Das ABC der Anstellung

Sämtliche Fragen und Antworten rund um die Anstellung

Arbeitslosengeld

Du beziehst Arbeitslosengeld und möchtest mit Smart arbeiten?

Die Abwicklung deiner Aufträge über Smart ist auch bei gleichzeitigem Bezug von Arbeitslosengeld begrenzt möglich. Allerdings müssen die Regeln bezüglich des erlaubten Nebeneinkommens berücksichtigt werden. Wenn regelmäßig mehr als 15 Wochenstunden gearbeitet werden, kann kein Arbeitslosengeld mehr bezogen werden. Die Bundesagentur für Arbeit hat wichtige Informationen in einem Merkblatt zusammengefasst.

Du kannst bei Smart bis 165 EUR über ein Minijob verdienen, ohne dass du eine Kürzung von deinem ALG1 bekommst, bzw. bis 100 EUR bei Bezug von Bürgergeld. 

Du hast einen Auftrag geplant die die Summe des Freibetrags überschreitet? Dann kannst du dich für die Dauer des Leistungszeitraums bei der AfA abmelden und für diese Periode bei Smart mit einem höheren Gehalt angestellt sein. Es ist auch möglich, dass du in immer noch Arbeitslosengeld beziehst, dir aber die Sozialleistung gekürzt wird. Es besteht immer Meldepflicht bei Nebentätigkeiten bei der Agentur für Arbeit.

Bei gleichzeitigem Bezug von Arbeitslosengeld muss dein Budget immer entsprechend ausbezahlt werden, d.h. du darfst deinen Budget nicht 'bunkern' und höhere Rechnung stellen, dir aber nur einen Minijob auszahlen lassen.

Du solltest uns sofort informieren, sobald du Arbeitslosengeld oder Bürgergeld empfängst. Wir können dann ggf. eine Beratung vereinbaren.

Deine Anstellung mit Smart endet und du möchtest Arbeitslosengeld I beantragen?
Falls du in den letzten 5 Jahren 12 Monate angestellt warst, kannst du Arbeitslosengeld I beantragen.
Die Arbeitslosenmeldung erfolgt nicht automatisch, nachdem dein Vertrag endet. Du solltest dich 3 Monate vor dem Ende deiner Anstellung persönlich bei der Arbeitsagentur melden. Siehe die Webseite der Arbeitsagentur.
Nachdem du die Anstellung bei Smart beendest und dich arbeitslos gemeldet hast, übermitteln wir die Arbeitsbescheinigung an die Arbeitsagentur.

Informiere uns bitte immer aktiv, dass du die Arbeitsbescheinigung brauchst.

Elternzeit

Was ist Elternzeit?

Elternzeit ist eine unbezahlte Auszeit vom Berufsleben für Mütter und Väter, die ihr Kind selbst betreuen und erziehen. Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer kannst du Elternzeit von Smart verlangen. Während der Elternzeit muss Smart dich pro Kind bis zu 3 Jahre von der Arbeit freistellen. In dieser Zeit musst du aber nicht arbeiten und erhältst keinen Lohn. Zum Ausgleich kannst du zum Beispiel Elterngeld beantragen.

Gut zu wissen:

Achtung! Während der Elternzeit bist du entweder gar nicht erwerbstätig oder höchstens 30 Stunden pro Woche (Teilzeit während der Elternzeit).

Elternzeit und Smart

Die wichtigsten Informationen:

Elternzeit anmelden

Lohndateien

Wenn du über Smart angestellt bist, bekommst du am Anfang des Folgemonats eine automatisch generierte Entgeltabrechnung („Lohnzettel“, „Lohnbeleg“) von Smart. 
In der Entgeltabrechnung sind alle Informationen zu deiner Anstellung zusammengefasst.

Die Entgeltabrechnung ist ein wichtiges Dokument und ein offizieller Nachweis deiner Einnahmen.
Die Monatsabrechnungen werden für dich in deiner persönlichen Cloud Mein.Smart hochgeladen und zusätzlich monatlich per E-Mail geschickt.

Lohnbeleg

Auf dem Lohnbeleg sind nur die Arbeitnehmer-Anteile zur Sozialversicherung zu sehen (50 %). Wenn du über Smart angestellt bist, musst du auch den Arbeitgeber-Anteil (die anderen 50 %) aus deinem Budget zahlen. Dies wird in der Entgeltabrechnung aber nicht aufgelistet.

Lohnabrechnung MUSTER_DE.PNG

Lohnsteuerbescheinigung

Ein Jahresnachweis über dein Einkommen ist die Lohnsteuerbescheinigung, die meistens am Anfang des Folgejahres erstellt wird. Diesen Nachweis brauchst du für deine Steuererklärung. Diese findest du auch in Mein.Smart.

Bitte beachte, dass keine Lohnsteuerbescheinigung für Minijobber erstellt wird, da diese Arbeitnehmer*innen nicht sozialversicherungspflichtig sind. 

SV-Meldebescheinigung

 

 

Sozialversicherungsabgaben

In der Zeile Sozialversicherung sind die Arbeitnehmer-Anteile für die Kranken-, Pflege-, Renten-, und Arbeitslosenversicherung zusammengefasst.

Die jeweiligen Anteile sind in dem Kasten links unten noch einmal separat aufgeschlüsselt:
LSt = Lohnsteuer
SoliZ = Solidaritätszuschlag
KiSt = Kirchensteuer
Kammer = Kammerbeitrag (nur für bestimmte Berufsgruppen und für die Angestellten des Bildungswerks)
SV = Sozialversicherung
SV-Brutto = der Betrag, der die Grundlage für die Bemessung der Sozialabgaben ist
KV = der Beitrag zur Krankenversicherung + Zusatzbeitrag der Krankenkasse
RV = der Beitrag zur Rentenversicherung
AV = der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung
PV = der Beitrag zur Pflegeversicherung (Versicherte mit Kindern zahlen 3,05 %, kinderlose Versicherte zahlen 3,05 + 0,35 = 3,4 %)

Auf dem Lohnbeleg sind nur die Arbeitnehmer-Anteile zur Sozialversicherung zu sehen (50 %). Wenn du über Smart angestellt bist, musst du auch den Arbeitgeber-Anteil (die anderen 50 %) aus deinem Budget zahlen. Dies wird in der Entgeltabrechnung aber nicht aufgelistet.


Entsendung

Wenn du einen Auftrag über Smart abrechnet und diesen Auftrag ganz oder teilweise außerhalb Deutschlands ausführt, solltest du dies Smart 10 Tage vor dem Auslandsaufenthalt mitteilen. Dies gilt auch für Home Office im Ausland („Workation“).

Fülle dafür bitte das Entsendungs-Formular aus. Unser Lohnbüro kümmert sich dann um das A1-Formular.

Für vorübergehende Arbeitsaufenthalte im Rahmen der Anstellung bei Smart in der EU, den EWR-Staaten (Island, Norwegen, Liechtenstein), der Schweiz sowie dem Vereinigten Königreich muss Smart dich entsenden und die A1-Bescheinigung als Bestätigung für die Entsendung vor dem Arbeitsaufenthalt beantragen. Es kann sein, dass die A1-Bescheinigung im Ausland geprüft wird.

Die A1-Bescheinigung ist eine Bestätigung, dass du in Deutschland versichert bist und dass das Land, in dem du befristet arbeitest, keine zusätzlichen Sozialversicherungsabgaben von deinem Honorar abziehen darf.
Bei regelmäßigen Tätigkeiten am gleichen Ort kann auch ein A1-Formular mit einer längeren Gültigkeit ausgestellt werden, allerdings nur für den Zeitraum des Smart-Arbeitsvertrages.

Das Entsendeverfahren ist nicht möglich für:

Wenn Du in einem Land außerhalb der EU, der Schweiz oder der EWR-Staaten zeitlich befristet tätig sein wirst, kann es sein, dass dieses Land mit Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat. Wenn das der Fall ist, kann Smart dich ebenfalls entsenden und du kannst damit doppelte Versicherungszahlungen vermeiden. Kontaktiere uns bitte in diesem Fall.

Fristen

Hier findest du alle anstellungsrelevante Fristen und Termine
neue Anstellung / Anstellungsänderungen beantragen bis Ende des Vormonats
Anmeldung Jobticket bis zum 1. des Vormonats
Anmeldung Urban Sports Club 1. des laufenden Monats (rückwirkend bis zum 20.) oder 1. des Folgemonats *
Gehalt-Auszahlung am 28. des laufenden Monats
Einreichen von Auslagenerstattungen und Reisekosten aus dem Vorjahr bis Ende Februar des laufenden Jahres
Kündigung des Arbeitsvertrages zwei Wochen vor Ende der Anstellung **

Inflationsausgleichprämie (IAP)

Was ist das?

Die Inflationsausgleichsprämie (IAP) kann bis zum 31. Dezember 2024 von Arbeitgeber an die Arbeitnehmer ausbezahlt werden. Es handelt sich um eine Summe von bis zu 3.000 Euro, die steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zum Lohn ausbezahlt werden kann. Die Auszahlung kann entweder einmalig, oder aufgeteilt / teilweise erfolgen.

Als Angestellte*r bei Smart kannst du auch die Inflationsprämie beantragen, solange du verfügbares Budget dafür zur Verfügung hast. Du kannst also gerne ein Puffer im Budget dafür benutzten. 

Bitte beachte, dass es nicht möglich ist, deine Kategorie zu verringern, um sich die Inflationsprämie auszahlen zu lassen.

Wie geht das?

Du kannst die Auszahlung der Inflationsprämie selber im Smart Portal beantragen, indem du auf eine Änderungsanfrage an Smart schickst und eine Sonderzahlung auswählst. Mehr Infos findest du unter Änderungen beantragen.

Bitte beachte, dass die IAP immer in Verbindung mit Gehalt ausbezahlt wird, d.h. es gelten dafür die gleichen Fristen wie bei der Anstellungsanfrage (d.h. bis zum Ende des Vormonats für den Folgemonat).

Krankschreibung

Krankmeldungen werden jetzt vom Arzt elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Trotzdem bitten wir euch, eure Krankmeldungen mit Anfangs- und Enddatum an uns per Email zu schicken, da wir die Infos nicht automatisch von der Krankenkasse bekommen. Wir brauchen für die Abfrage bei der Krankenkasse einen genauen Zeitraum anzugeben, sodass der wahrheitsgemäß bestätigt wird.

Bitte beachte: Wir können keine Rechnungen stellen für den Zeitraum, in dem du krankgeschrieben warst.

Krankengeld bei Smart eG

Falls du bei der Smart eG angestellt bist und krank wirst:

Krankengeld bei Smart Bildungswerk

Die Angestellten der Smart Bildungswerk zahlen durch ihren Arbeitgeberanteil die sogenannte Umlage 1 (zwischen einem und drei Prozent je nach Krankenkasse) an die Krankenkassen und haben somit im Krankheitsfall das Recht auf die Lohnfortzahlung in Form von Krankengeld ab der ersten Woche Arbeitsunfähigkeit. Der Lohn wird demnach ab der ersten Woche von der Krankenkasse gezahlt, bei der eG erst ab der siebten Krankheitswoche. Falls Du als Angestellte*r des Bildungswerk aufgrund von Krankheit arbeitsunfähig bist und dadurch Aufträge nicht ausführen kannst, solltest Du uns per E-Mail einen Scan des ärztlichen Attests (für den Arbeitgeber) zukommen lassen.

Kinderkrankengeld

Falls Dein Kind erkrankt ist, schicke bitte uns und der Krankenkasse die Krankschreibung. Für diesem Zeitraum wird der Lohn von der Krankenkasse übernommen und dann direkt an Dich gezahlt (siehe Arbeitsvertrag § 6: (3) Ansprüche gemäß § 616 BGB auf Fortzahlung der Vergütung bei vorübergehender Verhinderung sind ausgeschlossen).


Minijob

Für wen?

Es handelt sich um einen Minijob, wenn dein Bruttogehalt unter 538 EUR liegt (Stand 2024). Bei Smart kannst mit als Minijobber maximal 520 EUR verdienen, was der Minijob-Kategorie M10 entspricht. Die komplette Liste der Anstellungskategorien findest du hier.

Obwohl Minijobber keine sozialversicherungspflichte Abgaben haben und keine Lohnsteuer erhoben werden, entstehen trotzdem Pauschalkosten auf der Seite der Arbeitgeber, die aus deinem Budget beglichen werden. In der Tabelle der Anstellungskategorien findest du die gesamten Anstellungskosten. Mehr Infos zu den Abgaben findest in auf der Webseite der Minijob-Zentrale.

Bitte beachte, dass du mit Minijob keinen Zugang zur gesetzlichen Krankenversicherung bekommst. Minijob kann eine gute Option für dich sein falls du schon einen Sozialversicherungsstatus hast und mit Smart nebenbei Aufträge abwickelst. Das gilt z.B. für Studierende, Familienversicherte oder Angestellte.

Minijob Checkliste

Alle Minijobber müssen bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden. Deshalb solltest du die Minijob-Checkliste zusätzlich ausfüllen, wenn du bei uns mit einem Minijob angestellt bist. Wir werden diese Informationen an die Minijob-Zentrale weiterleiten.

Die Checkliste auf Deutsch und Englisch sowie Anlagen dazu findest du unten:
Minijob-Checkliste (DE)
Minijob-Checkliste (EN)

Am Ende findest du auch den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherung,

Rentenbeiträge

Wenn du als Minijobber angestellt bist, kannst dich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Unter Punkt 5 solltest du angeben, ob du die Rentenbeiträge abführen möchtest oder nicht. Falls du dich dagegen entscheidest, wirst du etwas mehr Netto-Gehalt bekommen. 

Wenn du die Frage mit 'Ja' beantwortest, solltest du zusätzlich den beiliegenden Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherung ausfüllen, unterschreiben und an Smart schicken. Der Antrag ist am Ende der Minijob-Checkliste als Anlage zu finden.

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Wie berechnen sich Rentenbeiträge auf der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite?
Der Mindestbeitrag zur Rentenversicherung beträgt insgesamt 32,55 EUR. Der Anteil des Arbeitgebers (also der Unterschied zwischen deinem Bruttogehalt und den Anstellungskosten) beträgt 15%.
Beispiel: Bei einem Gehalt von 100 EUR entspricht der Arbeitgeberanteil 15 EUR. Der Rest (17,55 EUR) wird dann vom Arbeitnehmerbrutto abgezogen. Bei einem Gehalt von 165 EUR beträgt der Arbeitgeberanteil 24,75 EUR, während der Arbeitnehmeranteil dann nur noch 7,80 EUR beträgt.

Mutterschutz

Was ist Mutterschutz?

Der Mutterschutz ist ein besonderer Schutz für Frauen, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen und schwanger sind oder ein Kind stillen. Geschützt werden sowohl die Mütter als auch die Kinder, sowohl vor der Geburt als auch danach. Zum Mutterschutz gehören unter anderem

Wie lange besteht der Mutterschutz vor und nach der Geburt?

Mutterschutz beginnt 6 Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin und endet normalerweise 8 Wochen nach dem Entbindungstermin. 
Wenn Ihr Kind vor dem errechneten Termin auf die Welt kommt, dann dauert die Mutterschutzfrist insgesamt trotzdem 14 Wochen. Sie endet also nicht schon 8 Wochen nach der Geburt, sondern ein paar Tage später - so viele Tage später, wie Ihr Kind vor dem errechneten Termin auf die Welt gekommen ist.

Darf ich während des Mutterschutzes arbeiten?

Vor der Geburt darfst du weiter arbeiten, wenn du das möchtest. Bitte schicke uns eine schriftliche Bestätigung, in der du auf die 6 Wochen Mutterschutz verzichtest. 

Die Mutterschutzwochen NACH dem Entbindungstermin sind aber pflichtig und während dieser Zeit darf Smart keine Rechnungen für dich stellen. Du wirst für die zwei Monate dein Vollgehalt weiterhin bekommen und kein Budget wird dafür abgezogen.

Benötigte Unterlagen


Nebentätigkeiten

Selbständige Tätigkeit
Falls du eine eigene Steuernummer hast, kannst du neben deiner Anstellung bei Smart einen Teil deiner Leistungen selbst in Rechnung stellen.

Jahresvergleich der Einkünfte

Um weiterhin über Smart krankenversichert zu bleiben, ist es wichtig, dass du die Mehrheit deiner Aufträge über die Genossenschaft abwickelst. Wir empfehlen ein Verhältnis von mindestens 60/40. Alle deine Einkünfte werden im Jahresvergleich bewertet, wobei das durchschnittliche Bruttogehalt bei Smart dem Jahresgewinn aus der selbständigen Tätigkeit gegenübergestellt wird.

Falls dieses Verhältnis nicht eingehalten wird, kann sich dein Status ändern, und du wirst als hauptberuflich selbständig eingestuft, wodurch du selbst für deine Krankenversicherung verantwortlich bist. In diesem Fall kann es sein, dass du auch rückwirkend als freiwillig Versicherte*r Beiträge zahlen musst.

Arbeitszeit
Nicht nur die Höhe deiner Einkünfte, sondern auch die Arbeitszeit kann über deinen Versicherungsstatus entscheiden. In der Tabelle der Anstellungskategorien kannst du nachsehen, wie viele Arbeitsstunden deinem Vertrag entsprechen. Wir empfehlen, einen Vertrag mit mindestens 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche zu wählen, falls du nebenbei eigene Rechnungen stellst.

Deine Krankenkasse wird dich eventuell kontaktieren und dich zu deiner Arbeitszeit und den voraussichtlichen Einkünften aus der selbständigen Tätigkeit befragen. Falls du in diesem Zusammenhang einen Brief erhältst und Fragen hast, kannst du dich gerne an Smart wenden.

Die endgültige Entscheidung über deinen Versicherungsstatus trifft die Krankenkasse.

Wenn du nur einen Teil deiner Leistungen mit der eigenen Steuernummer in Rechnung stellst, kannst du möglicherweise weiterhin von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Die Einkommensgrenze für Kleinunternehmer ist in § 19 UStG festgelegt. Weitere Informationen findest du unter anderem hier.

Weitere Anstellung

Du kannst gleichzeitig mehrere Anstellungen haben. Kontaktiere uns am besten, damit wir dich optimal beraten können.

Je nach Höhe des Gehalts bei Smart und bei einem anderen Arbeitgeber kann sich deine Steuerklasse ändern. Falls du in beiden Jobs mehr als 538 Euro brutto verdienst, wird eine Anstellung mit Steuerklasse 6 besteuert.

Die Kombination einer Hauptanstellung (ab 538 Euro brutto) und eines Minijobs (bis 538 Euro brutto) hat keinen Einfluss auf die Steuerklasse.

Bitte informiere Smart immer, wenn du eine weitere Anstellung aufnimmst. Wichtig ist für uns zu wissen, wie hoch die Brutto-Einnahmen der anderen Anstellungen sind, nicht nur wegen der Steuerklasse aber auch wegen der Berechnung der Steuern die über uns abgeführt werden.

Studierende

Bitte denk daran, uns semesterweise deine Immatrikulationsbescheinigungen zu zuschicken, sodass wir dich weiterhin als Student*in abrechnen können.

Werkstudent*innen

Wenn du als Studierende*r nebenbei jobbst und dabei maximal bis zu 20 Stunden / Woche arbeitest, giltst du als Werkstudent*in. 

Als Student*in an einer öffentlichen anerkannten Hochschule in Deutschland hast du Zugang zur gesetzlichen studentischen Krankenversicherung. Da die Versicherung bereits über den Studierendenstatus besteht, werden die Beiträge bei Smart nicht nochmal erhoben. 

Die Berechnung deiner Sozialversicherungsbeiträge wird also etwas günstiger ausfallen, als die in der Tabelle der Anstellungskategorien zu sehen ist.

Zur Orientierung findest du unten drei Berechnungen mit der Berücksichtigung des Studierendenstatus - ohne Krankenkassen-Beiträgen. Die ausgewählten Anstellungskategorien dienen nur als Beispiel - du kannst mit einer beliebigen Kategorie angestellt werden. Deine Beiträge werden spätestens bei der Anstellung individuell berechnet. 

Berechnungsgrundlage: Geltungsjahr 2024, Steuerklasse 1, ohne Kirchensteuer, ohne Kinderfreibetrag, Krankenversicherung-Beitrag 15,8% (Techniker Krankenkasse), Anstellung bei Smart eG.

Kategorie

Gesamtkosten inkl. aller Steuern und Abgaben eG


Arbeitnehmer*- brutto im Anstellungs- vertrag in €

Arbeitszeit / Woche im Vertrag in h


Netto-Auszahlungsbetrag auf dein Konto* in €


Benötigter monatlicher Netto-Umsatz (Gesamtkosten + Smart Gebühr) in €

1

610


540

9


539


670

5

939


845

14,5


805


1.031

9

1.268


1.150

20


975


1.394

Familienversicherung

Falls du als Studierende*r unten 25 bist und nur mit einem Minijob angestellt bist, kannst du noch von der Familienversicherung profitieren. Dann wirst du bei der Versicherung deiner in Deutschland lebenden Eltern mitversichert.

Wann endet die studentische Krankenversicherung?

Falls eins davon auf dich zutrifft, wirst du als Arbeitnehmer*in bei Smart abgerechnet und es gelten die Berechnungen in der Tabelle der Anstellungskategorien.

Überprüfe deine Aufenthaltserlaubnis
Für Studierende aus Drittstatten sind oft Besonderheiten zu beachten. Falls du dich in Deutschland zum Zweck des Studiums aufhältst, kannst du ggf. die Grenze der 20 Stunden / Woche nicht überschreiten. Sonst steht dein Studium nicht im Vordergrund und der Zweck deines Aufenthaltes ändert sich.

Während der semesterfreien Zeit kannst du ggf. Vollzeit arbeiten, ohne die studentische Versicherung zu verlieren. Das gilt auch für Studierende mit einem Visum für Studienzwecke (für Letztere ist dann die Gesamtzahlt der Stunden im Jahr zu beachten!)

Urlaub

Urlaubsanspruch

Vertraglich geregelt haben alle unsere Mitglieder Anspruch auf 20 Urlaubstage (ausgehend von einer 5-Tage-Woche). Das entspricht einer gesetzlichen Regelung über Mindesturlaubsanspruch, der von den Arbeitnehrmer*innen auch pflichtig zu nehmen ist.

Als Mitglied von Smart kannst du deine Arbeitszeit flexibel gestalten. Es ist auch wichtig zu verstehen, dass du deine gesamten Anstellungskosten alleine trägst (d.h. auch das Entgelt während deinem Urlaub wird aus deinem Budget bezahlt).

Um sicher zu stellen, dass du dein Urlaub vollständig genutzt hast, werden dir zwei Urlaubstage pro Monat automatisch zugewiesen und auf deinem Lohnzettel vermerkt.

Du kannst uns jederzeit zusätzliche Urlaubstage mitteilen. Als Arbeitgeber können wir dir mehr Urlaubstage gewähren. Du kannst Urlaub im Portal beantragen, indem du eine Änderung beantragst. 

Unbezahlter Urlaub

Du kannst ebenfalls einen unbezahlten Urlaub beantragen. Dies ist eine Möglichkeit, um weiterhin angestellt zu bleiben und Budget zu sparen. Falls du kein Budget für weitere Anstellung hast, kann Smart dir unbezahlten Urlaub vorschlagen.

Im unbezahlten Urlaub bleibt deine Anstellung bestehen, du bekommst aber kein Gehalt. Es werden in dieser Zeit auch keine Sozialabgaben aus deinem Budget bezahlt. 

Im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs bist du weiterhin versichert, zahlst für den bestimmten Monat jedoch keine Beiträge zur Rentenversicherung. Bei der Arbeitslosenversicherung mindern Zeiten des unbezahlten Urlaubs das ALG 1 nicht. 
Ab dem 2. Monat des unbezahlten Urlaubs endet jedoch die Versicherung in alle Sozialversicherung-Zweigen!