Aufträge erstellen
Erstelle einen neuen Auftrag, sobald du einen Auftrag mit deinen Kund*innen realisieren möchtest. Du hast die Möglichkeit Aufträge zur Bestätigung an Kund*innen zu senden und behältst somit einen guten Überblick über deine Aufträge und ihren Status. Ein Auftrag ist die Grundlage für die Rechnungsstellung. Bitte fülle für jedes Projekt oder jede Leistung einen Auftrag aus, für die Smart eine Rechnung stellen soll.
Klicke bitte dazu auf das Button +Neuen Auftrag erstellen oben rechts auf dem Dashboard. Du kommst zur Auftragsansicht auf verschiedene Wege:
Dashboard
Wenn du einen Auftrag erstellst, achte bitte genau auf die Eingabe von Daten, wie zum Beispiel die Auftrags- und Leistungsbeschreibung, da diese exakt für die Rechnungsstellung und Kommunikation mit den Kund*innen übernommen werden. Im nächsten Schritt, bei der Smart-Bestätigung, werden wir den Auftrag prüfen. Wir nehmen bei Bedarf geringe Anpassungen vor und machen selbstverständlich keine Änderungen, die eure Aufträge und Vereinbarungen mit den Kund*innen inhaltlich beeinflussen (Leistungsinhalt oder Höhe der Summen).
Wir führen dich hier durch alle Schritte der Auftragserstellung durch
Kund*in
Tippe die ersten 3 Buchstaben der Kund*in, um aus der Kund*innendatenbank zu wählen oder lege eine neue Kund*in an. Wenn du diesen Schritt noch nicht gemacht hast, gehe bitte zum vorherigen Kapitel Kund*innen anlegen in dieser Anleitung.
Kontaktperson
Die Kontaktperson ist immer an den Auftrag gebunden und muss deshalb immer angegeben werden, auch wenn die Kund*in schon erstellt ist. Die Kontaktperson ist nur für dich sichtbar und erscheint nicht in der Datenbank.
Es lassen sich so auch zwei E-Mail-Adressen angeben, an die die Rechnung geschickt werden soll. Einmal im Feld Kontaktperson und einmal unter Basisdaten der Kund*in (siehe vorheriges Kapitel 'Kund*in anlegen - E-Mail für Rechnung'). Die E-Mail-Adressen können auch gleich sein. Dann wird nur eine E-Mail geschickt.
Sektor (Tätigkeit)
Im nächsten Schritt wähle bitte den Sektor und die passende Tätigkeit für deinen Auftrag aus.
Auftrag
Anhand der Parameter 'Tätigkeit' und 'Leistungsort' sowie der Kund*innendaten wird der korrekte Umsatzsteuersatz für deinen Auftrag berechnet.
Bitte beachte: Auf der Rechnung wird dein Name nicht vermerkt. Falls es wichtig ist, dass du namentlich auf der Rechnung erscheinst, dann schreib deinen Namen bitte entweder unter Projekt Name oder Auftragsbeschreibung.
Das ist das Feld in dem die Beschreibung deiner Leistung eingetragen wird. Beispiel: Lehrtätigkeit für Veranstaltung X. Trage hier bitte nur Text und keine Tabellen o.ä. ein, da diese nicht gut dargestellt werden können. Für eine detaillierte Leistungsübersicht nutze bitte die Felder 'Neue Leistungsart hinzufügen' oder füge einen Anhang hinzu.
Zusätzliche Dokumente wie Stundenlisten oder sonstige Details können den Kund*innen im Zuge der Auftragsbestätigung via das Portal zugeschickt werden. Aktuell werden Dokumente aus der Auftragserstellung nicht automatisch in die Rechnungsstellung mit übertragen. In der automatischen E-Mail and die Kund*innen wird die Rechnung als PDF mitgeschickt (die genaue E-Mail-Templates, die aus dem Portal geschickt werden, findest du im Kapitel 'Kommunikation an die Kund*innen'). Wir prüfen die Übermittlung der Anhänge aus den Aufträgen.
Neue Leistungsart hinzufügen
Du kannst hier mehrere Leistungen angeben, die zu einem Auftrag gehören und zwischen verschiedenen Einheiten wählen (Tage / Pauschalen / Stunden / Monate / Wochen und andere Einheiten), die zusammengerechnet und auf der Rechnung aufgelistet werden.
Leistungszeitraum
Wann findet der Auftrag statt? Der Leistungszeitraum definiert auch, wann der Auftrag abgeschlossen werden kann. Aufträge, deren Leistungszeitraum in der Vergangenheit liegt und für die die Rechnungsstellung erfolgt ist, können abgeschlossen werden. (Wie du den Auftrag selbst abschließen kannst, liest du im nächsten Kapitel 'Auftragsstatus prüfen' - Abgeschlossen weiter.
Währung
Aktuell ist es möglich, die Rechnungen in folgenden Währungen zu erstellen:
EUR, USD, CAD, PLN, GBP, CZK, CHF, AUD, DKK, JPY, SEK.
Wenn sich deine Kund*in die Rechnung in einer anderen Währung wünscht, kontaktiere bitte unser Mitgliederberatungsteam.
Angebot gültig bis
Definiert bis wann die Kund*innen euren Auftrag bestätigen können. Nach Ablauf der Frist wechselt der Auftrag den Status in „Abgelehnt“. Bitte prüft regelmäßig, ob eure Kund*innen die Aufträge rechtzeitig bestätigt haben.
Überspringe die Bestätigung von Kund*in und gehe direkt zur Rechnungsstellung
Diese Funktion bietet die Möglichkeit, die Bestätigung durch Kund*innen zu überspringen und direkt zur Rechnungsstellung überzugehen. Bitte wählt eine passende Begründung für das Überspringen aus.
Bitte beachte: Falls keine anderweitige Bestätigung der Kund*in vorliegt, erhält der Auftrag keine Zahlungsgarantie.
Zahlung
Hier werden die Zahlungsart, das Rechnungsstellungsdatum und die Zahlungsfrist festgelegt. Diese Daten sind besonders wichtig, da sie den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Mahnungen beeinflussen.
Wiederkehrende Aufträge
Wiederkehrende Aufträge oder Rahmenverträge beziehen sich auf die gleiche Leistung, die regelmäßig in Rechnung gestellt wird. Wenn die Rechnung über die gleiche Summe immer zu einem bestimmten Zeitpunkt gestellt werden sollte, kannst du das wie im Beispiel unten angeben. 7Tage vor geplantem Rechnungsstellungsdatum erhältst du eine Benachrichtigung und kannst den Rechnungsentwurf anpassen (zB. Höhe des Betrags).
Auftrag duplizieren
Aufträge in jedem Status können einfach dupliziert werden, was zum Beispiel bei Rahmenverträgen auf Abruf praktisch ist. So sparst Du Dir bei einem ähnlichen Auftrag etwas Zeit mit dem Eintragen der Daten. Alle Felder sollten nochmal überprüft werden, insbesondere Leistungszeitraum, Zahlungsart und Rechnungsstellungsdatum.
Kommentar für Berater*innen hinterlassen
Es können im Kommentarfeld interne Kommentare hinterlassen werden, die nur an das Beratungsteam gehen.
Unterschriebene Aufträge
Hie können bereits von Kund*innen unterschreibene Aufräge, Verträge oder andere Dokumente, die die Zusammenarbeit bestätigen hochgeladen werden. Diese Dokumente kann das Smart-Team einsehen.
Als Entwurf speichern oder Absenden
Jetzt kann der Auftrag direkt zur Smart-Bestätigung oder Kund*innenbestätigung gesendet werden. Du kannst den Auftrag aber auch erstmal als Entwurf speichern und später bearbeiten. Entwürfe sind für das Smart-Team nicht sichtbar.
Das Smart-Team prüft alle Aufträge bevor sie zur Bestätigung an die Kund*innen gesendet oder direkt in die Rechnungsstellung gehen werden und meldet sich bei Rückfragen bei dir.
Auftrag stornieren
Achtung: Bei Stornierung von Aufträgen werden bereits gestellte oder geplante Rechnungen nicht automatisch storniert.
Du hast die Möglichkeit bereits bestätigte Aufträge zu stornieren. In diesem Fall wird dein Budget angepasst und der Auftrag storniert. Informiere bitte das Beratungsteam, falls bereits gestellte Rechnungen ebenfalls storniert werden sollen. Dafür kannst du das Begründungsfeld für das Auftragsstorno nutzen. Wir kontaktieren dich ggf. falls es nicht ersichtlich ist, ab wann die Rechnungen storniert bzw. zukünftig nicht mehr gestellt werden sollen.