Kommunikation intern

Teams Chats
Die Teams arbeiten übergreifend mit verschiedenen Chat-Kanälen. Diese werden sowohl im Home-Office als im Büro verwendet.    

 Allgemeine Regel   

 Damit es nicht zum Chaos kommt, gibt es ein paar Regel zu beachten:   

 

 

 

 Der Chat soll immer offen sein. Muss man mal ein paar Stunden konzentriert an etwas arbeiten, wird es an das Team angekündigt;   

 

 

 Hat man eine Frage an eine bestimmte Person/en, dann soll man die(se) taggen;   

 

 

 Man versucht seine Nachrichten zu bündeln und nicht jede Zeile einzeln zu posten;   

 

 

 Nachrichten müssen im richtigen Chat gepostet werden   

 

 

 

 Thematische Chats   

 

 Anstellungen 

 Fragen über Anstellungen , OP intern 

 

 

 Auslagenerstattungen 

 Fragen über AE 

 

 

 Erstberatung 

 konkrete Fragen zu den Fällen aus den Erstberatungen; soll für Entscheidungen zu den Fragen der Interessent*innen benutzt werden, im Vorfeld oder nach der Erstberatung 

 

 

 IT-Support 

 Bei kleinen technischen Problemen, soll hier das Team kurz konsultiert werden bevor Unicode kontaktiert wird. 

 

 

 Lohn & Gehalt 

 Fragen und Mitteilungen an Lohnbuchhaltung 

 

 

 Operations Team 

 alles was das OP Team betrifft und nicht in einem thematischen Chat passt   

 

 

 Rechnungstellung 

 Fragen über die Rechnungsstellung 

 Für reguläre Ausnahmen und Benachrichtigungen zu einzelnen Rechnungen sollte zum Wissenstransfer für Rechnungstellungsdienst ggf. auch Planer Rechnungstellung und Mahnwesen . 

 

 

 Smart Portal 

 Fragen zu den Funktionalitäten, Feedback und Anregungen zum Smart Portal, vor allem aber dringende Probleme und Bugs. Bei nicht dringenden Fragen / allgemeinen Feedback im Planer Smart Portal Feedback eintragen. 

 

 

 Das Team 

 Allgemeine Infos an das ganze Team

E-Mails
Die Übersicht der aktuellen geteilten Postfächer 

 

 

 

 Benennung 

 Shared Accounts @smartde.coop 

 

 

 Smart Genossenschaft 

 info@ 

 

 

 Smart Mitgliederberatung 

 members@ 

 

 

 Smart Kundenberatung 

 clients@ 

 

 

 Smart Portal no-reply 

 no-reply@ 

 

 

 Lohn eG 

 lohn.eg@ 

 

 

 Lohn BW 

 lohn.bw@ 

 

 

 Smart Generalversammlung 

 gv@ 

 

 

 Smart Jobs 

 jobs@ 

 

 

 Smart Einkauf 

 einkauf@ 

 

 

 Smart Bildungswerk 

 

 bildungswerk@ 

 

 

 

 Smart Admin 

 admin@ 

 

 

 Smart Netzwerk für Kreative 

 

 netzwerk@ 

 

 

 

 Smart Events 

 

 events@ 

 

 

 

 

 Persönliche vs geteilte Postfächer   

 Wir verfügen über 2 Arten von Postfächer: die persönlichen Postfächer ( vorname.name@smartde.coop ) und die geteilten Postfächer (z.B. info@smartde.coop ). Die persönlichen Postfächer werden hauptsächlich für interne Kommunikation benutzt. Die Kommunikation mit Genossen, Kunden, Interessenten findet über die geteilten Postfächer statt.   

 info@: die E-Mail Adresse für Interessenten und Partner-Anfragen. Von hier aus werden die Erstberatungs-Termine vereinbart, die Infosession-Einladungen sowie die Links zum Infopaket verschickt.   

 members@: sobald eine Person Mitglied geworden ist, findet die Kommunikation mit ihr über diese E-Mail Adresse statt   

 bildungswerk@: wenn ein Mitglied über das Bildungswerk angestellt ist, soll es diese E-Mail Adresse für alle Kommunikation benutzen. 

 Achtung: Mitglieder die sowohl über die Genossenschaft als über das Bildungswerk angestellt sind, müssen bei Genossenschaftsangelegenheiten members@ anschreiben und bei BW-Angelegenheiten bildungswerk@ 

 clients@ : dieses Postfach ist für die Kommunikation mit den Kunden/Auftraggeber.  

 no-reply@ : Gelegentlich landen auch hier Anfrage von Mitgliedern, bitte beantworten und darauf hinweisen, dass sie auf no-reply nicht antworten sollen. Diese E-Mails werden an members@ weitergeleitet 

 Allgemeine Regel für die Bearbeitung von gemeinsamen Postfächern 

 

 

 

 Emails werden soweit wie möglich chronologisch bearbeitet;     

 

 

 Man benutzt die Farbenkategorien um klar zu machen, dass eine bestimmte Email in Bearbeitung ist (persönliche Kategorie erstellen: in Bearbeitung + Kürzel) 

 

 

 Man versucht die Bearbeitung jeder Anfrage soweit wie möglich zu begleiten; keine Mail wird ignoriert!  Ist man unsicher was mit einer bestimmten E-Mail gemacht werden soll, dann fragt man im Chat nach;   

 

 

 Wird eine Email an das falsche Postfach geschickt, dann wird sie intern an das richtige Postfach weitergeleitet.  

Kalender
Persönliche Kalender vs Geteilte Kalender   

 Folgende Kalender werden hauptsächlich benutzt: 

 

 Persönliche Kalender (Events woran man teilnimmt, eigene Einträge) 

 info@: Erstberatungstermine die über Bookings gebucht wurden 

 members: Infosessions, Q&As, Erstberatungstermine (weitergeleitet von info@), Team Termine, Team Anwesenheiten, Büronutzung 

 

 Kalender von anderen Personen zufügen   

 Um die Terminplanung zu vereinfachen, soll man die persönlichen und geteilten Kalender an den eigenen Kalender zufügen:   

 

 

 

 Man öffnet seinen persönlichen Kalender und klickt auf "Kalender hinzufügen":    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Man wählt "Aus dem Verzeichnis hinzufügen" aus:    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Man sucht die Person die man zufügen will und klickt auf "Hinzufügen"    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Man kann nach belieben den Kalender öffnen oder schließen in dem man auf dem Kreis vor dem Namen klickt:    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Räume im Kalender buchen 

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Post bearbeiten
Post wird digital von der DT an uns geschickt und speichern wir im Ordner Allgemein > Posteingang . Jede*r soll regelmäßig reinschauen und ggf die Dateien taggen die er/sie bearbeiten wird. Nach Bearbeitung soll die Datei aus dem Ordner entfernt werden. 

 Wenn man im Büro ist, soll man prüfen ob Post im Briefkasten gelandet ist.