Belege hochladen
Hier kannst du Belege hochladen, die du selbst beglichen hast. Wenn eine Rechnung von Smart beglichen werden soll, dann musst du sie als Direktzahlung anlegen.
1.) Stelle sicher, dass Smart die Kundin auf den Belegen ist. Abhängig davon in welcher Gesellschaft du angestellt bist, lauten die Details wie folgt:
SMartDe eG, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin + VAT-ID
Smart Bildungswerk gGmbH, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin + VAT-ID
- Bei Beträgen unter 200,- Euro kann es sein, dass kein*e Kund*in auf den Belegen aufscheint. Diese Belege können ebenfalls eingereicht werden.
- Unterkunftskosten und Tickets dürfen auf den Namen des* angestellten Mitglieds lauten
2.) Gehe im Smart Portal zu "Auslagenerstattungen > Belege" und füge Belege hinzu.
3.) Lade den Beleg hoch und fülle die notwendigen Felder mit Informationen aus dem Beleg aus. Der Titel dient der Wiedererkennung, er sollte für dich aussagekräftig sein.
4.) Wenn du fertig bist, kannst du den Beleg speichern. Du findest ihn nun in deiner Belegliste.
Bitte beachte: Wenn du Belege bei Smart einreichst und über eine Auslagenerstattung die Kosten ersetzt werden, kannst du den gleichen Beleg weder in deinen Werbungskosten, noch in deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden.
Schritt für Schritt im Portal:
Titel des Belegs
Der Titel des belegs, wird in deiner Liste aufscheinen, wenn du Belege für die Auslagenerstattung auswählst, daher sollte es zuordenbar und wiedererkennbar sein. Bei wiederkehrenden Belegen, mag es sinnvoll sein eine zeitliche Zuordnung zu machen. z.B. "Name-2023-Juli".
Art des Belegs
Hier findest du eine kurze Erklärung zu den Belegarten:
TextAnhand der Kategorien im Formular
BSP. aus SmartAT:
Reparatur von Wirtschaftsgütern (von Smart gekauft): wenn ein Wirtschaftsgut von Smart gekauft wird, dann kann auch der Beleg für die Reparatur eingereicht werden.
Transporte durch Dritte: muss im Zuge eines Smart-Projektes etwas trasportiert werden, sei es mit einem Fahrradkurier oder mit einer Spedition, dann kann die Rechnung hier eingereicht werden.
Fahrkarten (Tickets) und Unterkunft: für Fahrten/Reisen, die zur Gänze im Rahmen der Arbeit mit Smart getätigt werden, können hier die Belege eingereicht werden.
Jahreskarte, öffentliche Verkehrsmittel und Klimaticket: beachte, dass wir Jahreskarte und Klimaticket grundsätzlich über die Lohnverrechnung laufen lassen und monatlich auszahlen. Es kann also sein, dass dieser Beleg als solcher abgelehnt wird. Mehr Information findest du hier, du kannst diesbezüglich auch das Smart Team kontaktieren.
Computer, Tablet, Software bis 1000,- Euro: die Geräte müssen zur Gänze beruflich genutzt werden. Falls dein*e Berater*in dazu eine Bestätigung braucht, wird sich jemand aus dem Team bei dir melden. Wenn der Betrag 1000,- Euro übersteigt, wende dich bitte an das Smart Team für mehr Informationen.
Postversand: für den Versand von Briefen und Paketen im Rahmen deiner Tätigkeit bei Smart, kannst du hier die Belege hochladen.
Mieten von Räumen für Events und Proben: wenn du für dein Projekt einen kurzfristigen Proberaum brauchst, kannst du das über Smart abrechnen. Kurzfristige Mieten übersteigen 14 Tage nicht. Wenn du einen Proberaum regelmäßig und längerfristig nutzen möchtest, oder eine andere Art von Raummiete im Sinn hast, kannst du hier nachlesen und dich dann beim Smart Team erkundigen. Falls du im Rahmen deiner Arbeit bei Smart ein Event planst, informiere uns bitte rechtzeitig vorher, damit wir sicherstellen können, dass nicht zusätzliche Genehmigungen eingeholt werden müssen.
Informationen zum Beleg
Die Angaben zu Lieferant (Firma/Person, welche die Rechnung ausstellt), sowie zum Gesamtbetrag der Rechnung, der Währung und dem Umsatzsteuersatz, sind auf der Rechnung zu finden. Wenn mehrere Umsatzsteuersätze angeführt sind, kann "Gemischte Ust" ausgewählt werden.
Mit "Rechnungsdatum" ist das Datum auf der Rechnung gemeint.
Im Feld Beschreibung kann kurz für das Smart Team erklärt werden worum es sich handelt, vor allem wenn es aus der Rechnung nicht richtig ersichtlich ist.