Wissenstransfer
Tools intern
Eine Übersicht der Orte, wo momentan Dateien gespeichert werden ist hier zurückzufinden: Ablage Lohn.xlsx
Smart Portal
Microsoft Teams
Nextcloud
Ninox
https://app.ninox.com/#/teams/r3nrxZF7ECf4qNbQR/database/kb81b4493ch6/module/home/view/tables
Altes System für die Anstellung. Hier kann man auf alte Daten zugreifen, die vor dem Portal erstellt wurden. (z.B. eine Übersicht der Anstellungsverträgen vor der Einführung von Stotax).
Jotform
Folgende Formulare werden noch benutzt:
Erstberstungsformular / First Appointment Questionnaire, Entsendung, Unfallanzeige, Nutzungsvereinbarung, Kündigung der Genossenschaftsanteile
Keepass
Ab und zu muss das Microsoft-Konto verifiziert werden. Man kann das mit dem über Keepass generierten Code machen.
Kommunikation intern
Teams Chats
Die Teams arbeiten übergreifend mit verschiedenen Chat-Kanälen. Diese werden sowohl im Home-Office als im Büro verwendet.
Allgemeine Regel
Damit es nicht zum Chaos kommt, gibt es ein paar Regel zu beachten:
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Der Chat soll immer offen sein. Muss man mal ein paar Stunden konzentriert an etwas arbeiten, wird es an das Team angekündigt;
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Hat man eine Frage an eine bestimmte Person/en, dann soll man die(se) taggen;
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Man versucht seine Nachrichten zu bündeln und nicht jede Zeile einzeln zu posten;
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Nachrichten müssen im richtigen Chat gepostet werden
Thematische Chats
Anstellungen
Fragen über Anstellungen
Auslagenerstattungen
Fragen über AE. Hier gibt es typischerweise viel Austausch mit der Buchhaltung am Donnerstag vormittag (Zahllauf)
Erstberatung
konkrete Fragen zu den Fällen aus den Erstberatungen; soll für Entscheidungen zu den Fragen der Interessent*innen benutzt werden, im Vorfeld oder nach der Erstberatung
IT-Support
Bei kleinen technischen Problemen, soll hier das Team kurz konsultiert werden bevor Unicode kontaktiert wird.
Lohn & Gehalt
Vor allem dringende Fragen, reguläre Anfragen bzgl. Lohnbuchhaltung wie z.B. Berechungen der AGB bitte mit dem Template per E-Mail.
GF Unterschrift
hat man etwas im Transfer > GF > Zum Unterschreiben gespeichert, dann sagt man hier die GF Bescheid (mit Tag!)
Operations Team
alles was das Team betrifft und nicht in einem thematischen Chat passt
Rechnungstellung
Fragen über die Rechnungsstellung
Für reguläre Ausnahmen und Benachrichtigungen zu einzelnen Rechnungen sollte zum Wissenstransfer für Rechnungstellungsdienst ggf. auch Planer Rechnungstellung und Mahnwesen.
Smart Portal
Fragen zu den Funktionalitäten, Feedback und Anregungen zum Smart Portal, vor allem aber dringende Probleme und Bugs. Bei nicht dringenden Fragen / allgemeinen Feedback im Planer Smart Portal Feedback eintragen.
E-Mails
Die Übersicht der aktuellen geteilten Postfächer
| Benennung | Shared Accounts @smartde.coop |
| Smart Genossenschaft | info@ |
| Smart Mitgliederberatung | members@ |
| Smart Kundenberatung | clients@ |
| Smart Portal no-reply | no-reply@ |
| Lohn eG | lohn.eg@ |
| Lohn BW | lohn.bw@ |
| Smart Generalversammlung | gv@ |
| Smart Jobs | jobs@ |
| Smart Einkauf | einkauf@ |
| Smart Bildungswerk | |
| Smart Admin | admin@ |
| Smart Netzwerk für Kreative |
Persönliche vs geteilte Postfächer
Wir verfügen über 2 Arten von Postfächer: die persönlichen Postfächer (vorname.name@smartde.coop) und die geteilten Postfächer (z.B. info@smartde.coop). Die persönlichen Postfächer werden hauptsächlich für interne Kommunikation benutzt. Die Kommunikation mit Genossen, Kunden, Interessenten findet über die geteilten Postfächer statt.
info@: die E-Mail Adresse für Interessenten und Partner-Anfragen. Von hier aus werden die Erstberatungs-Termine vereinbart, die Infosession-Einladungen sowie die Links zum Infopaket verschickt.
members@: sobald eine Person Mitglied geworden ist, findet die Kommunikation mit ihr über diese E-Mail Adresse statt
bildungswerk@: wenn ein Mitglied über das Bildungswerk angestellt ist, soll es diese E-Mail Adresse für alle Kommunikation benutzen.
Achtung: Mitglieder die sowohl über die Genossenschaft als über das Bildungswerk angestellt sind, müssen bei Genossenschaftsangelegenheiten members@ anschreiben und bei BW-Angelegenheiten bildungswerk@
clients@: dieses Postfach ist für die Kommunikation mit den Kunden/Auftraggeber. Man sollte Genossen nicht mit dieser Adresse anschreiben! Wenn das Rechnungsstellungsteam ein Genosse kontaktieren muss, dann vom members@ aus, damit die Berater Zugriff haben auf dem E-Mail-Ablauf haben.
no-reply@: Gelegentlich landen auch hier Anfrage von Mitgliedern, bitte beantworten und darauf hinweisen, dass sie auf no-reply nicht antworten sollen.
Allgemeine Regel für die Bearbeitung von gemeinsamen Postfächern
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Emails werden soweit wie möglich chronologisch bearbeitet;
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Man benutzt die Farbenkategorien um klar zu machen, dass eine bestimmte Email in Bearbeitung ist (persönliche Kategorie erstellen: in Bearbeitung + Kürzel)
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Man versucht die Bearbeitung jeder Anfrage soweit wie möglich zu begleiten; keine Mail wird ignoriert! Ist man unsicher was mit einer bestimmten E-Mail gemacht werden soll, dann fragt man im Chat nach;
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Wird eine Email an das falsche Postfach geschickt, dann wird sie intern an das richtige Postfach weitergeleitet.
Kalendar
Persönliche Kalender vs Geteilte Kalender
XXX
Kalender von anderen Personen zufügen
Um die Terminplanung zu vereinfachen, soll man die persönlichen und geteilten Kalender an den eigenen Kalender zufügen:
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Man öffnet seinen persönlichen Kalender und klickt auf "Kalender hinzufügen":
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Man wählt "Aus dem Verzeichnis hinzufügen" aus:
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Man sucht die Person die man zufügen will und klickt auf "Hinzufügen"
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Man kann nach belieben den Kalender öffnen oder schließen in dem man auf dem Kreis vor dem Namen klickt:
Räume im Kalender buchen
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