Wenn du eine Ausgabe beantragst, wird im Auslagenerstattungsformular eine verfügbare Budgetsumme angezeigt, die nach Abzug von bereits beantragten Auslagen noch verfügbar ist. In der Budgetübersicht werden Kosten für Auslagen erst nach Bestätigung durch Smart abgezogen. Es kann also sein, dass wenn du mehrere Auslagenerstattungen beantragst und Smart diese noch nicht bestätigt hat, die Summe in der Budgetübersicht nicht mit der im Auslagenformular angezeigten verfügbaren Summe übereinstimmt.
#### Die Monatsansicht Um deine Budgetein- und ausgänge im Monat anzusehen, wähle ein Jahr und klicke auf den jeweiligen Monat und es erscheinen die Details in einzelnen Zeilen. In der Monatsansicht siehst du alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge im Rahmen deiner Aktivitäten bei Smart. Drei wichtige Zahlen liefern dir Informationen für jeden Monat auf einen Blick: - **Fehlende Auftragssumme:** Dies ist die Netto-Summe zzgl. 9% Smart Gebühr, die in Form von Aufträgen oder Einnahmen durch Budgettransfers benötigt wird um deine aktuellen geplanten Anstellungskosten zu decken. Kalkulation: Fehlendes Budget : 0,91. - **Dein Budget:** Summe deines verfügbares Budget für Anstellung (Aufträge mit Zahlungsgarantie und bezahlte Rechnungen) - **Budget für Auslagen:** Verfügbares Budget für Auslagen und Budgettransfers > **Beispiel 1:** > > [](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2026-02/l7Obildschirmfoto-2026-02-11-um-14-18-06.png) > > **Beispiel 2:** > > [](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2026-02/zI4bildschirmfoto-2026-02-12-um-09-19-22.png) > > In diesem Fall fehlen 640,10 € netto Auftragssumme um das Minusbudget von -582,49 € zu decken, das die geplanten Anstellungskosten in Höhe von 1.061,00 € finanziert. Per Klick auf die Zeile im Budget kannst du folgende Einträge im Budget öffnen: - **Aufträge** (öffnet die Auftrags-Ansicht, wenn die Rechnung bereits gestellt ist, die Rechnungsansicht) - **Anstellungskosten** (öffnet die Anstellungsübersicht) - **Auslagenerstattungen** (öffnet das bestätigte Auslagenformular oder Direktzahlungen) - Reisekosten (öffnet das bestätigte Reisekostenformular) - Sonderzahlungen (keine Ansicht) - Budgettransfer (keine Ansicht) Unter Titel ist bei Aufträgen zB. der Kundenname aufgeführt, bei Anstellungen ist es die Anstellungskategorie, bei Reisekosten das Reiseziel sowie Start- und Enddatum.**Budgettransfers** können nach der Freigabe nicht aus dem Budget geöffnet werden, daher empfiehlt es sich auch diese mit Erkennungswert zu benennen.
Aufträge mit **Teilzahlungen oder wiederkehrenden Zahlungen** werden im Budget in die Monate der Rechnungsstellung aufgeteilt um einen realistischeren Überblick über den jeweils aktuellen Stand des Budgets zu geben.
#### Spalten im Budget**Sonderzahlungen der Anstellung** und **Reisekosten** erhalten bei Zahlung keinen eigenen Betrag. Die Summe erscheint in der Zeile für die Anstellung.
Bitte beachte, dass du nur an Budgets aus demselben Smart Unternehmen transferieren kannst. Ein Transfer von Smart Genossenschaft zu Smart Bildungswerk oder andersherum ist aktuell nicht möglich.
[](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-01/bildschirmfoto-2024-01-25-um-23-15-26.png) Um Budget teilen zu können, benötigst du die **Budgetnummer** des Mitglieds, an welches die Summe transferiert werden soll.**Wo finde ich die Budgetnummer?** Deine persönliche Budgetnummer findest du in deiner Budgetübersicht. Frage die Empfänger\*in oder das Smart Team nach der Budgetnummer um den Budgettransfer absenden zu können. Bitte beachte, dass die Budgetnummer mit **BU, BW-BU**, oder mit **CBU** anfangen.
[](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-01/bildschirmfoto-2024-01-25-um-23-15-59.png)Tipp! Wähle einen aussagekräftigen **Betreff für den Transfer**, dieser erscheint in deiner und der Budgetübersicht der Empfänger\*in.
**Achtung!** Ein Budgettransfer kann von dir nicht mehr rückgängig gemacht werden. Sollte hier etwas schief gelaufen sein, wende dich an das Smart Team und wir helfen gern weiter.
**Budgettransfer – Ausgang** Wenn du mit anderen Smart-Mitgliedern zusammenarbeitest, an welche du Budget sendest, findest Du diese Ausgänge mit als „Budgettransfer“ in der Monatsübersicht. Für Dich ist ein solcher Ausgang gebühren- und umsatzsteuerfrei. Auch für die andere Person ist der Eingang des Budget-Transfers umsatzsteuerfrei, und es wird keine zusätzliche Smart-Gebühr erhoben. **Budgettransfer – Eingang** Wenn du mit anderen Smart-Mitgliedern zusammenarbeitest, die eine Summe aus ihrem Budget an dich senden, findest du diese Eingänge als Budgettransfer in der Monatsübersicht. Ein eingehender Budgettransfer ist für dich kostenfrei, es fällt keine Smart-Gebühr oder Umsatzsteuer an.Gut zu wissen! Wenn du nach Deutschland ziehst und in deinem vorherigen Wohnsitzland Mitglied der dortigen nationalen Smart-Genossenschaft bist, gibt es die Möglichkeit, dein Budget aus dem anderen Land kostenfrei in dein Budget bei Smart Deutschland zu transferieren. Wende dich hierfür an uns.