Auftrag - Status
Was passiert mit deinem Auftrag?
Nachdem du den Auftrag erstellt hast, wird er an Smart zur Bestätigung gesendet. Hier werden wir uns den Auftrag nochmal genau anschauen und melden uns ggf. bei Fragen oder Anmerkungen. Falls dein Auftrag noch von Kund*innen bestätigt werden soll, wird er nach der Smart Bestätigung direkt an die Kund*in gesandt. Sobald die Kund*in den Auftrag bestätigt ist er "Aktiv". Sieben Tage vor dem geplanten Rechnungstellungsdatum, hast du nochmal die Möglichkeit, Änderungen im Rechnungsentwurf anzufragen. In der Auftragsliste oder anhand der Stati in denem Dashboard kannst du sehen, wo sich dein Auftrag gerade befindet.
Status deines Auftrags kurz erläutert
Entwurf
Du kannst deinen Auftrag als Entwurf speichern und zum späteren Zeitpunkt bearbeiten, bevor du ihn absendest. Die Entwürfe sind für Smart noch nicht sichtbar.
Smart Bestätigung
Der Auftrag ist bei Smart in Prüfung und wird zur Rechnungsstellung oder Kund*innenbestätigung freigegeben. Wir versuchen die Aufträge werktags innerhalb von 24h zu bearbeiten.
Bestätigung durch Kund*in
Falls du bei der Auftragserstellung die Option Überspringe die Bestätigung von Kund*in angeklickt hast, wird der Auftrag sofort aktiv nach der Bestätigung von Smart. Die Funktion kann genutzt werden z.B. falls der Auftrag schon in der Vergangenheit liegt oder eine anderweitige Bestätigung/Vertrag bereits vorliegt (lade bitte entsprechende Nachweise bei der Auftragserstellung hoch). Falls keine anderweitige Bestätigung vom Kund*in vorliegt, erhält dein Auftrag keine Zahlungsgarantie.
Aktiv
Der Auftrag wurde von Smart und ggf. Kund*in bestätigt und ist bereit zur Rechnungsstellung. 7 Tage vor geplanten Rechnungsstellungsdatum wird ein Rechnungsentwurf automatisch erstellt und kann in diesem Schritt nochmal von dir geprüft werden. Du wirst darüber per E-Mail benachrichtig. Wenn du keine Änderungen zu beantragen hast, werden die Rechnungen zum Rechnungsdatum von uns an die Kund*innen gestellt. Du musst in diesem Fall nichts weiter unternehmen.
Storno Bestätigung
Aktive Aufträge können in der Auftragsansicht storniert werden. Das wird dann von Smart geprüft und ggf. entsprechende geplante oder gestellte Rechnungen werden ebenfalls von Smart storniert. Bitte begründet den Antrag für das Storno des Auftrags ausführlich.
Abgelehnt
Das sind die Aufträge die von Kund*in oder Smart abgelehnt wurden.
Vorsicht: Aufträge die von Kund*in nicht bestätigt wurden, landen nach Ablauf des Datums „Angebot gültig bis“ in diesem Status. Prüft bitte daher regelmäßig, ob eure Aufträge von den Kund*innen rechtzeitig bestätigt wurden. Sollte der Auftrag im Status „Abgelehnt“ landen und dennoch abgerechnet werden sollen, kann er dupliziert und erneut an Smart zur Bestätigung gesendet werden.
Der abgelehnte Auftrag sollte storniert werden? In der Menu links klicke bitte auf Rechnungen. Im Rechnungsentwurf zum abgelehnten Auftrag kannst du Änderungen beantragen. Schreib uns bitte im Kommentar, dass die Rechnung storniert werden sollte. Das ist im Moment ein Workaround, wir arbeiten gerade an einem Verbesserungsprozess!
Abgeschlossen
Für Aufträge mit diesem Status ist die Rechnungstellung bereits erfolgt und der Leistungszeitraum ist abgeschlossen. Das sind also aktive Aufträge, deren Leistungszeitraum und Rechnungsstellung komplett stattgefunden haben.
Der Auftrag wird automatisch als abgeschlossen markiert, du musst nichts unternehmen. Bitte beachte, dass es offene Rechnungen zu den abgeschlossenen Aufträgen geben kann.