Wissenstransfer


Tools intern

Eine Übersicht der Orte, wo momentan Dateien gespeichert werden ist hier zurückzufinden: Ablage Lohn.xlsx

Smart Portal

 

Smart Guide

Die Titel der Seiten und Bücher bitte nur ändern, wenn notwendig. Am besten vorher mit Team besprechen. Grund: Es ändern sich ggf. die Links. Die Titel der Regale beeinflussen allerdings nichts die Links der Bücher (da sich die Bücher auf mehreren Regalen befinden können).

Login

Alle im Team können sich als Admins einloggen - nur dann hat man Zugang zu den internen Inhalten.

Wir haben den für Mitglieder verwirrenden Log-In Button im Menu oben links versteckt. Daher muss man oben https://guide.smartde.coop/login
https://guide.smartde.coop/en/login

angeben, um sich als Admin einzuloggen.

Die deutsche und englische Version sind auf separaten Seiten gespeichert, daher muss man sich immer extra für die englische Seite einloggen, falls man dort Änderungen vornehmen möchte.

Bücher und Seiten erstellen und sortieren

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 Cover Images: R:\SMartDe_Allgemein\ÜBERTRAGEN nach Teams\Kommunikation_SMartDe\Smart Guide\Bookstack Pictos

Tabs erstellen und verlinken

Tab erstellen:

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Tab verlinken:

Klicke doppelt auf das graue Feld auf dem Tab. Es wird dann markiert und rot ungerahmt. Dann erscheint der Link den du mit dem Klick auf das Icon kopieren kannst.

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Änderungen im Guide beantragen und Inhalte prüfen

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Microsoft Teams

 

 

Sharepoint

Sharepoint

Nextcloud

 

Ninox

 

jotform

Erstberstungsformular, Entsendung, Unfallanzeige, Nutzungsvereinbarung

Keepass

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Kommunikation intern

Kommunikation intern

Teams Chats

Die Teams arbeiten übergreifend mit verschiedenen Chat-Kanälen. Diese werden sowohl im Home-Office als im Büro verwendet.  

Allgemeine Regel 

Damit es nicht zum Chaos kommt, gibt es ein paar Regel zu beachten: 

Thematische Chats 

Anstellungen

Fragen über Anstellungen 

Auslagenerstattungen

Fragen über AE. Hier gibt es typischerweise viel Austausch mit der Buchhaltung am Donnerstag vormittag (Zahllauf) 

Erstberatung

konkrete Fragen zu den Fällen aus den Erstberatungen; soll für Entscheidungen zu den Fragen der Interessent*innen benutzt werden, im Vorfeld oder nach der Erstberatung

IT-Support

Bei kleinen technischen Problemen, soll hier das Team kurz konsultiert werden bevor Unicode kontaktiert wird.

Lohn & Gehalt

Vor allem dringende Fragen, reguläre Anfragen bzgl. Lohnbuchhaltung wie z.B. Berechungen der AGB bitte mit dem Template per E-Mail.

GF Unterschrift

hat man etwas im Transfer > GF > Zum Unterschreiben gespeichert, dann sagt man hier die GF Bescheid (mit Tag!) 

Operations Team

alles was das Team betrifft und nicht in einem thematischen Chat passt 

Rechnungstellung

Fragen über die Rechnungsstellung

Für reguläre Ausnahmen und Benachrichtigungen zu einzelnen Rechnungen sollte zum Wissenstransfer für Rechnungstellungsdienst ggf. auch Planer Rechnungstellung und Mahnwesen.

Smart Portal

Fragen zu den Funktionalitäten, Feedback und Anregungen zum Smart Portal, vor allem aber dringende Probleme und Bugs. Bei nicht dringenden Fragen / allgemeinen Feedback im Planer Smart Portal Feedback eintragen.

 

Kommunikation intern

E-Mails

Die Übersicht der aktuellen geteilten Postfächer
Benennung Shared Accounts @smartde.coop
Smart Genossenschaft info@
Smart Mitgliederberatung members@
Smart Kundenberatung clients@
Smart Portal no-reply no-reply@
Lohn eG lohn.eg@
Lohn BW lohn.bw@
Smart Generalversammlung gv@
Smart Jobs jobs@
Smart Einkauf einkauf@
Smart Bildungswerk

bildungswerk@
Smart Admin admin@
Smart Netzwerk für Kreative

netzwerk@
Persönliche vs geteilte Postfächer 

Wir verfügen über 2 Arten von Postfächer: die persönlichen Postfächer (vorname.name@smartde.coop) und die geteilten Postfächer (z.B. info@smartde.coop). Die persönlichen Postfächer werden hauptsächlich für interne Kommunikation benutzt. Die Kommunikation mit Genossen, Kunden, Interessenten findet über die geteilten Postfächer statt. 

info@: die E-Mail Adresse für Interessenten und Partner-Anfragen. Von hier aus werden die Erstberatungs-Termine vereinbart, die Infosession-Einladungen sowie die Links zum Infopaket verschickt. 

members@: sobald eine Person Mitglied geworden ist, findet die Kommunikation mit ihr über diese E-Mail Adresse statt 

bildungswerk@: wenn ein Mitglied über das Bildungswerk angestellt ist, soll es diese E-Mail Adresse für alle Kommunikation benutzen.

Achtung: Mitglieder die sowohl über die Genossenschaft als über das Bildungswerk angestellt sind, müssen bei Genossenschaftsangelegenheiten members@ anschreiben und bei BW-Angelegenheiten bildungswerk@

clients@: dieses Postfach ist für die Kommunikation mit den Kunden/Auftraggeber. Man sollte Genossen nicht mit dieser Adresse anschreiben! Wenn das Rechnungsstellungsteam ein Genosse kontaktieren muss, dann vom members@ aus, damit die Berater Zugriff haben auf dem E-Mail-Ablauf haben.   

no-reply@: Gelegentlich landen auch hier Anfrage von Mitgliedern, bitte beantworten und darauf hinweisen, dass sie auf no-reply nicht antworten sollen.

Allgemeine Regel für die Bearbeitung von gemeinsamen Postfächern
Kommunikation intern

Kalendar

Persönliche Kalender vs Geteilte Kalender 

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Kalender von anderen Personen zufügen 

Um die Terminplanung zu vereinfachen, soll man die persönlichen und geteilten Kalender an den eigenen Kalender zufügen: 

  1. Man öffnet seinen persönlichen Kalender und klickt auf "Kalender hinzufügen":   



  1. Man wählt "Aus dem Verzeichnis hinzufügen" aus:  



  1. Man sucht die Person die man zufügen will und klickt auf "Hinzufügen"  



  1. Man kann nach belieben den Kalender öffnen oder schließen in dem man auf dem Kreis vor dem Namen klickt:   



 Räume im Kalender buchen

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Kommunikation intern

Post holen und bearbeiten