Datenschutzerklärung Smart Portal
Wer wir sind
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unseres Smart Portals. Diese Datenschutzerklärung hat Gültigkeit für die SMartDe eG, Mehringplatz 8 10969 Berlin und deren Tochtergesellschaften. Die Adresse der Website lautet: https://portal.smartde.coop. (portal.smart-eg.de) Wir sind die verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze und können unter info@smartde.coop kontaktiert werden.
Datensicherheit
Das Smart Portal ist in der Azure Infrastruktur gespeichert und ist dem Software-Entwicklungsteam der Henck GmbH nur beschränkt zugänglich über eine zwei-Schritt Authorisierung. Auf die Datenbank mit den persönlichen Daten von Nutzer*innen, Mitgliedern und Kund*innen kann nur über eine einzige IP Adresse per VPN zugegriffen werden.
Daten, die über das Smart Portal übermittelt werden sind durch SSL geschützt.
Welche persönlichen Daten wir sammeln und warum
Dieses Portal verwendet keine Cookies. Notwendige Daten für Login und Spracheinstellungen werden über Local Storage im Browser des*der Nutzer*in gespeichert. Es werden keine Analytics Tools verwendet.
Wir sammeln ausschließlich Daten, die für die Vertragserfüllung und für gesetzliche Meldepflichten notwendig sind. Eine Ausnahme davon sind Nutzer*innen, die ausdrücklich zustimmen in den Newsletter-Verteiler aufgenommen zu werden.
An wen geben wir die Daten weiter
Für die angestellten Nutzer*innen notwendige Weitergaben stehen im Detail in den Arbeitsverträgen.
Wir geben notwendige Daten für die Steuererklärung an unsere Steuerberatungen über entsprechend gesicherte Portale weiter.
Wir melden notwendige Daten für die Anstellung und damit zusammenhängenden Meldungen an Finanzamt, Rentenversicherung, Krankenkassen, Knappschaften etc. verschlüsselt via die Software Stotax weiter.
Wir geben für Zahlungen Daten über unser Online- und Business Banking weiter.
Für anders nicht einzutreibende Forderungen im Zusammenhang mit unbezahlten Ausgangsrechnungen geben wir die Kundendaten an den Alpenländischen Kreditorenverband (AKV) weiter.
Bei hohen Verträgen behalten wir uns vor Wirtschaftsauskünfte über unsere Kund*innen vom AKV einzuholen.
Da wir uns als Genossenschaft einer jährlichen Revision unterziehen müssen, werden Daten vom beauftragten Revisor des Prüfungsverband PDK-Berlin e.V. eingesehen.
Newsletter
Sie haben die Möglichkeit, über das Smart Portal unseren Newsletter zu abonnieren. Hierfür benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ihre Erklärung, dass Sie mit dem Bezug des Newsletters einverstanden sind. Jeder Newsletter enthält die Option, sich vom Newsletterversand abzumelden. Klicken Sie einfach auf den Button „unsubscribe“ im Newsletter.
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Darüber hinaus können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.