2. Schritt Auslagenerstattung einreichen
Fasse mehrere Belege zusammen und reiche sie zur Erstattung ein. Angelegte Belege können in Auslagenerstattungen gesammelt werden und an die Berater*innen übermittelt werden, sofern ausreichend Budget vorhanden ist.
Auslagenerstattung einreichen
Über die Auslagenerstattung werden dir die Kosten für deine Auslagen auf das Konto überwiesen, welches in deinem Profil angegeben ist. Falls du also eine Änderung der Bankdaten hattest, überprüfe ob die Information noch korrekt ist.
In der Auslagenerstattung kannst du keine Rechnungen hochladen, das solltest du tun bevor du beginnst dieses Formular auszufüllen. Wie das geht findest du hier.
Du öffnest das Formular indem du im Menupunkt Auslagenerstattungen auf die richtige Seite kommst und dort auf die unten abgebildete Schaltfläche klickst. Du musst dann wieder Auslagenerstattung auswählen.
Schritt für Schritt:
Budget auswählen
Möglicherweise hast du mehr als ein Budget bei der Smart, daher bitten wir dich eines auszuwählen. Mehr Informationen dazu findest du im Kapitel "Tätigkeit Verwalten". Es ist sinnvoll im jeweiligen Budget zu überprüfen ob du "Verfügbares Budget für Ausgaben" hast und falls du Unterstützung in der Budgetplanung brauchst, das Smart Team zu kontaktieren.
Beschreibung
Das Feld Beschreibung dient dir zur Wiedererkennung der Auslagenerstattung. Für das Smart Team ist es kein relevantes Feld, daher kannst du es beliebig ausfüllen.
Belege hinzufügen
Wenn du auf die Schaltfläche "Hinzufügen" gehst, werden dir die Belege angezeigt, die du bereits gespeichert, aber noch nicht eingereicht hast. Es besteht also keine Gefahr, dass du etwas doppelt einreichst.
Du musst vor dem gewählten Beleg ein Häkchen setzen und dann nochmals "Hinzufügen" auswählen.
Bruttobetrag und Nettobetrag
Das Formular wird dir zwei Beträge anzeigen, bevor du es absendest. Die Berechnung ergibt sich aus den Informationen in den Belegen. Beachte bitte, dass die Belege und insbesondere die Umsatzsteuersätze vom Team nochmals geprüft werden, bevor die Auslagenerstattung freigegeben wird, es können sich also Änderungen ergeben.
Der Bruttobetrag betrifft die Summe, die auf dein Konto überwiesen wird.
Der Nettobetrag betrifft die Summe, die von deinem Budget abgebucht wird.
Status der Auslagenerstattung überprüfen
In der Ansicht "Auslagenerstattungen" gibt es 4 Stati. So erkennst du auf einen Blick in welchem Status sich deine Auslagenerstattungen befinden.
1) Entwürfe
hier kannst du deine Auslagenformulare vor dem Absenden an Smart speichern und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten.
2) in Bearbeitung
Diese Formulare werden gerade vom Smart Team bearbeitet. Du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail falls die Auslagenerstattung abgelehnt wurde.
3) Bestätigt
Hier findest du alle bestätigten und bezahlten Auslagenerstattungen
4) Abgelehnt
Hier findest du die abgelehnten Auslagenerstattungen. Du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail falls die Auslagenerstattung abgelehnt wurde.