FAQ Rechnungstellung

Was ist der Unterschied zwischen einem Auftrag und einer Rechnung? 

 Du stellst einen Auftrag an Smart mit allen nötigen Informationen, um eine Rechnung auszustellen. Nach der Prüfung durch unser Team wird der Auftrag bestätigt und eine Rechnung ausgestellt. Die Rechnung ist ein offizielles Dokument.  

 Falls du die Option der Kund*innenbestätigung nutzt, kannst du den Auftrag auch als ein Angebot an deine Kund*innen nutzten. 

 

 

 Von wem und wie wird die Rechnung versandt? 

 Die Rechnung wird von Smart verschickt und sie beinhaltet alle steuerlichen Merkmale von Smart (Steuernummer, VAT-Nummer, Rechnungsadresse, Kontodaten). Alle weiteren Angaben für die Rechnung werden direkt aus deinem Auftrag im Portal übernommen.  

 Seit 2025 werden die Rechnungen als elektronische Rechnung nach dem Standard der XRechnung (PDF + XML Datei) versendet.  

 Mehr Infos zu den elektronischen Rechnungen findest du auf der  Webseite des Bundesministeriums . 

 

 

 Kann die Rechnung auch über eine externe Plattform gestellt werden? 

 Grundsätzlich müssen aus buchhalterischen Gründen alle Rechnungen via Smart Portal gestellt werden. So landen sie auch in deinem Budget.  

 Gleichzeitig ist es möglich, mit externen Plattformen zu arbeiten. Im Moment arbeiten wir mit Deel, Malt und Upwork. Es ist auch möglich, unsere Rechnungen in der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einzureichen ( https://xrechnung.bund.de ). 

 Kontaktiere Smart, wenn du mehr Informationen über die Zusammenarbeit mit einem Plattform brauchst, oder wenn du über einen anderen Anbieter Rechnungen stellst. Wir prüfen zusammen, ob wir das in unseren Abläufe integrieren können.  

 

 

 Kann die Rechnung in CC an mich gesendet werden?  

 Ja, wir verschicken alle Rechnungen an dich in cc, an die Kontaktperson(en) und ggf. an die allgemeine E-Mail-Adresse der Kund*in, falls in der Datenbank angegeben. 

 

 

 Meine Kund*in benötigt keine Rechnung.  

 Auch wenn die Kund*in keine Rechnung benötigt, muss Smart aus buchhalterischen Gründen immer eine Rechnung erstellen. 

 Falls die Kund*in uns das Geld ohne Rechnung überweist, erstelle bitte nach dem Geldeingang einen Auftrag im Portal und vermerke unter „Besondere Vereinbarung“, dass die Rechnung nicht an die Kund*in geschickt werden soll, sondern nur intern gestellt wird. Du kannst dort ebenfalls vermerken, dass die Rechnung bereits beglichen ist. 

 Zusätzlich trage für diese Kund*in im Kund*innenprofil deine eigene E-Mail-Adresse ein. Dann erhältst du die Rechnung in CC. Das Gleiche gilt für das Feld „Kontaktperson“. 

 Bitte beachte: Es ist daher immer notwendig, dass du einen Auftrag über das Smart Portal erstellst – auch wenn die Kund*in keine Rechnung benötigt. Andernfalls wird der Betrag nicht in deinem Budget angezeigt. 

 

 

 Kann die Rechnung in einer anderen Sprache gestellt werden?  

 Alle Rechnungen werden zweisprachig auf Deutsch und Englisch ausgestellt. Fülle bitte die Felder im Auftrag daher entweder auf Deutsch oder auf Englisch aus. 

 

 

 Kann das Layout der Rechnung geändert werden?  

 Nein, wir benutzen ein Standard-Layout.  

 

 

 Wie kann ich den Bearbeitungsstand meiner Rechnungen einsehen?  

 Über die Leiste mit den Stati deiner Auftragsbearbeitung im Smart Portal und in d einer Budgetübersicht auf der Plattform mein.Smart . 

 

 

 Was kann ich tun, wenn die Kund*innen einen eigenen Honorarvertrag unterzeichnen wollen?  

 Es ist möglich, einen separaten, zusätzlichen Vertrag mit weiteren Details zum Auftrag zu haben. Vertragspartner*in bei weiteren Verträgen muss SMartDe eG, vertreten von: „Dein Name“, Franz-Mehring-Platz 1, 10243 Berlin sein – Du unterschreibst also auch zusätzliche Verträge als Vertreter*in der Genossenschaft. Smart benötigt auf jeden Fall eine Kopie – reiche diese bitte im Zuge der Auftragserstellung über das Portal ein. 

 

 

 Kann ich zusätzliche Dateien zusammen mit der Rechnung schicken? 

 Ja, lade im Augftragsformular oder im Rechnungsentwurf die gewünschten Dateien hoch und diese werden bei Rechnungsversand mit deiner Rechnung per E-Mail zugestellt. 

 

 

 Kann meine Rechnung vor dem eingeplanten Rechnungstellungsdatum geschickt werden? Kann ich noch vor der Rechnungstellung Änderungen anfragen? 

 Rechnungsentwürfe werden im Smart Portal 7 Tage vor Rechnungsdatum basierend auf deinem Auftrag erstellt. Du erhältst dazu eine E-Mail und kannst den Rechnungsentwurf auch schon vorher an deine Kund*in senden. Klicke dazu auf den gewünschten Rechnungsentwurf, prüfe, ob alles in Ordnung ist und klicke auf  "Speichern und senden" , um die Rechnung an deine Kund*innen selbständig zu versenden. Wenn du nichts unternimmst, wird die Rechnung wie vereinbart von Smart zum geplanten Rechnungsdatum versandt. 

 Falls Änderungen gemacht werden müssen, kannst du "Änderungen beantragen" auswählen und uns im Feld "Begründung" die gewünschten Anpassungen mitteilen. Wir übernehmen die Korrekturen und die Rechnungstellung.