Rechnung - Status

 

Rechnungen erstellen sich aus den Aufträgen und durchlaufen verschiedene Stati. In der Übersicht "Rechnungen" findest du Listen und siehst welche deiner Rechnungen sich aktuell in welchem Status befinden. Klicke auf den entsprechenden Status und öffne von dort aus deine Rechnungen.

Rechnungen werden basierend auf dem Auftrag an deine Kund*in per E-Mail versand. Sie erhalten eine Email mit der Rechnung als PDF und eine E-Rechnung als X-Rechnung im xml. Format. Falls du weitere Anhänge zum Versand mit der Rechnung hochgeladen hast, werden diese ebenfalls in der E-Mail mit der Rechnung an die Kund*in übermittelt.

Alle - hier findest du alle Rechnungen in allen Stati.

In Rechnung gestellt – diese Rechnungen wurden bereits an die Kund*in gesendet und warten auf Bezahlung. Du erkennst hier am Status ob die Rechnung bereits gemahnt wurde.wurde und wie vieoe Zahlungserinnerungen bereits versendet wurden.

Entwurf  – Hier findest du Rechnungsentwürfe die automatisch im Portal 7 Tage vor Rechnungsdatum anhand des Auftrags erstellt werden. Sobald ein Entwurf erstellt wird, erhältst du dazu eine E-Mail. Du kannst Änderungen anfragen, die dann von Smart gemacht werden und auch in die Budgetübersicht übernommen werden. Du kannst die Rechnung aber auch selbständig an deine Kund*innen versenden über “Speichern und senden” (zum Beispiel wenn die Rechnung dringend ist). Falls du nichts mit dem Entwurf unternimmst, wird die Rechnung von uns am geplanten Rechnungsdatum versandt. 

Wartend auf Anpassung – das sind die Rechnungsentwürfe, die auf deinen Antrag von Smart nochmal angepasst werden. Sobald diese bearbeitet wurden, wechseln sie in den Status „In Rechnung gestellt“. 

Beanstandet – Das sind Rechnungen die von deinen Kund*innen beanstandet wurden. Wir prüfen den Sachverhalt in Rücksprache mit dir und stornieren die Rechnung bei Bedarf. 

Storniert – Das sind Rechnungen, die storniert wurden. Die Kund*in erhält eine E-Mail mit der Stornorechnung für eine bereits gestellte Rechnung und evtl. bereits geleistete Zahlungen werden von Smart an die Kund*innen zurückgezahlt. 

Bezahlt – Diese Rechnungen wurden vollständig von den Kund*innen bezahlt. 

Alle E-Mail Templates, die an Kund*innen geschickt werden können, werden im nächsten Kapitel aufgelistet.