Datenschutzerklärung Smart Portal
Wer wir sind
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unseres Smart Portals. Diese Datenschutzerklärung hat Gültigkeit für die SMartDe eG, Mehringplatz 8 10969 Berlin und deren Tochtergesellschaften. Die Adresse der Website lautet: https://portal.smartde.coop. (portal.smart-eg.de) Wir sind die verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze und können unter info@smartde.coop kontaktiert werden.
Datensicherheit
Das Smart Portal ist in der Azure Infrastruktur gespeichert und ist dem Software-Entwicklungsteam der Henck GmbH nur beschränkt zugänglich über eine zwei-Schritt Authorisierung. Auf die Datenbank mit den persönlichen Daten von Nutzer*innen, Mitgliedern und Kund*innen kann nur über eine einzige IP Adresse per VPN zugegriffen werden.
Daten, die über das Smart Portal übermittelt werden sind durch SSL geschützt.
Welche persönlichen Daten wir sammeln und warum
Dieses Portal verwendet keine Cookies. Notwendige Daten für Login und Spracheinstellungen werden über Local Storage im Browser des*der Nutzer*in gespeichert. Es werden keine Analytics Tools verwendet.
Wir sammeln ausschließlich Daten, die für die Vertragserfüllung und für gesetzliche Meldepflichten notwendig sind. Eine Ausnahme davon sind Nutzer*innen, die ausdrücklich zustimmen in den Newsletter-Verteiler aufgenommen zu werden.
An wen geben wir die Daten weiter
Für die angestellten Nutzer*innen notwendige Weitergaben stehen im Detail in den Arbeitsverträgen.
Wir geben notwendige Daten für die Steuererklärung an unsere Steuerberatungen über entsprechend gesicherte Portale weiter.
Wir melden notwendige Daten für die Anstellung und damit zusammenhängenden Meldungen an Finanzamt, Rentenversicherung, Krankenkassen, Knappschaften etc. verschlüsselt via die Software Stotax weiter.
Wir geben für Zahlungen Daten über unser Online- und Business Banking weiter.
Für anders nicht einzutreibende Forderungen im Zusammenhang mit unbezahlten Ausgangsrechnungen geben wir die Kundendaten an den Alpenländischen Kreditorenverband (AKV) weiter.
Bei hohen Verträgen behalten wir uns vor Wirtschaftsauskünfte über unsere Kund*innen vom AKV einzuholen.
Da wir uns als Genossenschaft einer jährlichen Revision unterziehen müssen, werden Daten vom beauftragten Revisor des Prüfungsverband PDK-Berlin e.V. eingesehen.
Sie haben die Möglichkeit, über das Smart Portal unseren Newsletter zu abonnieren. Hierfür benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ihre Erklärung, dass Sie mit dem Bezug des Newsletters einverstanden sind. Jeder Newsletter enthält die Option, sich vom Newsletterversand abzumelden. Klicken Sie einfach auf den Button „unsubscribe“ im Newsletter.
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Darüber hinaus können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.
English:
Data Security of the Smart Portal
Who we are:
The protection of your personal data is of particular concern to us. Therefore, we process your data exclusively in accordance with the legal provisions. In this privacy information, we inform you about the most important aspects of data processing within the scope of our Smart Portal. This privacy policy applies to SMartDe eG, Mehringplatz 8, 10969 Berlin, and its subsidiaries. The website address is: https://portal.smartde.coop. We are the responsible entity according to data protection laws and can be contacted at info@smartde.coop.
Data security:
The Smart Portal is stored in the Azure infrastructure and is only accessible to the software development team of Henck GmbH through a two-step authorization process. The database containing personal data of users, members, and customers can only be accessed via a single IP address through VPN. Data transmitted through the Smart Portal is protected by SSL.
What personal data we collect and why:
This portal does not use cookies. Necessary data for login and language settings are stored in the user's browser via Local Storage. No analytics tools are used. We only collect data that is necessary for contract fulfillment and legal reporting requirements. An exception to this is users who expressly agree to be included in the newsletter distribution list.
Details of necessary data sharing for employed users are outlined in the employment contracts. We share necessary data for tax returns with our tax advisors through appropriately secured portals. Encrypted data for employment and related reporting is forwarded to the tax office, pension insurance, health insurance companies, public pension instututions, etc., via the software Stotax. We share data for payments through our online and business banking services. For unrecoverable claims related to unpaid invoices, we share customer data with the Alpenländischer Kreditorenverband (AKV). For high-value contracts, we reserve the right to obtain business information about our customers from the AKV. As a cooperative, we undergo an annual audit, and data is reviewed by the commissioned auditor from the Prüfungsverband PDK-Berlin e.V.
Newsletter:
You have the option to subscribe to our newsletter via the Smart Portal. For this purpose, we require your name, email address, and your declaration that you consent to receiving the newsletter. Each newsletter contains an option to unsubscribe from further mailings. Simply click the "unsubscribe" button in the newsletter.
Your rights:
You have the right to information, correction, deletion, restriction, data portability, revocation, and objection regarding your data. If you believe that the processing of your data violates data protection laws or that your data protection rights have otherwise been violated, you can contact us. Additionally, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority. In Austria, this is the Datenschutzbehörde (Data Protection Authority).