kontaktperson und einmal unter Basisdaten der Kund*in (siehe vorheriges Kapitel 'Kund*in anlegen - E-Mail für Rechnung'). Die E-Mail-Adressen können auch gleich sein. Dann wird nur eine E-Mail geschickt.

Im nächsten Schritt wähle bitte den Sektor und die passende Tätigkeit für deinen Auftrag aus. 

Hier werden die Zahlungsart, das Rechnungsstellungsdatum und die Zahlungsfrist festgelegt. Diese Daten sind besonders wichtig, da sie den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Mahnungen beeinflussen. 

Wiederkehrende Aufträge

Wiederkehrende Aufträge oder Rahmenverträge beziehen sich auf die gleiche Leistung, die regelmäßig in Rechnung gestellt wird. Wenn die Rechnung über die gleiche Summe immer zu einem bestimmten Zeitpunkt gestellt werden sollte, kannst du das wie im Beispiel unten angeben. 7Tage vor geplantem Rechnungsstellungsdatum erhältst du eine Benachrichtigung und kannst den Rechnungsentwurf anpassen (zB. Höhe des Betrags).

Wenn Du Deine Aufträge über Smart abwickelst und von Smart angestellt bist, kannst Du von der sogenannten Zahlungsgarantie profitieren.

Die drei Grundvoraussetzungen der Zahlungsgarantie sind:
1. Deine Kund*in hat den Auftrag mit einer Unterschrift auf dem Auftragsformular
(oder Rahmenvertrag) formal bestätigt. Nur dann hat Smart die rechtliche Grundlage,
die Zahlung von Deine*r Kund*in einzufordern und eine Zahlungserinnerung oder
Zahlungsaufforderung (Mahnung) zu verschicken.
2. Deine Kund*in hat ihren Sitz in der Europäischen Union. Bei Kund*innen außerhalb
der Europäischen Union ist es für Smart sehr schwierig, Zahlungen einzufordern und
Zahlungsaufforderungen (Mahnungen) zu verschicken.
3. Neue Kund*innen, die noch nie eine Rechnung von Smart erhalten haben, müssen
vor der Rechnungsstellung verifiziert sein. Das bedeutet, dass Smart Deiner Kund*in
eine E-Mail schickt und sie bittet, die Unternehmens-Daten (Adresse, Kontakt) zu
bestätigen.
Die Zahlungsgarantie beinhaltet zwei Aspekte:
Die Gehaltsgarantie bedeutet, dass Du von Smart schon ein gemitteltes Gehalt am
Monatsende auf der Basis von zukünftigen Aufträgen erhältst. Smart geht für Dein Gehalt
in Vorleistung und zahlt es Dir schon aus, obwohl Smart die Rechnung an Deine Kund*in
noch nicht gestellt hat beziehungsweise auf die Zahlung Deiner Kund*in wartet. Dadurch soll
sichergestellt werden, dass Du regelmäßig am Monatsende ein Gehalt erhältst und damit
unabhängiger von fluktuierenden Zahlungen bist. Du kannst in Absprache mit dem SmartBeratungsteam bestimmen, welche Gehaltskategorie für Dich am besten passt und kannst
diese Gehaltskategorie abhängig von Deinen geplanten Aufträgen anpassen.
Unter der Zahlungsausfallgarantie ist zu verstehen, dass Du Dein Gehalt auch weiterhin
erhältst, wenn Deine Kund*in in Zahlungsverzug ist, die Rechnung von Smart also nicht
rechtzeitig bezahlt hast. Smart kümmert sich dann im Hintergrund darum, Deine Kund*in zu
kontaktieren und sie zu erinnern, dass sie die Rechnung bezahlen muss. Sollten Deine
Kund*in die Rechnung von Smart trotz mehrmaliger Zahlungserinnerungen nicht bezahlen,
wird Smart Deine Kund*in formal zur Zahlung auffordern (Mahnung). Bevor Smart diesen
Schritt macht, wirst Du kontaktiert, um die Details dazu abzusprechen. Sollte Deine Kund*in
trotz einer Zahlungsaufforderung die Rechnung nicht bezahlen, haftet Smart mit dem
Vermögen der Genossenschaft.
Wann gilt die Zahlungsausfallgarantie nicht?
• Deine Kund*in hat das Auftragsformular beziehungsweise den Rahmenvertrag nicht
unterschrieben. Smart hat in diesem Fall keine rechtliche Grundlage, die Zahlung
von Deine*r Kund*in einzufordern und eine Zahlungsaufforderung zu verschicken.
• Deine Kund*in hat ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union. In diesem Fall ist
es für Smart sehr schwierig, Zahlungen einzufordern.
• Eine Neu-Kund*in hat sich vor der Rechnungsstellung nicht bei Smart
zurückgemeldet, um die Unternehmens-Daten zu verifizieren.
• Smart hat noch keine Rechnung gestellt. Nur bei schon gestellten Rechnungen kann
auch eine Zahlung eingefordert werden.
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• Du hast den Auftrag nicht zur Zufriedenheit Deiner Kund*in ausgeführt. Da es in
diesem Fall oft unterschiedliche Auslegungen gibt, bietet Smart an, in enger
Kommunikation mit Dir als Vermittlerin aufzutreten und eine Einigung mit Deiner
Kund*in zu erreichen, mit der alle Seiten zufrieden sind. Dies kann für Dich von
Vorteil sein, denn Smart hat viel Erfahrung mit der Schlichtung von Streitfällen und
kann als stärkeres Gegenüber gesehen werden. Wenn es eine Einigung mit Deiner
Kund*in gibt, nur einen Teil der Rechnung zu bezahlen, gilt die
Zahlungsausfallgarantie nur für diese Teilsumme. Falls Du mit der Einigung nicht
einverstanden bist, kannst Du ein unabhängiges Komitee einberufen, welches aus
anderen Smart-Mitgliedern besteht.
• Du hast den Auftrag nur teilweise ausgeführt. In diesem Fall gilt die
Zahlungsausfallgarantie nur für den Teil, der tatsächlich ausgeführt und in Rechnung
gestellt wurde.
• Der Auftrag konnte aufgrund von höherer Gewalt (zum Beispiel COVID-19) nicht
ausgeführt werden. Sollte eine individuelle vertragliche Regelung mit Deiner Kund*in
zu Auftragsausfällen bei höherer Gewalt bestehen (zum Beispiel eine
Ausfallzahlung), gilt die Zahlungsausfallgarantie nur für die vertraglich geregelte
Ausfallzahlung.
• Wenn Du Smart nicht erlaubst, Deiner Kund*in eine Zahlungserinnerung oder
Zahlungsaufforderung zu schicken.
Rahmenvertrag
Wenn Du einen bestätigten und unterschriebenen Rahmenvertrag mit einer Kund*in in der
Europäischen Union vereinbart hast, gilt folgendes:
Du schätzt die geplanten Einheiten oder Stunden, die Du für die Kund*in pro Monat leisten
wirst und wählst eine entsprechende Anstellungskategorie. Eine Mindest-Schätzung der
Einheiten oder Stunden muss im unterschriebenen Rahmenvertrag enthalten sein, so dass
eine realistische Anstellungskategorie gewählt werden kann.
Wenn die Schätzung nicht wie erwartet eintrifft (wenn Du mehr oder weniger Einheiten oder
Stunden pro Monat arbeitest), wird Deine Anstellungskategorie hoch- oder heruntergestuft,
so dass sich Dein Budget ausgleicht.
Die Zahlungsausfallgarantie gilt nur für die tatsächlich in Rechnung gestellten und
geleisteten Einheiten oder Stunden.
Kund*innen außerhalb der Europäischen Union oder
nicht unterschriebene Auftragsformulare oder Rahmenverträge oder
Zahlungen an Smart über eine Gutschrift ohne unterschriebenes Auftragsformular
und Rechnung
Deine Anstellung bei Smart kann in diesen Fällen erst dann beginnen oder verlängert
werden, wenn Deine Kund*in Rechnungen oder Gutschriften im Umfang von dem ersten
beziehungsweise dem nächsten Monatsgehalt in Deiner gewählten Anstellungskategorie
bezahlt hat.
Eine Zahlungsausfallgarantie besteht in diesen Fällen nicht. 

Aufträge in jedem Status können einfach dupliziert werden, was zum Beispiel bei Rahmenverträgen auf Abruf praktisch ist. So sparst Du Dir bei einem ähnlichen Auftrag etwas Zeit mit dem Eintragen der Daten. Alle Felder sollten nochmal überprüft werden, insbesondere Leistungszeitraum, Zahlungsart und Rechnungsstellungsdatum.

Es können im Kommentarfeld interne Kommentare hinterlassen werden, die nur an das Beratungsteam gehen.

Hie können bereits von Kund*innen unterschreibene Aufräge, Verträge oder andere Dokumente, die die Zusammenarbeit bestätigen hochgeladen werden. Diese Dokumente kann Smart einsehen.

Bitte beachte, dass für Aufträge mit Kund*innenbestätigung über 5000€ müssen Kund*innen das Auftragsformular zusätzlich unterschreiben. Die Kund*in bekommt in dem Fall eine Bitte per E-Mail, den Auftrag zuerst herunterzuladen und ihn wieder unterschrieben hochzuladen. Den E-Mail Template findest du unter 'Kommunikation an die Kund*innen'.

Jetzt kann der Auftrag direkt zur Smart-Bestätigung oder Kund*innenbestätigung gesendet werden. Du kannst den Auftrag aber auch erstmal als Entwurf speichern und später bearbeiten. Entwürfe sind für das Smart-Team nicht sichtbar.

Das Smart-Team prüft alle Aufträge bevor sie zur Bestätigung an die Kund*innen gesendet oder direkt in die Rechnungsstellung gehen werden und meldet sich bei Rückfragen bei dir.

Achtung: Bei Stornierung von Aufträgen werden bereits gestellte oder geplante Rechnungen nicht automatisch storniert.

Du hast die Möglichkeit bereits bestätigte Aufträge zu stornieren. In diesem Fall wird dein Budget angepasst und der Auftrag storniert. Informiere bitte das Beratungsteam, falls bereits gestellte Rechnungen ebenfalls storniert werden sollen. Dafür kannst du das Begründungsfeld für das Auftragsstorno nutzen. Wir kontaktieren dich ggf. falls es nicht ersichtlich ist, ab wann die Rechnungen storniert bzw. zukünftig nicht mehr gestellt werden sollen. 

Falls die Kund*innen bereits zu viele unbezahlte Rechnungen haben oder es andere Probleme gab, kann es dazu kommen, dass wir diese Kund*innen temporär sperren müssen. Je nach Problem, können nur noch Aufträge mit Vorkasse erstellt werden oder wir würden neue Aufträge gar nicht akzeptieren können. 

Solltest du selber mit der Kund*in keine Probleme gehabt haben, kontaktiere bitte Smart für mehr Informationen. Wir würden zusammen mit deiner Kund*in kommunizieren, um das Problem zu beheben.