Deine Anstellung

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• Änderungen beantragen
• Anstellung beenden

Fristen

Hier findest du alle anstellungsrelevante Fristen und Termine

neue Anstellung / Anstellungsänderungen beantragen	bis Ende des Vormonats
Anmeldung Jobticket	bis zum 1. des Vormonats
Anmeldung Urban Sports Club	1. des laufenden Monats (rückwirkend bis zum 20.) oder 1. des Folgemonats *
Gehalt-Auszahlung	am 28. des laufenden Monats
Einreichen von Auslagenerstattungen und Reisekosten aus dem Vorjahr	bis Ende Februar des laufenden Jahres
Kündigung des Arbeitsvertrages	zwei Wochen vor Ende der Anstellung **

• * Falls du im laufenden Monats starten willst, ist keine Rückerstattung für Teil des Monats möglich. Mehr Infos unter Urban Sports Club. 
• ** Teile uns so schnell wie möglich mit, falls du deine Anstellung beenden möchtest und dein Budget auch auszahlen lassen willst. In dem Fall brauchen wir ggf. mehr Zeit, um deine Situation zu besprechen und entsprechende Kalkulationen zu machen. 

Vor der Anstellung

Anstellungsbedingungen

Für eine Anstellung bei Smart erhältst du einen Anstellungsvertrag. Voraussetzung dafür sind die Mitgliedschaft in der Genossenschaft und Aufträge, die deine Anstellungskosten decken. Natürlich müssen auch formale arbeitsrechtliche Bedingungen erfüllt sein. 

Deine Mitgliedschaft bei Smart bedeutet nicht, dass du automatisch bei Smart angestellt bist. Du musst Smart aktiv über dein Anstellungswunsch informieren und Aufträge einreichen. Deine Anstellung ist erst bestätigt, wenn du den Arbeitsvertrag von uns per E-Mail erhalten hast und dann im Anschluss diesen Vertrag unterschrieben an uns per E-Mail zurückschickst.

Voraussetzungen für die Anstellung

• Gewöhnlicher Wohnsitz in Deutschland
• Es müssen Aufträge vorhanden sein, die von Smart in Rechnung gestellt werden können.
• Für eine sozialversicherungspflichtige Anstellung müssen deine Einnahmen mindestens 760 € netto im Schnitt pro Monat betragen.
• Die Standard-Mindestlaufzeit eines Vertrags ist vier Monate.
• Um über eine Anstellung bei Smart krankenversichert zu sein, muss der Anteil des Einkommens aus der Anstellung bei Smart den Hauptteil des Gesamteinkommens betragen (bei gleichzeitiger selbstständigen Tätigkeit)
• Nicht-EU-Staatsangehörige müssen eine gültige Aufenthaltserlaubnis haben, die eine Beschäftigung (Erwerbstätigkeit) erlaubt.
• Ein Arbeitsvertrag kann jeweils am 1. Tag eines Monats beginnen.

Frist beachten
Jede Anfrage bezüglich eines Arbeitsvertrags für den Folgemonat muss bei uns spätestens am letzten Tag des vorherigen Monats kommuniziert werden. Wenn du z. B. dein Gehalt für Februar ändern willst, musst du uns bis zum 31. Januar Bescheid geben! 

Anstellung im Smart Portal beantragen

Du möchtest bei Smart angestellt sein und hast bereits Aufträge? Dann stelle im Smart Portal eine neue Anstellungsanfrage.

Du hast bereits einen laufenden Arbeitsvertrag und willst eine Änderung oder Verlängerung beantragen? Dann lies weiter hier.

1.  Wähle das Budget aus dem deine Anstellung stattfinden soll. HIer kannst du zwischen der Smart Genossenschaft und dem Smart Bildungswerk wählen, je nach dem welche Aufträge du mit Smart realisierst.

Dein Budget wird erst generiert nachdem dein erster Auftrag von Smart bestätigt wurde. Erst dann ist es möglich, eine Anstellungsanfrage zu schicken. Hier findest du mehr über Auftragserstellung.

Smart eG und Smart Bildungswerk sind zwei getrennte juristische Personen. Aufträge, die über einen Rechtsträger abgewickelt werden, können nur für eine Beschäftigung bei diesem Unternehmen verwendet werden. Wenn du einige Aufträge über die Smart eG und andere über das Smart Bildungswerk abwickelst, kannst du zwei getrennte Arbeitsverträge beantragen, um die beiden verfügbaren Budgets sich auszahlen zu lassen.

2. Wähle Beginn und Ende der Anstellung

3. Beschreibe die Berufsbezeichnung, wie sie in deinem Arbeitsvertrag stehen soll.

4. Wähle eine Dienstleistungskategorie, die deinem Beruf am nächsten kommt.

5. Wähle eine Anstellungskategorie. Hier siehst Du den Namen der Anstellungskategorie und die ungefähren gesamt Anstellungskosten pro Monat.

6. Die Arbeitszeit pro Woche ist ein Maximalwert um den Mindestlohn zu gewährleisten. Achte darauf, dass du die wöchentliche Stundenzahl nicht überschreitest. Sollte deine Arbeitszeit pro Woche abweichen, kannst Du dies im Kommentar eintragen.

7. Sende deine Anstellungsanfrage ab. Du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail sobald wir deine Anfrage bearbeitet haben.

Minijobs

Für wen?

Es handelt sich um einen Minijob, wenn dein Bruttogehalt unter 538 EUR liegt (Stand 2024). Bei Smart kannst mit als Minijobber maximal 520 EUR verdienen, was der Minijob-Kategorie M10 entspricht. Die komplette Liste der Anstellungskategorien findest du hier.

Obwohl Minijobber keine sozialversicherungspflichte Abgaben haben und keine Lohnsteuer erhoben werden, entstehen trotzdem Pauschalkosten auf der Seite der Arbeitgeber, die aus deinem Budget beglichen werden. In der Tabelle der Anstellungskategorien findest du die gesamten Anstellungskosten. Mehr Infos zu den Abgaben findest in auf der Webseite der Minijob-Zentrale.

Bitte beachte, dass du mit Minijob keinen Zugang zur gesetzlichen Krankenversicherung bekommst. Minijob kann eine gute Option für dich sein falls du schon einen Sozialversicherungsstatus hast und mit Smart nebenbei Aufträge abwickelst. Das gilt z.B. für Studierende, Familienversicherte oder Angestellte.

Minijob Checkliste

Alle Minijobber müssen bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. Deshalb solltest du die Minijob-Checkliste zusätzlich ausfüllen, wenn du bei uns mit einem Minijob angestellt bist. Wir werden diese Informationen an die Minijob-Zentrale weiterleiten.

Die Checkliste auf Deutsch und Englisch sowie Anlagen dazu findest du unten:
Minijob-Checkliste (DE)
Minijob-Checkliste (EN)

Rentenbeiträge

Wenn du als Minijobber angestellt bist, kannst dich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Unter Punkt 5 solltest du angeben, ob du die Rentenbeiträge abführen möchtest oder nicht. Falls du dich dagegen entscheidest, wirst du etwas mehr Netto-Gehalt bekommen. 

Wenn du die Frage mit 'Ja' beantwortest, solltest du zusätzlich den beiliegenden Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherung ausfüllen, unterschreiben und an Smart schicken.

Wie berechnen sich Rentenbeiträge auf der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite?
Der Mindestbeitrag zur Rentenversicherung beträgt insgesamt 32,55 EUR. Der Anteil des Arbeitgebers (also der Unterschied zwischen deinem Bruttogehalt und den Anstellungskosten) beträgt 15%.
Beispiel: Bei einem Gehalt von 100 EUR entspricht der Arbeitgeberanteil 15 EUR. Der Rest (17,55 EUR) wird dann vom Arbeitnehmerbrutto abgezogen. Bei einem Gehalt von 165 EUR beträgt der Arbeitgeberanteil 24,75 EUR, während der Arbeitnehmeranteil dann nur noch 7,80 EUR beträgt.

Anstellungskategorien

Anstellungskategorien Smart Genossenschaft

Hier findest du die Gehaltskategorien, die für den Anstellungsvertrag bei der Smart Genossenschaft gewählt werden können. Solltest du beim Smart Bildungswerk angestellt werden, findest du hier die Anstellungskategorien des Smart Bildungswerk.

*Wichtig: Alle Beträge sind gerundet in € und beziehen sich auf Berechnungen auf der folgenden Grundlage: Geltungsjahr 2024, Steuerklasse 1, ohne Kirchensteuer, ohne Kinderfreibetrag, Krankenversicherung-Beitrag 15,8% (Techniker Krankenkasse), Rentenversicherungsfreiheit bei Minijob.

Es kann sein, dass deine persönlichen Merkmale von dieser Berechnung abweichen, die exakten Gesamtkosten für die Anstellung werden monatlich in deinem Budget angepasst.

Im Smart Portal kann im Anstellungsformular die Anstellungskategorie ausgewählt werden. Es wird im Dropdown die Kategorie-Nummer und die Gesamtkosten inkl. aller Steuern und Abgaben für die Anstellung angezeigt. 

1. Anstellungkategorien für sozialversicherungspflichtige Anstellungen
(inkl. Kranken-, Arbeitslosen und Rentenversicherung)

Als Referenz kannst du in der untenstehenden Tabelle Informationen zu deinem Brutto-Gehalt und Arbeitszeit (diese Angaben werden in deinem Arbeitsvertrag festgehalten) sowie die erwartete Netto-Auszahlung und minimaler Netto-Umsatz, um deine Kategorie zu finanzieren.

Kategorie	Gesamtkosten inkl. aller Steuern und Abgaben eG		Arbeitnehmer*- brutto im Anstellungs- vertrag in €	Arbeitszeit / Woche im Vertrag in h		Netto-Auszahlungsbetrag auf dein Konto* in €		Benötigter monatlicher Netto-Umsatz (Gesamtkosten + Smart Gebühr) in €
1	695		540	9		537		764
2	783		615	10,5		591		860
3	870		690	12		645		956
4	957		765	13		699		1.052
5	1.030		845	14,5		756		1.132
6	1.140		920	16		810		1.253
7	1.235		1.000	17,25		867		1.357
8	1.325		1.075	18,5		921		1.456
9	1.415		1.150	20		975		1.555
10	1.505		1.228	21,25		1.031		1.654
11	1.595		1.305	22,5		1.086		1.753
12	1.685		1.380	24		1.137		1.852
13	1.775		1.460	25,25		1.183		1.951
14	1.865		1.535	26,5		1.225		2.049
15	1.960		1.615	28		1.269		2.154
16	2.050		1.690	29,25		1.311		2.253
17	2.135		1.765	30,5		1.352		2.346
18	2.235		1.845	31,75		1.395		2.456
19	2.330		1.920	33		1.434		2.560
20	2.410		1.995	34,5		1.473		2.648
21	2.460		2.075	36		1.521		2.703
22	2.595		2.150	37,25		1.565		2.852
23	2.685		2.225	28,5		1.609		2.951
24	2.782		2.305	40		1.656		3.057
25	3.010		2.495	40		1.767		3.308
26	3.237		2.685	40		1.877		3.557
27	3.472		2.880	40		1.989		3.815
28	3.700		3.070	40		2.096		4.066
29	4.165		3.455	40		2.312		4.577
30	4.635		3.840	40		2.523		5.093
31	5.575		4.625	40		2.940		6.126
32	6.420		5.330	40		3.310		7.055
33	6500		5.428	40		3.366		7.143
34	6843		5.738	40		3.558		7.520
35	7000		5.880	40		3.616		7.692
36	7500		6.332	40		3.860		8.242
37	7.864		6.677	40		4.000		8.642
38	8000		6.784	40		4.096		8.791
39	8.238		7.000	40		4.183		9.053
40	8.500		7.236	40		4.316		9.341
41	9.000		7.703	40		4.543		9.890
42	9.100		7.847	40		4.612		10.000
43	9.500		8.203	40		4.808		10.440
44	9.815		8.480	40		4.955		10.786
45	10.000		8.703	40		5.073		10.989
46	16.380		15.027	40		8.550		18.000
47	10.415		9.080	40		5.273		11.445
48	944		818	5		526		1.038
49	1.155		940	16		830		1.269
50	3.422		2.847	40		1.982		3.760
100	0		0	0		0		0

2. Anstellungskategorien für Minijobs (Anstellung ohne Kranken- und Arbeitslosenversicherung)

Die Berechnungen der Gesamtkosten basieren auf einem Minijob der von der Rentenversicherung befreit ist. Wenn keine Befreiung gewünscht ist, verringert sich der Netto-Auszahlungsbetrag. Mehr zu Befreiung und Minijobs findest du hier.

Im Smart Portal kann im Anstellungsformular die Anstellungskategorie ausgewählt werden. Es wird im Dropdown die Kategorie-Nummer und die Gesamtkosten inkl. aller Steuern und Abgaben für die Anstellung angezeigt.

Anstellungskategorien Smart Bildungswerk

Hier findest du die Gehaltskategorien für deine Anstellung beim Smart Bildungswerk, die für den Anstellungsvertrag gewählt werden können.

Wichtig: Alle Beträge sind gerundet in € und beziehen sich auf Berechnungen auf der folgenden Grundlage: Geltungsjahr 2024, Steuerklasse 1, ohne Kirchensteuer, ohne Kinderfreibetrag, Krankenversicherung-Beitrag 15,8% (Techniker Krankenkasse), Rentenversicherungsfreiheit bei Minijob.

Es kann sein, dass deine persönlichen Merkmale von dieser Berechnung abweichen, die exakten Gesamtkosten für die Anstellung werden monatlich in deinem Budget angepasst.

Im Smart Portal kann im Anstellungsformular die Anstellungskategorie ausgewählt werden. Es wird im Dropdown die Kategorie-Nummer und die Gesamtkosten inkl. aller Steuern und Abgaben für die Anstellung angezeigt.

1. Anstellungkategorien für sozialversicherungspflichtige Anstellungen
(inkl. Kranken-, Arbeitslosen und Rentenversicherung)

Als Referenz kannst du in der untenstehenden Tabelle Informationen zu deinem Brutto-Gehalt und Arbeitszeit (diese Angaben werden in deinem Arbeitsvertrag festgehalten) sowie die erwartete Netto-Auszahlung und minimaler Netto-Umsatz, um deine Kategorie zu finanzieren.

Kategorie.	Gesamtkosten inkl. aller Steuern und Abgaben BW		Arbeitnehmer*- brutto im Anstellungs- vertrag in €	Arbeitszeit / Woche  im Vertrag in h		Netto-Auszahlungsbetrag auf dein Konto in €		Benötigter monatlicher Netto-Umsatz  (Gesamtkosten + Smart Gebühr)
1	705		540	9		537		775
2	794		615	10,5		591		873
3	883		690	12		645		970
4	971		765	13		699		1.067
5	1.065		845	14,5		756		1.170
6	1.160		920	16		810		1.275
7	1.255		1.000	17,25		867		1.379
8	1.345		1.075	18,5		921		1.478
9	1.440		1.150	20		975		1.582
10	1.530		1.228	21,25		1.031		1.681
11	1.620		1.305	22,5		1.086		1.780
12	1.715		1.380	24		1.137		1.885
13	1.802		1.460	25,25		1.183		1.980
14	1.900		1.535	26,5		1.225		2.088
15	1.995		1.615	28		1.269		2.192
16	2.085		1.690	29,25		1.311		2.291
17	2.170		1.765	30,5		1.352		2.385
18	2.270		1.845	31,75		1.395		2.495
19	2.366		1.920	33		1.434		2.599
20	2.440		1.995	34,5		1.473		2.681
21	2.490		2.075	36		1.521		2.736
22	2.635		2.150	37,25		1.565		2.895
23	2.726		2.225	28,5		1.609		2.996
24	2.825		2.305	40		1.656		3.104
25	3.056		2.495	40		1.767		3.358
26	3.287		2.685	40		1.877		3.612
27	3.525		2.880	40		1.989		3.874
28	3.757		3.070	40		2.096		4.128
29	4.229		3.455	40		2.312		4.647
30	4.706		3.840	40		2.523		5.171
31	5.661		4.625	40		2.940		6.220
32	6.519		5.330	40		3.310		7.163
33	6.600		5.428	40		3.366		7.253
34	6.949		5.738	40		3.558		7.636
35	6.952		5.880	40		3.616		7.639
36	7.117		6.332	40		3.860		7.821
37	7.988		6.677	40		4.000		8.778
38	8.126		6.784	40		4.096		8.929
39	8.367		7.000	40		4.183		9.195
40	8.634		7.236	40		4.316		9.488
41	9.143		7.703	40		4.543		10.047
42	9.245		7.847	40		5.292		10.160
43	9.652		8.203	40		4.808		10.606
44	9.972		8.480	40		4.955		10.958
45	10.161		8.703	40		5.073		11.166
46	16.658		15.027	40		8.550		18.306
47	10.583		9.080	40		5.273		11.630
48	959		818	5		526		1.054
49	1.172		940	16		830		1.288
50	3.474		2.847	40		1.982		3.818
100	0		0	0		0		0

2. Anstellungskategorien für Minijobs (Anstellung ohne Kranken- und Arbeitslosenversicherung)

Die Berechnungen der Gesamtkosten basieren auf einem Minijob der von der Rentenversicherung befreit ist. Wenn keine Befreiung gewünscht ist, verringert sich der Netto-Auszahlungsbetrag. Mehr zu Befreiung und Minijobs findest du hier.

Im Smart Portal kann im Anstellungsformular die Anstellungskategorie ausgewählt werden. Es wird im Dropdown die Kategorie-Nummer und die Gesamtkosten inkl. aller Steuern und Abgaben für die Anstellung angezeigt.

Sozialabgaben und Lohnsteuer

Bei einer Anstellung (für die Dauer des Arbeitsvertrags), werden die Sozialabgaben und Lohnsteuer von deinen Einnahmen abgezogen und von der Genossenschaft abgeführt. Dabei werden sowohl der Arbeitgeber- als auch der Arbeitnehmeranteil von dem Mitglied beglichen.

Wie viel Einnahmen pro Monat in eine Anstellung investiert werden, kann anhand von Anstellungskategorien frei entschieden werden.

Die Sozialabgaben setzen sich folgendermaßen zusammen:

Gesetzliche Krankenversicherung	14,6 % plus Zusatzbeitrag
Pflegeversicherung	3,05 – 3,4 %, mit/ohne Kind
Rentenversicherung	18,6 %
Arbeitslosenversicherung	2,4 %
Zusätzliche Arbeitgeber-Kosten/Umlagen	variabel zwischen 0,5 und 3,5 %
Lohnsteuer	progressiv je nach Einkommen

Der Grundfreibetrag für Lohnsteuer ändert sich jedes Jahr und hängt von deinen persönlichen Merkmalen ab. Nutzte den Lohnsteuerrechner auf der Webseite des Bundesministeriums für Finanzen, um genau zu berechnen, wie viel Lohnsteuer du eventuell zahlst.

Anstellung verwalten

Anstellung einsehen und Dokumente finden

Liste der Anstellungen

In der Liste kannst du alle deine vergangene, laufende und angefragte Anstellungsverträge sehen.

Ansicht Anstellung und Dokumente 

Aus der Anstellungsliste kann eine Anstellung geöffnet werden. In der Übersicht wird Beginn und Ende der Anstellung, die Anstellungskategorie, der Beruf im Vertrag sowie die Wöchentliche Arbeitszeit angezeigt.

Unter Dokumente sind der aktuelle Vertrag und deine Lohnbelege sowie alle anderen dazugehörigen Unterlagen zu finden. Wähle bitte dazu eine entsprechende Kategorie:

Falls du mehrere Anstellungen bei Smart hast (z.B. bei der Smart Genossenschaft und im Smart Bildungswerk, oder du eine längere Unterbrechung zwischen zwei Anstellungen hattest, findest du die dazugehörigen Dokumente in der jeweiligen Anstellung in deiner Liste)

Dokumente

Folgende Dokumente kannst du in dieser Ansicht finden:

Arbeitsvertrag

• Nachdem du den Arbeitsvertrag unterschreibst, wird der hier erscheinen.
• Du kannst eine Vorlage einen Arbeitsvertrages bei Smart hier einsehen.

Addendum

• Änderungen zum Arbeitsvertrag

Lohnbelege

• Monatliche Lohnbelege
• Korrekturabrechnungen

Lohnbelege sind wichtige Dokumente, die immer als offizieller Beweis deiner Einnahmen dienen. Mehr zu den Lohnbelegen findest du hier.

Achtung: Momentan findest du deine Lohnbelege vorübergehend noch in mein.Smart. Sie werden aber in der Zukunft auch im Portal für dich gespeichert.

Sonstige

• An- und Abmeldungen Sozialversicherung
  
• Arbeits- und Entgeltbestätigungen
  
• Krankmeldungen
• Sonstige Dokumente

Änderungen beantragen

Falls du Änderungen zu deiner Anstellung vornehmen möchtest, kannst du diese in der jeweiligen Anstellungsansicht über den Button "Änderung beantragen" tun.

Klicke das Häkchen vor der jeweiligen Änderungsart, um die gewünschten Daten einzutragen. Zuletzt musst das Formular über den Button "Senden" an Smart übermitteln. Wird die Änderung genehmigt, dann erhältst du mit der nächsten monatlichen Lohnabrechnung auch einen aktuellen Lohnbeleg, mit den entsprechenden Änderungen. Der Lohnbeleg gilt als zugestellt, wenn er im Portal hochgeladen wird. In deiner Budgetübersicht kannst du die angepassten Änderungen sofort nach Bestätigung einsehen.

Änderungsmöglichkeiten:

Anstellung verlängern oder Enddatum ändern

 

Anstellungskategorie ändern

Wenn du die Kategorie ausgewählt hast, schreibe bitte in das Kommentarfeld ab wann du diese Änderung einführen möchtest. Bitte beachte, dass Änderungen für den Folgemonat nur bis Ende des Vormonats möglich sind. 

Die Anstellungskategorien findest du hier: Anstellungskategorien

Unterbrechung hinzufügen

Bitte lade entsprechend einen Nachweis für die Unterbrechung hoch.

Mehr Informationen zu den einzelnen Unterbrechungen findest du im ABC der Anstellung.

Sonderzahlung hinzufügen

Eine Sonderzahlung wird mit der nächsten Lohnabrechnung ausgezahlt, sofern genug Budget verfügbar ist.

Wenn du Sachbezug wählst (zB. als Urban Sports Mitgliedschaft oder Deutschlandticket, dann schreibe in den Kommentar ab wann der Sachbezug abgerechnet werden soll. Mehr Infos zu den Sonderzahlungen findest du hier.

Anfrage Korrektur eines Vormonats

 

Anstellung beenden

Wenn du deinen Vertrag kündigen willst (zum Beispiel, weil kein Budget vorhanden ist oder du eine andere Beschäftigung hast), wird eine formelle Kündigung mit folgenden Angaben benötigt:

• Datum des Schreibens (mindestens zwei Wochen vor Ende des gewünschten Vertragsendes)
• Satz „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum Datum“ (Datum: der letzte Tag des letzten Anstellungsmonats)
• Deine Meldeadresse, Vor- und Nachname und Mitgliedsnummer
• Adresse der Genossenschaft: SMartDe eG, Wilhelmstr. 150, 10963 Berlin
• Unterschrift (digital oder original)

Die Kündigung kann entweder unterschrieben im Original per Post plus zusätzlich per E-Mail oder nur per E-Mail bei uns eingehen. Das Datum der Kündigung muss vor dem gewünschten Kündigungsdatum sein.

Beispiel: Der Arbeitsvertrag läuft bis zum 31. März. Der Arbeitsvertrag soll im Februar beendet sein. Die Kündigung muss zwei Wochen vor dem 1. Februar eingereicht werden. Wenn dein Beschäftigungsverhältnis bei Smart endet, musst du dich selbst darum kümmern, weiterhin krankenversichert zu sein. Bei Fragen kannst du uns natürlich kontaktieren.

Du hast keine neuen Aufträge? Sprich uns an, wir versuchen eine individuelle Lösung zu finden. Wir können z.B. dein Gehalt reduzieren oder einen unbezahlten Urlaub anbieten.

Du hast noch Budget nach Auszahlung des letzten Gehaltes? Sprich uns rechtzeitig an, falls du dir am Ende der Anstellung dein ganzes Budget auszahlen lassen möchtest.

Die Kündigung des Arbeitsvertrages bedeutet nicht die Kündigung deiner Mitgliedschaft bei Smart. Wir empfehlen, deine Mitgliedschaft in der Genossenschaft zu behalten, sodass du deine Anstellung flexibel wieder anfangen kannst, wenn du es brauchst.