Reisekosten einreichen
Belege und Rechnungen zu Reisekosten wie Fahrkarten, Zugtickets, Flugtickets, bitten wir über die Auslagenerstattung einzureichen. Das Reisekosten Formular errechnet nur die pauschalierten Reisekosten, wie Per Diems, Übernachtungspauschalen und Kilometergelder im direkten Zusammenhang mit einem ausgeführten Auftrag.
Reisekosten werden mit dem Gehalt ausgezahlt und können nach Beendigung der Reise eingereicht werden. Reisekosten, die bis zum 15. des Monats eingereicht werden, können im laufenden Monat noch in der bei der Gehaltszahlung berücksichtigt werden. Reisekosten die später einlangen, werden erst im Folgemonat berücksichtigt.
Reisekosten Schritt für Schritt:
Budget auswählen
Im ersten Schritt, muss das Budget ausgewählt werden, von dem deine Anstellung und der Auftrag für deine Reise verwaltet wird.
Sobald du das Budget ausgewählt hast, ist auch ersichtlich welcher Betrag aktuell verfügbar ist. Da Reisekosten Bestandteil der Lohnzahlungen sind, gilt hier eine Ausnahme. Es können auch Reisekosten beantragt werden, wenn der Budgetstand nicht ausreicht.
Abreiseland und Zielland
Da die Dienstreise immer von Deutschland aus starten sollte, wird hier das Abreiseland zu Beginn Deutschland sein. Im Fall einer Tour,Man kann esgerade sein,nicht dassmehrere imZielorte nächstenin Abschnitteinem derFormular Reisehinzufügen und daraus eine Tour machen. Man soll für jeden Reisabschnitt ein abweichendesseparates AbreiselandReisekosten-Formular ist. ausfüllen
Zielland deiner Reise ist immer das Land in welches die Reise geht. z.B. du hast eine Dienstreise Berlin-Wien-Berlin, dann wäre das Ankunftsland Österreich. Ist die Dienstreise innerhalb von Deutschland, dann ist das Zielland Deutschland.
Die Länder sind alphabetisch sortiert und einige Städte stehen ebenfalls in der Liste, da dort andere Reisekostensätze gelten als im restlichen Land.
Zielort
Da der Dropdown zum Ankunftsland eventuell nur das Land bezeichnet, wird hier der genaue Zielort eingetragen. Trage hier den Ort ein, zB. Stuttgart oder Salzburg.
Beginn und Ende der Reise und Begründung
Hier wird die Abfahrtszeit von zu Hause eingetragen und die genaue Uhrzeit, sowie der genaue Ort von dem die Reise beginnt. Das gleiche für das Ende der Reise (wenn du wieder zu Hause ankommst oder die Dienstreise beendest).
Im Fall einer Dienstreise, von der aus gleich in den Urlaub gefahren wird, würde die Dienstreise mit Ende der Arbeit am Auftrag enden.
Schreibe bei "Grund für die Reise" eine Begründung, falls diese aus dem verbundunen Auftrag nicht ersichtlich sein sollte.
Grenzübertritte
Wenn du eine Reise ins Ausland hast, zeigt das Formular zusätzlich Felder für die Grenzübertritte, das dient der genauen Berechnung der Taggelder.
Grenzübertritt mit Auto und Zug: Uhrzeit des tatsächlichen Grenzübertritts.
Grenzübertritt mit Flugzeug: Uhrzeit des Abfluges im Abfahrtsland und der Landung im Abfahrtsland.
Verkehrsmittel
Die Auswahl von Fahrrad und KfZ/Auto, ermöglicht die Berechnung von Kilometergeld. Wir empfehlen dir die Führung eines Fahrtenbuchs, auch wenn deine Eingaben hier in ein unveränderbares pdf eingehen.
Speisen und Getränke
Smart kann dir nur dann Verpflegungsmehraufwandpauschalen auszahlen wenn die Verpflegungskosten, nicht schon anders gedeckt wurden.
Regelmäßige Tätigkeiten am gleichen Ort: wenn du z.B. jeden Montag am gleichen Ort tätig wirst, dann kannst du nur für die ersten fünf Tage Taggelder erhalten, danach ensteht ein weiterer Arbeitsort.
Unregelmäßige Tätigkeiten: wirst du nur unregelmäßig an einem Ort tätig, dann kannst du bis zu 15 Tage pro Jahr TAggelder geltend machen.
Außerhalb des Nahbereichs: wenn es nicht zumutbar ist, nach Hause zu fahren (über 120 km Entfernung), dann stehen auch Nächtigungsgelder zu. es ist hier auch möglich unter bestimmten Voraussetzungen länger Taggelder zu beziehen.
Auftrag
Das Formular kann nur abgeschickt werden, wenn der Auftrag ausgewählt wird, zu dem diese Reisekosten gehören. Das ist ein Kontrollmechanismus um zu prüfen, dass es sich um eine Dienstreise mit Smart handelt.
Budget auswählen
Im ersten Schritt, muss das Budget ausgewählt werden, von dem deine Anstellung und der Auftrag für deine Reise verwaltet wird.
Sobald du das Budget ausgewählt hast, ist auch ersichtlich welcher Betrag aktuell verfügbar ist. Da Reisekosten Bestandteil der Lohnzahlungen sind, gilt hier eine Ausnahme. Es können auch Reisekosten beantragt werden, wenn der Budgetstand nicht ausreicht.