Du stellst einen Auftrag an Smart mit allen nötigen Informationen, um eine Rechnung auszustellen. Nach der Prüfung durch unser Team wird der Auftrag bestätigt und eine Rechnung ausgestellt. Die Rechnung ist ein offizielles Dokument. 

Falls du Kund*innenbestätigung nutzt, kannst du den Auftrag auch als ein Angebot an deine Kund*innen nutzten.

Die Rechnung wird von Smart verschickt und es werden alle steuerlichen Merkmale von Smart angegeben (Steuernummer, VAT-Nummer, Rechnungsadresse, Kontodaten). Alle weiteren Angaben für die Rechnung werden direkt aus deinem Auftrag im Portal übernommen. 

Ab 2025 werden die Rechnungen als elektronische Rechnung nach dem Standard der XRechnung (PDF + XML Datei) versendet.

Mehr Infos zu den elektronischen Rechnungen findest du auf der Webseite des Bundesministeriums.

Grundsätzlich müssen aus buchhalterischen Gründen alle Rechnungen via Smart Portal gestellt werden. So landen sie auch in deinem Budget. 

Gleichzeitig ist es möglich, mit externen Plattformen zu arbeiten. Im Moment arbeiten wir mit deel und Upwork. Es ist auch möglich, unsere Rechnungen in der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einzureichen
(https://xrechnung.bund.de).

Kontaktiere Smart, wenn du mehr Informationen über die Zusammenarbeiten mit dem jeweiligen Plattform brauchst, oder wenn du über einen anderen Anbieter Rechnungen stellst. Wir prüfen zusammen, ob wir das in unsere Abläufe integrieren können. 

Ja, wir verschicken alle Rechnungen an dich in cc, an die Kontaktperson für den Auftrag und ggf. an die allgemeine E-Mail-Adresse der Kund*in, falls in der Datenbank angegeben.

Auch wenn die Kund*in keine Rechnung benötigt, muss Smart aus buchhalterischen Gründen immer eine Rechnung stellen.

Falls die Kund*in uns das Geld ohne Rechnung überweist, erstelle bitte nach dem Geldeingang einen Auftrag im Portal und vermerke unter 'Besondere Vereinbarung', dass die Rechnung nicht an die Kund*in geschickt werden soll und nur intern gestellt wird. Du kannst dort ebenfalls vermerken, dass die Rechnung bereits beglichen ist. 

Zusätzlich schreibe für diese Kund*in im Kund*innenprofil deine eigene E-Mail-Adresse. Dann bekommst du die Rechnung in cc. Das gleiche gilt für das Feld 'Kontaktperson'.

Bitte beachte: Es ist also notwendig, dass du immer einen Auftrag via Smart Portal erstellst, auch wenn die Kund*in keine Rechnung benötigt. Ansonsten wird der Betrag nicht in deinem Budget erscheinen.

Alle Rechnungen werden zweisprachig auf Deutsch und Englisch ausgestellt. Fülle bitte die Felder im Auftrag daher entweder auf Deutsch oder auf Englisch.

Nein, wir benutzen ein Standard-Layout. 

Über die Leiste mit den Stati deiner Auftragsbearbeitung im Smart Portal und in deiner Budgetübersicht auf der Plattform mein.Smart.

Es ist möglich, einen separaten, zusätzlichen Vertrag mit weiteren Details zum Auftrag zu haben. Vertragspartner*in bei weiteren Verträgen muss SMartDe eG, vertreten von: „Dein Name“, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin sein – Du unterschreibst also auch zusätzliche Verträge als Vertreter*in der Genossenschaft. Smart benötigt auf jeden Fall eine Kopie – reiche diese bitte im Zuge der Auftragserstellung über das Portal ein.

Nein, das ist leider nicht möglich. Du bekommst aber die Rechnung auch in cc und kannst dann deinen Kund*innen die zusätzlichen Dokumente selber weiterleiten.

Es gibt auch die Möglichkeit, bereits für die Kund*innenbestätigung Dateien hochzuladen. Diese können in dem Bestätigungslink von deinen Kund*innen abgerufen und hochgeladen werden. Bitte beachte, dass die Dateien nach der Bestätigung nicht mehr verfügbar sind, weil der Link erlischt. Sie sollen also ggf. hochgeladen werden. 

Rechnungsentwürfe werden im Smart Portal 7 Tage vor Rechnungsdatum basierend auf deinem Auftrag erstellt. Du erhältst dazu eine E-Mail und kannst den Rechnungsentwurf auch schon vorher an deine Kund*in senden. Klicke dazu auf den gewünschten Rechnungsentwurf, prüfe, ob alles in Ordnung ist und klicke auf "Speichern und senden", um die Rechnung an deine Kund*innen selbständig zu versenden. Wenn du nichts unternimmst wird die Rechnung wie vereinbart von Smart zum geplanten Rechnungsdatum versandt.

Falls Änderungen gemacht werden müssen, kannst du "Änderungen beantragen" auswählen und uns im Feld "Begründung" die gewünschten Anpassungen mitteilen. Wir übernehmen die Korrekturen und die Rechnungstellung.

Weil Smart umsatzsteuerpflichtig ist und die Rechnung über Smart gestellt wird und nicht mit deiner privaten Steuernummer.

Smart ist umsatzsteuerpflichtig. Ob eine Leistung mit dem regulären Umsatzsteuersatz (19%) oder dem ermäßigten Umsatzsteuersatz (7 %) gestellt wird, wird vom Umsatzsteuergesetz definiert. Am Ende der Auftragserstellung im Smart Portal wird dir angezeigt, welcher Steuersatz für deine Leistung fällt.

Leistungen mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz (7 %) sind z. B.:

• Rechteübertragung (Nutzungsrechte, Lizenzgebühren…)

• Eintrittskarten für Theater, Konzerte, Museen
• Die den Theatervorführungen und Konzerten vergleichbare Darbietungen ausübender Künstler*innen (§ 12 Abs. 2 Nr. 7a UStG) 

Bei bestimmten Lehrtätigkeiten kann Smart die Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen. Die Abrechnung muss dann über das Smart Bildungswerk laufen und du musst von Smart Bildungswerk angestellt sein.

Ist die Kund*in eine Unternehmer*in im EU-Ausland mit einer internationalen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr., „international VAT ID number“), wird die Rechnung ohne Umsatzsteuer gestellt (Prinzip der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, „Reverse Charge“). Hat die Kund*in keine internationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wird davon ausgegangen, dass sie keine Unternehmer*in ist, sondern eine Privatperson ist – die Rechnung wird folglich mit deutscher Umsatzsteuer gestellt. 

Ist die Kund*in eine Unternehmer*in im nicht-EU-Ausland, wird die Rechnung in der Regel auch ohne Umsatzsteuer gestellt. In diesem Fall brauchen wir keine USt.-ID-Nr. des Kunden. 

Ist die Kund*in eine Privatperson im Ausland, muss geprüft werden, ob Smart die Leistung in Rechnung stellen kann. Bestimmte Leistungen an Privatpersonen können nicht von Smart in Rechnung gestellt werden, wenn die Leistungen tatsächlich im Ausland erbracht werden. Dies betrifft zum Beispiel künstlerische Leistungen und Unterrichtsleistungen, die physisch im Ausland erbracht oder online im Ausland empfangen werden.

Auf der Rechnung, die die Kund*in von Smart bekommt, steht die Bankverbindung von Smart, wo das Geld überwiesen werden soll.

In Ausnahmefällen sind aber auch Zahlungen über PayPal und Wise möglich. Bitte beachte, dass hier häufig hohe Gebühren entstehen, die von den Kund*innen getragen werden sollten.

Bitte beachte, dass die eventuell anfallende Bankgebühren von Kund*innen zu tragen sind. Dieser Vermerk steht auch auf allen Rechnungen, die wir schicken. In manchen Fällen gehen die Gebühren zu Lasten von Smart und die Zahlung ist dass geringer als der Betrag der in Rechnung gestellt wird. Auf dem Budget wird dann der Zahlungseingang abzüglich der Gebühren vermerkt.

Falls du dir zusätzlich eine aktive Kommunikation an die Kund*innen dazu wünschst, informiere bitte Smart via clients@smartde.coop, sodass wir deine Kund*innen direkt ansprechen können. 

Wenn du einen Auftrag in einer anderen Währung erstellst (zB: USD, CHF, PLN o.a.) wird der Auftrag in € zum Kurs des Auftragsdatums im Budget geplant. Es kann zu Differenzen beim €-Kurs beim Zeitpunkt des Auftrags Wert der Rechnung am Tag der Erstellung und am Tag der Bezahlung kommen. Auf dem Budget wird der tatsächlich eingegangene Betrag in € gutgeschrieben.