Wenn du einen Auftrag erstellst, achte bitte genau auf die Eingabe der Daten, wie zum Beispiel die Auftrags- und Leistungsbeschreibung, da diese exakt für die Rechnungsstellung und die Kommunikation mit den Kund\*innen übernommen werden. Smart prüft jeden Auftrag. Bei Bedarf nehmen wir geringfügige Anpassungen vor und führen selbstverständlich keine Änderungen durch, die deine Aufträge oder Vereinbarungen mit den Kund\*innen inhaltlich beeinflussen (z. B. Leistungsinhalt oder Höhe der Beträge).
Es gibt zwei verschiedene Auftragsarten: 1. **Der einzelne Auftrag:** Dieser wird entweder über eine einzelne Rechnung oder über Teilzahlungen abgerechnet. 2. **Der Auftrag als Rahmenvertrag:** Hier wird eine Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum beschrieben, für die wiederkehrende Rechnungen gestellt werden, z. B. auf monatlicher Basis. Für beide Auftragsarten wird dasselbe Formular verwendet. Die Unterschiede werden auf der Ebene der **Zahlungsmodalitäten** und des **Leistungszeitraums** festgehalten. Die Details dazu findest du weiter unten Schritt für Schritt beschrieben.Von jedem Auftrag, der über die Genossenschaft abgewickelt wird, wird der **Smart-Beitrag in Höhe von 9 % der Netto-Rechnungssumme** einbehalten. Die Einnahmen aus dem Smart-Beitrag fließen in die Serviceleistungen der Genossenschaft, deren Weiterentwicklung sowie in die Zahlungsgarantie. Wenn dein Projekt nicht über Smart abgewickelt wird, entstehen für dich auch keine Kosten.
--- #### Wir führen dich hier durch alle Schritte der Auftragserstellung durchFalls du für deine ausgewählte Kund\*in eine Benachrichtigung erhältst, dass der Auftrag nicht realisiert werden kann, gehe bitte zum Abschnitt 'Gesperrte Kund\*innen' am Ende dieser Anleitung.
Bitte beachte: Falls keine anderweitige Bestätigung der Kund\*in vorliegt, erhält der Auftrag keine Zahlungsgarantie.
Aufträge mit Kund\*innenbestätigung unter 5000€ werden per Klick von der Kund\*in bestätigt. Aufträge mit Kund\*innenbestätigung über 5000€ müssen von der Kund\*in zusätzlich unterschrieben werden. Die Kund\*in bekommt in dem Fall eine Bitte per E-Mail, den Auftrag zuerst herunterzuladen und ihn wieder unterschrieben hochzuladen. Den E-Mail Template findest du unter '[Kommunikation an die Kund\*innen](https://guide.smartde.coop/books/kommunikation-an-die-kundinnen)'.
**Angebot gültig bis** Definiert bis wann die Kund\*innen deinen Auftrag bestätigen können. Nach Ablauf der Frist wechselt der Auftrag den Status in „Abgelehnt“. 3 Tage vor Ende der Frist wirst du eine Benachrichtigung per E-Mail bekommen, sodass du deine Kund\*in ggf. kontaktieren kannst.Bei wiederkehrenden Zahlungen, gib bitte den gesamten Leistungszeitraum ein, also so lange wie die wiederkehrenden Rechnungen gestellt werden sollen.
[](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2023-03/JDiimage.png) **Vorauszahlung** Für eine Vorauszahlung muss der Leistungszeitraum in der Zukunft liegen **Benutzerdefiniert** Hier kannst du unabhängig von den anderen Angaben im Auftragsformular selbst festlegen, wann die Rechnung gestellt werden soll.Du kannst zu jedem Auftrag auch ein **Kommentar hinterlassen**. Bitte beachte: Falls du nachträglich ein Kommentar hinterlässt, wird Smart nicht darüber benachrichtigt. Benutze also die Kommentarfunktion nicht für dringende Änderungen, sondern schreib uns lieber an
Wenn du eine **Änderung zu einem wiederkehrenden Auftrag** machen möchtest, kannst du es für eine einzelne Rechnung machen, wie im Schritt 4 oben beschrieben– also nachdem du die automatische E-Mail aus dem Portal erhalten hast, die dich darüber informiert, dass der Rechnungsentwurf erstellt wurde. Wenn die Änderung alle Rechnungen dieses Auftrags betrifft oder sich Kund\*innendaten ändern, muss ein neuer wiederkehrender Auftrag angelegt werden.
# Auftrag stornieren **Auftragsformular in „Smart Confirmation“ stornieren** Du hast gerade ein Auftragsformular abgeschickt und anschließend einen Fehler bemerkt? Wenn sich das Auftragsformular noch in „Smart Confirmation“ befindet, öffne es einfach, scrolle bis zum Ende der Seite und klicke auf „Auftrag widerrufen“: [](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2026-09/screenshot-2026-09-03-102656.png) Der Auftrag wird direkt wieder in deine Entwürfe verschoben. Nimm die gewünschten Änderungen vor und sende ihn erneut ab, sobald er fertig ist. **Auftragsformular in "Aktiv" stornieren** Du hast die Möglichkeit bereits bestätigte Aufträge zu stornieren. In diesem Fall wird dein Budget angepasst und der Auftrag storniert. Informiere bitte Smart, falls bereits gestellte Rechnungen ebenfalls storniert werden sollen. Dafür kannst du das Begründungsfeld für das Auftragsstorno nutzen. Wir kontaktieren dich ggf. falls es nicht ersichtlich ist, ab wann die Rechnungen storniert bzw. zukünftig nicht mehr gestellt werden sollen. Bei aktiven (bestätigten) Aufträgen, hast du die Möglichkeit unten im Auftrag, eine Stornierung zu beantragen: [](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2025-01/2025-01-02-15-29-41-smart-portal-deutschland.png) Falls du den Auftrag stornierst und einen neuen anlegen möchtest, kannst du den alten Auftrag duplizieren: [](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2025-01/image.png) # Auftrag abgelehnt / Kund*in gesperrt #### Auftrag abgelehnt? **Smart wird einen Auftrag von dir ablehnen, falls:** - Die geplante Tätigkeit eine Zulassung oder Garantie erfordert. - Die geplante Tätigkeit nicht der Satzung entspricht. - Die geplante Tätigkeit nicht im Bereich der Dienstleistungen liegt (zum Beispiel handwerkliche Tätigkeiten oder Verkauf). - Der Auftrag mit einem zu niedrigen Stundenlohn versehen ist, der dazu führen würde, dass der Mindestlohn bei einer Anstellung nicht eingehalten wird. **Smart kann in jedem Stadium der Bearbeitung eines Auftrags dessen Abwicklung ablehnen, falls:** - Es Verdacht besteht, dass die Tätigkeit weisungsgebunden ist und nicht selbstständig ausgeführt wird. - Es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen der Genossenschaft und den Genossen bezüglich der Durchführung des Auftrags kommt. - Der Kunde Schulden bei der Genossenschaft hat oder mit Zahlungen um mehr als 2 Monate im Verzug ist. - Es an der Mitwirkung der Mitglieder zur Abwicklung des Auftrags fehlt. #### Kund\*in gesperrt? Falls die Kund\*innen bereits zu viele unbezahlte Rechnungen haben oder es andere Probleme gab, kann es dazu kommen, dass wir diese Kund\*innen temporär sperren müssen. Je nach Problem, können nur noch Aufträge mit Vorkasse erstellt werden, oder wir würden neue Aufträge gar nicht akzeptieren können. Solltest du selber mit der Kund\*in keine Probleme gehabt haben, kontaktiere bitte Smart für mehr Informationen. Wir würden zusammen mit dir und deiner Kund\*in kommunizieren, um das Problem zu beheben. [](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2023-08/GVpimage.png) [](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2023-08/u5timage.png)