Du stellst einen Auftrag an Smart mit allen nötigen Informationen, um eine Rechnung auszustellen. Nach der Prüfung durch unser Team wird der Auftrag bestätigt und eine Rechnung ausgestellt. Die Rechnung ist ein offizielles Dokument. 

Falls du die Option der Kund*innenbestätigung nutzt, kannst du den Auftrag auch als ein Angebot an deine Kund*innen nutzten.

Die Rechnung wird von Smart verschickt und sie beinhaltet alle steuerlichen Merkmale von Smart (Steuernummer, VAT-Nummer, Rechnungsadresse, Kontodaten). Alle weiteren Angaben für die Rechnung werden direkt aus deinem Auftrag im Portal übernommen. 

Seit 2025 werden die Rechnungen als elektronische Rechnung nach dem Standard der XRechnung (PDF + XML Datei) versendet. 

Mehr Infos zu den elektronischen Rechnungen findest du auf der Webseite des Bundesministeriums.

Grundsätzlich müssen aus buchhalterischen Gründen alle Rechnungen via Smart Portal gestellt werden. So landen sie auch in deinem Budget. 

Gleichzeitig ist es möglich, mit externen Plattformen zu arbeiten. Im Moment arbeiten wir mit Deel, Malt und Upwork. Es ist auch möglich, unsere Rechnungen in der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einzureichen
(https://xrechnung.bund.de).

Kontaktiere Smart, wenn du mehr Informationen über die Zusammenarbeit mit einem Plattform brauchst, oder wenn du über einen anderen Anbieter Rechnungen stellst. Wir prüfen zusammen, ob wir das in unseren Abläufe integrieren können. 

Ja, wir verschicken alle Rechnungen an dich in cc, an die Kontaktperson(en) und ggf. an die allgemeine E-Mail-Adresse der Kund*in, falls in der Datenbank angegeben.

Auch wenn die Kund*in keine Rechnung benötigt, muss Smart aus buchhalterischen Gründen immer eine Rechnung erstellen.

Falls die Kund*in uns das Geld ohne Rechnung überweist, erstelle bitte nach dem Geldeingang einen Auftrag im Portal und vermerke unter „Besondere Vereinbarung“, dass die Rechnung nicht an die Kund*in geschickt werden soll, sondern nur intern gestellt wird. Du kannst dort ebenfalls vermerken, dass die Rechnung bereits beglichen ist.

Zusätzlich trage für diese Kund*in im Kund*innenprofil deine eigene E-Mail-Adresse ein. Dann erhältst du die Rechnung in CC. Das Gleiche gilt für das Feld „Kontaktperson“.

Bitte beachte: Es ist daher immer notwendig, dass du einen Auftrag über das Smart Portal erstellst – auch wenn die Kund*in keine Rechnung benötigt. Andernfalls wird der Betrag nicht in deinem Budget angezeigt.

Alle Rechnungen werden zweisprachig auf Deutsch und Englisch ausgestellt. Fülle bitte die Felder im Auftrag daher entweder auf Deutsch oder auf Englisch aus.

Nein, wir benutzen ein Standard-Layout. 

Über die Leiste mit den Stati deiner Auftragsbearbeitung im Smart Portal und in deiner Budgetübersicht auf der Plattform mein.Smart.

Es ist möglich, einen separaten, zusätzlichen Vertrag mit weiteren Details zum Auftrag zu haben. Vertragspartner*in bei weiteren Verträgen muss SMartDe eG, vertreten von: „Dein Name“, Franz-Mehring-Platz 1, 10243 Berlin sein – Du unterschreibst also auch zusätzliche Verträge als Vertreter*in der Genossenschaft. Smart benötigt auf jeden Fall eine Kopie – reiche diese bitte im Zuge der Auftragserstellung über das Portal ein.

Ja, lade im Augftragsformular oder im Rechnungsentwurf die gewünschten Dateien hoch und diese werden bei Rechnungsversand mit deiner Rechnung per E-Mail zugestellt.

Rechnungsentwürfe werden im Smart Portal 7 Tage vor Rechnungsdatum basierend auf deinem Auftrag erstellt. Du erhältst dazu eine E-Mail und kannst den Rechnungsentwurf auch schon vorher an deine Kund*in senden. Klicke dazu auf den gewünschten Rechnungsentwurf, prüfe, ob alles in Ordnung ist und klicke auf "Speichern und senden", um die Rechnung an deine Kund*innen selbständig zu versenden. Wenn du nichts unternimmst, wird die Rechnung wie vereinbart von Smart zum geplanten Rechnungsdatum versandt.

Falls Änderungen gemacht werden müssen, kannst du "Änderungen beantragen" auswählen und uns im Feld "Begründung" die gewünschten Anpassungen mitteilen. Wir übernehmen die Korrekturen und die Rechnungstellung.

Weil Smart umsatzsteuerpflichtig ist und die Rechnung über Smart gestellt wird und nicht mit deiner privaten Steuernummer.

Smart ist umsatzsteuerpflichtig. Ob eine Leistung mit dem regulären Umsatzsteuersatz (19%) oder dem ermäßigten Umsatzsteuersatz (7 %) gestellt wird, wird vom Umsatzsteuergesetz definiert. Am Ende der Auftragserstellung im Smart Portal wird dir angezeigt, welcher Steuersatz für deine Leistung fällt.

Leistungen mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz (7 %) sind z. B.:

• Rechteübertragung (Nutzungsrechte, Lizenzgebühren…)

• Eintrittskarten für Theater, Konzerte, Museen
• Die den Theatervorführungen und Konzerten vergleichbare Darbietungen ausübender Künstler*innen (§ 12 Abs. 2 Nr. 7a UStG) 

Bei bestimmten Lehrtätigkeiten kann Smart die Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen. Die Abrechnung muss dann über das Smart Bildungswerk laufen und du musst von Smart Bildungswerk angestellt sein.

Ist die Kund*in eine Unternehmer*in im EU-Ausland mit einer internationalen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr., „international VAT ID number“), wird die Rechnung ohne Umsatzsteuer gestellt (Prinzip der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, „Reverse Charge“). Hat die Kund*in keine internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wird davon ausgegangen, dass sie keine Unternehmer*in ist, sondern eine Privatperson ist – die Rechnung wird folglich mit deutscher Umsatzsteuer gestellt. 

Ist die Kund*in eine Unternehmer*in im nicht-EU-Ausland, wird die Rechnung in der Regel auch ohne Umsatzsteuer gestellt. In diesem Fall brauchen wir keine USt.-ID-Nr. des Kunden. 

Ist die Kund*in eine Privatperson im Ausland, muss geprüft werden, ob Smart die Leistung in Rechnung stellen kann. Bestimmte Leistungen an Privatpersonen können nicht von Smart in Rechnung gestellt werden, wenn die Leistungen tatsächlich im Ausland erbracht werden. Dies betrifft zum Beispiel künstlerische Leistungen und Unterrichtsleistungen, die physisch im Ausland erbracht oder online im Ausland empfangen werden.

Eine Stadtführung gilt als sogenannte sonstige Leistung im Zusammenhang mit Grundstücken bzw. einem bestimmten Ort (§ 3a Abs. 3 Nr. 3a UStG). Da eine Führung ja an einem konkreten Ort  stattfindet, ist der Leistungsort immer dort, wo die Leistung ausgeführt wird. Egal, ob dein Auftraggeber aus der EU oder aus Deutschland kommt, die Leistung ist ortgebunden und wird in dem Land besteuert, wo sie durchgeführt wird.

Wo ist der Leistungsort?

• Leistungsort ist Deutschland: deutsche Umsatzsteuerpflicht. Die Stadtführung fällt unter die normalen Regelungen. Es gilt der reguläre Steuersatz von 19 %. 

  Du brauchst keine ausländische USt-ID deines Kunden anzugeben, weil Reverse-Charge hier nicht greift.

  Optional kannst du noch einen Hinweis wie diesen auf der Rechnung ergänzen: „Leistungsort gemäß § 3a Abs. 3 Nr. 3a UStG ist Deutschland. Es handelt sich um eine in Deutschland steuerpflichtige Leistung.“

   

• Leistungsort ist in der EU:  Die Leistung ist in dem jeweiligen EU-Land umsatzsteuerpflichtig, wo die Leistung erbracht wird. Führst du zum Beispiel eine Stadtsführung in Paris durch, wird die Rechnung mit französischer Umsatzsteuer gestellt. 

   

• Leistungsort ist im Drittland: Die Leistung ist außerhalb des deutschen Umsatzsteuerrechts. Die Rechnung wird also ohne Umsatzsteuer gestellt. 

Auf der Rechnung, die die Kund*in von Smart bekommt, steht die Bankverbindung von Smart, wo das Geld überwiesen werden soll.

Bitte beachte, dass eventuell anfallende Bankgebühren von den Kund*innen zu tragen sind. Dieser Hinweis steht auch auf allen Rechnungen die wir verschicken.

In manchen Fällen werden die Gebühren jedoch Smart in Rechnung gestellt, sodass der Zahlungseingang geringer ausfällt als der in Rechnung gestellte Betrag. Im Budget wird dann der tatsächlich eingegangene Betrag abzüglich der Gebühren vermerkt.

Falls du dir zusätzlich eine aktive Kommunikation mit den Kund*innen dazu wünschst, informiere bitte Smart über clients@smartde.coop, damit wir deine Kund*innen direkt darauf hinweisen können.

Wenn du einen Auftrag in einer anderen Währung erstellst (z. B. USD, CHF, PLN o. a.), wird der Auftrag im Budget zum Wechselkurs des Auftragsdatums in Euro geplant.

Durch Schwankungen des Wechselkurses kann es zu Differenzen zwischen dem Euro-Wert der Rechnung am Tag der Auftragserstellung und dem tatsächlichen Euro-Betrag am Tag der Bezahlung kommen. Im Budget wird letztendlich der tatsächlich eingegangene Betrag in Euro gutgeschrieben.