Neue Kund*innen anlegen
Neue Kund*in im Portal hinzufügen
Du kannst neue Kund*innen selbst im Portal hinzufügen, sobald du einen Auftrag mit einer neuen Kund*in anlegst. Falls Kund*innen in der Datenbank noch nicht registriert sind, wird es in diesem Schritt passieren. Neue Kund*innen können nur in Verbindung mit einem neuen Auftrag angelegt werden.
Bitte beachte, dass alle in der Datenbank angelegten Kund*innen nach Angabe der ersten drei Buchstaben für alle Mitglieder zu sehen sind. Falls die Kund*in mit einer ähnlichen Bezeichnung bereits in der Datenbank existiert, wirst du darüber informiert und kannst dann diese Kund*in auswählen. Bitte trage die Kund*innen nicht doppelt in die Datenbank ein.
Kund*innendetails
Die Kund*in ist die Firma/Unternehmen/Verein/Person, mit der Du den Auftrag vereinbarst. Hierfür brauchen wir Informationen zu der Kund*in, die du – sofern diese noch nicht im Portal registriert ist – anlegen musst.
Art Kund*in
Hier kannst du aus verschiedenen Optionen aussuchen. Es ist anzugeben, ob es sich um eine*n Geschäftskund*in oder um eine Privatperson handelt. Geschäftskund*innen sind alle juristische Personen, wie Verein, GmbH, eingetragenes Unternehmen, Kleinunternehmen; etc.
Es ist zwischen Geschäftskund*innen mit oder ohne der internationalen VAT-Nr im EU-Raum zu unterscheiden. Bitte teile uns immer die internationale VAT-Nr der Kund*in mit, sodass wir sie verifizieren können und die Rechnung mit der korrekten Umsatzsteuer ausstellen.
Tipp: Detaillierte Informationen zur Kund*in, wie die internationale Umsatzsteuernummer, findest du zumeist im Impressum deren Website.
Name Kund*in
Hier trägst Du den Namen der Kund*in ein – also entweder den Namen der Privatperson oder den Namen der Geschäftskund*in. Bitte benutzte die exakte Bezeichnung des Unternehmens als Kund*inname (so wie im Impressum), z.B. ABC GmbH, XYZ e.V.
Bitte achte darauf, dass du bereits erstellte Kund*innen nicht nochmal speicherst.
Du kannst eine Kontaktperson innerhalb der Firma im nächsten Schritt angeben, wenn du zur Auftragserstellung kommst. Die Ansprechperson ist immer für einen bestimmten Auftrag anzugeben und kann variieren.
E-Mail für Rechnung
Du kannst hier eine allgemeine E-Mail-Adresse angegeben, an die die Rechnung innerhalb der Firma gehen soll. Dies ist aber kein Pflichtfeld. Du wirst spätestens bei der Auftragserstellung im Feld Kontaktperson dazu aufgefordert, eine E-Mail-Adresse für die (optionale) Auftragsbestätigung und Rechnung anzugeben. Sollte die Rechnung an zwei E-Mail-Adressen geschickt werden, kannst du jeweils zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen im Feld 'E-mail für Rechnung' und 'Kontaktperson' angeben.
1. Neu*e Kund*in
2. Auftrag erstellen
Land/Postleitzahl/Stadt/Straße/Nummer/Zusatz
Hier trägst Du die Betriebsstätte oder den Wohnsitz der Kund*in ein, also Land, Postleitzahl, Stadt, Straße und Hausnummer, sowie ggf. einen Adresszusatz.
Sprache
Du kannst hier die bevorzugte Sprache der Kund*in festlegen. Das hilft uns im Falle des direkten Kontakts mit den Kund*innen. Die automatisierten E-Mails aus dem Portal sind immer zweisprachig: Deutsch und Englisch.
Datenänderung
Du hast eine Übersicht über alle deinen Kund*innen im Abschnitt 'Kund*innen' im Menu links. Dort siehst Du alle Kund*innen, mit denen du mindestens einen aktiven Auftrag hast. Die Kundendaten kannst Du per Doppelklick ansehen. Falls du eine Datenänderung vornehmen möchtest, klicke bitte in der Kund*innen-Detailansicht auf Änderungen beantragen. Smart wird deine Änderungsanfrage schnellstmöglich bearbeiten.
