FAQ Rechnungstellung
Von wem und wie wird die Rechnung verschickt?
Die Rechnung wird von Smart verschickt und es werden alle steuerlichen Merkmale von Smart angegeben (Steuernummer, VAT-Nummer, Rechnungsadresse, Kontodaten). Alle weiteren Angaben für die Rechnung werden direkt aus deinem Auftrag im Portal übernommen.
Kann die Rechnung in CC an mich geschickt werden?
Ja, wir verschicken alle Rechnungen an dich in cc, an die Kontaktperson für den Auftrag und ggf. an die allgemeine E-Mail-Adresse der Kund*in, falls in der Datenbank angegeben.
Meine Kund*in benötigt keine Rechnung.
Smart muss trotzdem eine Rechnung erstellen.
---INTERNE RECHNUNG---
Kann die Rechnung in einer anderen Sprache gestellt werden?
Alle Rechnungen werden zweisprachig auf Deutsch und Englisch ausgestellt. Fülle bitte die Felder im Auftrag daher entweder auf Deutsch oder auf Englisch.
Kann das Layout der Rechnung geändert werden?
Nein, wir benutzen ein Standard-Layout.
Wie kann ich den Bearbeitungsstand meiner Rechnungen einsehen?
Über die Leiste mit den Stati deiner Auftragsbearbeitung im Smart Portal und in deiner Budgetübersicht auf der Plattform mein.Smart.
Was soll ich tun, wenn die Kund*innen einen eigenen Honorarvertrag unterzeichnen wollen?
Es ist möglich, einen separaten, zusätzlichen Vertrag mit weiteren Details zum Auftrag zu haben. Vertragspartner*in bei weiteren Verträgen muss SMartDe eG, vertreten von: „Dein Name“, Mehringplatz 8, 10969 Berlin sein – Du unterschreibst also auch zusätzliche Verträge als Vertreter*in der Genossenschaft. Smart benötigt auf jeden Fall eine Kopie – reiche diese bitte im Zuge der Auftragserstellung über das Portal ein.
Wann kann ich Kund*innenbestätigung überspringen, ohne Zahlungsgarantie zu verlieren?
Wenn du bereits einen unterschriebenen Honorarvertrag vorlegen kannst. Wenn du keinen zusätzlichen Vertrag hast, gibt es die Alternative das Smart Auftragsformular in pdf (zu finden in Downloads) den Kund*innen unterschreiben zu lassen und dann im Portal hochzuladen.
Kann ich zusätzliche Dateien zusammen mit der Rechnung schicken?
Nein, das ist leider nicht möglich. Du bekommst aber die Rechnung auch in cc und kannst dann deinen Kund*innen die zusätzlichen Dokumente selber weiterleiten.
Es gibt auch die Möglichkeit, bereits für die Kund*innenbestätigung Dateien hochzuladen. Diese können in dem Bestätigungslink von deinen Kund*innen abgerufen und hochgeladen werden. Bitte beachte, dass die Dateien nach der Bestätigung nicht mehr verfügbar sind, weil der Link erlischt. Sie sollen also ggf. hochgeladen werden.
Kann meine Rechnung vor dem eingeplanten Rechnungstellungsdatum geschickt werden? Kann ich noch vor der Rechnungstellung Änderungen anfragen?
Rechnungsentwürfe werden im Smart Portal 7 Tage vor Rechnungsdatum basierend auf deinem Auftrag erstellt. Klicke auf den gewünschten Rechnungsentwurf, prüfe, ob alles in Ordnung ist und klicke auf "Speichern und senden", um die Rechnung an deine Kund*innen selbständig zu versenden.
Falls Änderungen gemacht werden müssen, kannst du "Änderungen beantragen" auswählen und uns im Feld "Begründung" die gewünschten Anpassungen mitteilen. Wir übernehmen die Korrekturen und die Rechnungstellung.