Kollektives Budget verwalten
Allgemeine Info
Kollektive Budgets sind für Gruppen gedacht, die zusammen arbeiten. Jedes aktive Mitglied kann ein kollektives Budget erstellen.
Aus Vereinfachungsgründen bitten wir Kollektive eine*n Budgetmanager*in auszuwählen. Mehr Info dazu unten. Über kollektive Budgets sind Anstellungen nicht möglich, es ist aber möglich, Budgettransfers auf die persönlichen Budgets der Mitglieder des Kollektivs zu machen und dort Anstellungen anzulegen.
Kollektives Budget hinzufügen
Gehe auf Budgets und und + Kollektives Budget hinzufügen
Wähle im Formular einen Namen für das kollektive Budget und ob das Budget in der Smart Genossenschaft oder dem Smart Bildungswerk angelegt werden soll.
Ein kollektives Budget muss ausser dir noch mindestens 1 weiteres Mitglied haben, um erstellt zu werden. Um ein Mitglied auszuwählen benötigst du die Mitgliedsnummer als 4-Stelliger Zahl also z.B. 0012. Kläre also euer gemeinsames Vorhaben vor der Erstellung des Budgets mit dem/n anderen Mitgliedern ab.
Du kannst anschließend prüfen ob du die richtige Person eingegeben hast und diese hinzufügen. Du kannst jetzt weitere Budgetmitglieder hinzufügen, oder das auch zu einem späteren Zeitpunkt noch tun.
Klicke auf Hinzufügen um ein Mitglied hinzuzufügen und auf Kollektives Budget anlegen um das Budget zu erstellen.
Die neu hinzugefügten Mitglieder erhalten eine E-mail mit einem Bestätigungslink. Sobald ein Mitglied den Link bestätigt hat, wird das neue Budget erstellt.
Aufträge anlegen
Sobald ein Mitglied das kollektive Budget bestätigt hat du kannst kannst erste Aufträge anlegen. Wähle dafür lediglich im Auftragsformular bei Budget das kollektive Budget aus:
Auslagenerstattung und Budgettransfers
Auslagenerstattung, Direktzahlungen an Dritte und Budgettransfers sind aus kollektiven Budgets möglich. Mehr Infos findest du in den Kapiteln Auslagenerstattung, Direktzahlung und Budgettransfers.
Im Formular kannst du angeben, ob die Ausgabe aus deinem persönlichen oder aus dem kollektiven Budget bezahlt werden soll. Für Auslagenerstattung und Reisekosten bist du automatisch als Empfänger gespeichert. Falls du die Zahlung aus dem Kollektivbudget für ein anderes Kollektivmitglied eintragen möchtest, wähle bitte Direktzahlung und trage dort die IBAN der Person, an die das Geld gehen soll.
Rollen im Kollektivenkollektiven Budget:
Ein kollektives Budget hat 1 Budgetmanager*in und 1 oder mehrere Mitglieder.
Die Budgetmanager*in kann Mitglieder verwalten, Aufträge anlegen, Auslagen einreichen und Budgettransfers hinzufügen.
Die Mitglieder können das Budget einsehen aber nicht verwalten. Die Rollen können im Portal von der Budgetmanager*in verwaltet werden.
Mitglieder des Kollektivs verwalten:
Klicke auf das Budget und öffne die Liste der Mitglieder. Hier können Mitglieder hinzugefügt und gelöscht werden und die Budgetmanager*in geändert werden.
Budgetmanager*in ändern
Als Budgetmanager*in kannst du jederzeit ein anderes Mitglied des Kollektivs zur Budgetmanager*in auswählen. Die neue Budgetmanager*in erhält zur Bestätigung eine E-Mail.
Es kann nur 1 Mitglied die Rolle der Budgetmanager*in im Kollektiv haben.
Nach der Bestätigung erscheint folgende Benachrichtigung:
