Auslagenerstattung

• Was kann erstattet werden?
• 1. Schritt Belege erfassen
• Belege hochladen
• Belege verwalten
• Belege und Rechnungen
• 2. Schritt Auslagenerstattung einreichen
• Auslagenerstattung einreichen
• Status der Auslagenerstattung überprüfen

Was kann erstattet werden?

Hier findest du eine Übersicht einiger Güter, die aus deinem Budget erstattet werden können.

Erstattbare Güter:

Berufsbekleidung

Schutzkleidung, uniformierte Kleidung für berufliche Nutzung

Bewirtung

Bei Bewirtungskosten werden 70% des Nettobetrags und die volle Vorsteuer erstattet. Es müssen mindestens zwei Personen gespeist haben (Verpflegung einzelner Personen können nur über die Reisekosten abgerechnet werden)

Um Bewirtungskosten zu erstatten, brauchen wir einen ausgefüllten Bewirtungsbeleg mit Namen der bewirteten Personen und deiner Unterschrift. Das entsprechende Formular kannst du im Restaurant bekommen, alternativ findest du es auch in deinem mein.Smart-Ordner und hier.

Bitte beachte: Trinkgeld das nicht auf dem Beleg aufgeführt wird, wird nicht erstattet.

Fahrkarten - Deutsche Bahn

Aufgrund einer Umstrukturierung bei der Deutschen Bahn gelten Tickets nicht mehr als ausreichender Beleg. Stattdessen wird von der Deutschen Bahn eine entsprechende Rechnung für jede Fahrkarte verlangt.

Das bedeutet, dass wir Tickets der Deutschen Bahn nicht mehr als Belege akzeptieren können. Wenn du beruflich mit Smart reist,  bitten wir dich, die Smart-Adresse als Rechnungsadresse im DB-Portal zu hinterlegen. Die Rechnungen von DB erhältst du über diesen Link: https://www.bahn.de/buchung/meine-reisen 

Achtung: Falls du das DB Portal auch für privaten Ticketkauf benutzten möchtest, solltest du vor dem Kauf die Adresse ändern.

Bitte beachte, dass wir Nahverkehr-Tickets and Abos am Wohnort sowie zur Geschäftsstelle nicht erstatten können.

Fachbücher, Fachzeitschriften

 

Fortbildung

 

Fremdleistungen

• entweder die Erstattung einer schon von dir bezahlten Rechnung oder
• die direkte Bezahlung von Smart an Dritte. Gehe hierfür zum Kapitel Direktzahlungen.

Materialkosten

 

Miete für Arbeitsraum

• Co-Working-Space, Raumnutzung, Proberaum (keine häuslichen Arbeitszimmer).
• Es werden Überweisungsbelege sowie der Mietvertrag benötigt.

Porto

 

Technische und hochwertige Güter

• Für bestimmte Belege bzw. Güter muss eine Nutzungsvereinbarung mit Smart abgeschlossen werden. z.B.:
  1. Laptops, PCs, Monitore, Server etc.
  2. Kameras, Fernseher, Beamer
  3. Mobiltelefone
  4. hochwertige Werkzeuge und technische Geräte
• Bitte beachte, dass über Smart erstattete Güter nicht gegen Schäden und Verlust versichert sind.
• Bitte beachte, dass diese Güter am Ende der Anstellung mit Smart von dir wieder abgekauft werden sollen, um in dein Besitz zu kommen.

Hochpreisiges und / oder technisches Equipment kann nur nach Absprache mit Smart erstattet werden. Komm zu unserer Q&A via Teams oder vereinbare einen Telefontermin, wenn du mehr Infos brauchst. 

Transportkosten inklusive Kraftstoff

 

Pre-Paid-Karten

Handy-Guthabenkarten, Ein Handyvertrag / Abo kann nicht erstattet werden

Verpflegung/Catering

für die Teilnehmer*innen an projektbezogene Veranstaltungen

Werbung

z.B. Flyer, Plakate, Social Media

Versicherungen

(nur mit Smart-Adresse) für projektbezogene Tätigkeiten und Events

Was kann nicht erstattet werden? 

Als Alternative zu einer BVG-Abo, kannst du das Deutschlandticket als Jobticket über dein Smart Budget nutzten. Mehr Infos dazu findest du im Kapitel Weitere Benefits der Anstellung bei Smart.

Wenn Ihr eure Ausgaben auf dieser Liste nicht findet, fragt uns bitte via E-Mail (members@smartde.coop), ob die Kosten erstattet werden können.

1. Schritt Belege erfassen

Belege hochladen

Hier kannst du Belege hochladen, die du selbst beglichen hast. Wenn eine Rechnung von Smart beglichen werden soll, dann musst du sie als Direktzahlung anlegen.

1.) Stelle sicher, dass Smart die Kundin auf den Belegen ist. Abhängig davon in welcher Gesellschaft du angestellt bist, lauten die Details wie folgt:

SMartDe eG, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin, VAT-ID: DE302421357

Smart Bildungswerk gGmbH, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin 

• Bei Beträgen unter 250,- Euro brutto kann es sein, dass kein*e Kund*in auf den Belegen aufscheint. Diese Belege können ebenfalls eingereicht werden.
• Unterkunftskosten und Tickets können auf den Namen des* angestellten Mitglieds lauten

2.) Gehe im Smart Portal zu "Auslagenerstattungen > Belege" und füge Belege hinzu.

3.) Lade den Beleg hoch und fülle die notwendigen Felder mit Informationen aus dem Beleg aus. Der Titel dient der Wiedererkennung, er sollte für dich aussagekräftig sein.

4.) Wenn du fertig bist, kannst du den Beleg speichern. Du findest ihn nun in deiner Belegliste.

Bitte beachte: Wenn du Belege bei Smart einreichst und über eine Auslagenerstattung die Kosten ersetzt werden, kannst du den gleichen Beleg weder in deinen Werbungskosten, noch in deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden.

Bitte reiche nur Belege für einen abgeschlossenen Zeitraum ein. (Zum Beispiel separat für das Jahr 2023 und 2024)

 

Schritt für Schritt im Portal:

Titel des Belegs

Der Titel des belegs, wird in deiner Liste aufscheinen, wenn du Belege für die Auslagenerstattung auswählst, daher sollte es zuordenbar und wiedererkennbar sein. Bei wiederkehrenden Belegen, mag es sinnvoll sein eine zeitliche Zuordnung zu machen. z.B. "Name-2023-Juli".

Art des Belegs

Du kannst aus folgenden Belegarten auswählen. Wir prüfen deine Eingabe und passen diese bei Bedarf an: 

Informationen zum Beleg

 

Die Angaben zu Lieferant (Firma/Person, welche die Rechnung ausstellt), sowie zum Gesamtbetrag der Rechnung, der Währung und dem Umsatzsteuersatz, sind auf der Rechnung zu finden. Wenn mehrere Umsatzsteuersätze angeführt sind, kann "Gemischte Ust" ausgewählt werden.

Mit "Rechnungsdatum" ist das Datum auf der Rechnung gemeint.

Im Feld Beschreibung kann kurz für das Smart Team erklärt werden worum es sich handelt, vor allem wenn es aus der Rechnung nicht richtig ersichtlich ist.

Belege verwalten

Belege nach Status

Du findest die Belege im Portal in unterschiedlichen Listen, je nach Status, in dem sie sich befinden.

Nicht eingereicht: sind Belege, die noch für Auslagenerstattungen verwendet werden können.

Eingereicht: sind Belege, die Teil einer Auslagenerstattung sind, die entweder bei Smart zur Bestätigung liegt, oder akzeptiert und ausgezahlt wurde. 

Abgelehnt: Das sind Belege, die aus unterschiedlichen Gründen nicht akzeptiert werden können. Du kannst sie hier übersichtlich einsehen und bei vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen für deine eigene Steuererklärung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwenden. 

Die Listen können nach jeder Spalte geordnet werden und pro Jahr eingesehen werden. Du kannst die einzelnen Belege durch Doppelklick auf die Zeile einsehen.

Belege löschen

Du kannst nicht eingereichte Belege jederzeit löschen, indem du auf das Symbol ganz rechts in der Zeile klickst.

Belege und Rechnungen

Belege ohne ausführliche Rechnungsdetails können für kleinere Beträge bis zu 250 € brutto (inkl. Mehrwertsteuer) ausgestellt werden. Für Beträge über 250 € brauchen wir immer eine ordentliche Rechnung.

Folgende Angaben sind auf der Rechnung erforderlich:

1. Unsere Rechnungsadresse: SMartDe eG, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin oder
                                               Smart Bildungswerk, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin
2. Adresse des Rechnungsstellers
3. Steuernummer des Rechnungsstellers
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Austellungsdatum der Rechnung
6. Rechnungsbetrag
7. Bei Umsatzsteuerbefreiung eine entsprechende Begründung, z.B. "Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gem. §19 UStG erfolgt keine Ausweisung der Umsatzsteuer."
8. IBAN und BIC des Rechnungsstellers
9. Leistungsbeschreibung sowie Zeitpunkt bzw. Dauer der Leistung

Bitte beachte: Rechnungen, die nicht diesen Vorgaben entsprechen, können von der Buchhaltung der SMartDe eG nicht überwiesen werden.

Unten findest du ein Beispiel, wie eine Rechnung auszusehen hat:

2. Schritt Auslagenerstattung einreichen

Auslagenerstattung einreichen

Über die Auslagenerstattung werden dir die Kosten für deine Auslagen auf das Konto überwiesen, welches in deinem Profil angegeben ist. Falls du also eine Änderung der Bankdaten hattest, überprüfe ob die Information noch korrekt ist. 

In der Auslagenerstattung kannst du keine Rechnungen hochladen, das solltest du tun bevor du beginnst dieses Formular auszufüllen. Wie das geht findest du hier.

Du öffnest das Formular indem du im Menupunkt Auslagenerstattungen auf die richtige Seite kommst und dort auf die unten abgebildete Schaltfläche klickst. Du musst dann wieder Auslagenerstattung auswählen.

Schritt für Schritt:

Budget auswählen

Möglicherweise hast du mehr als ein Budget bei der Smart, daher bitten wir dich eines auszuwählen. Mehr Informationen dazu findest du im Kapitel "Tätigkeit Verwalten".  Es ist sinnvoll im jeweiligen Budget zu überprüfen ob du "Verfügbares Budget für Ausgaben" hast und falls du Unterstützung in der Budgetplanung brauchst, das Smart Team zu kontaktieren.

Beschreibung

Das Feld Beschreibung dient dir zur Wiedererkennung der Auslagenerstattung. Für das Smart Team ist es kein relevantes Feld, daher kannst du es beliebig ausfüllen.

Belege hinzufügen

Wenn du auf die Schaltfläche "Hinzufügen" gehst, werden dir die Belege angezeigt, die du bereits gespeichert, aber noch nicht eingereicht hast. Es besteht also keine Gefahr, dass du etwas doppelt einreichst. 

Du musst vor dem gewählten Beleg ein Häkchen setzen und dann nochmals "Hinzufügen" auswählen. 

Bruttobetrag und Nettobetrag

Das Formular wird dir zwei Beträge anzeigen, bevor du es absendest. Die Berechnung ergibt sich aus den Informationen in den Belegen. Beachte bitte, dass die Belege und insbesondere die Umsatzsteuersätze vom Team nochmals geprüft werden, bevor die Auslagenerstattung freigegeben wird, es können sich also Änderungen ergeben.

Der Bruttobetrag betrifft die Summe, die auf dein Konto überwiesen wird.

Der Nettobetrag betrifft die Summe, die von deinem Budget abgebucht wird. 

Status der Auslagenerstattung überprüfen

In der Ansicht "Auslagenerstattungen" gibt es 4 Status. So erkennst du auf einen Blick in welchem Status sich deine Auslagenerstattungen befinden.

1) Entwürfe

hier kannst du deine Auslagenformulare vor dem Absenden an Smart speichern und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten.

2) in Bearbeitung

Diese Formulare werden gerade vom Smart Team bearbeitet. Du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail falls die Auslagenerstattung abgelehnt wurde.

3) Bestätigt

Hier findest du alle bestätigten und bezahlten Auslagenerstattungen

4) Abgelehnt

Hier findest du die abgelehnten Auslagenerstattungen. Du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail falls die Auslagenerstattung abgelehnt wurde.