Auftragsverwaltung

Vom Erstellen eines Auftrags über die Kund*innenbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung.

Aufträge erstellen
Auftragsänderung beantragen
Auftrag stornieren
Auftrag abgelehnt / Kund*in gesperrt

Aufträge erstellen

Alle deine Aufträge solltest du über das Smart-Portal übermitteln. Erstelle einen neuen Auftrag, sobald du ein Projekt oder eine Leistung mit deinen Kund*innen umsetzen möchtest. Du kannst Aufträge zur Bestätigung an deine Kund*innen senden und behältst so stets den Überblick über deine Aufträge und deren Status. Ein Auftrag bildet die Grundlage für die Rechnungsstellung. Bitte lege für jedes Projekt bzw. jede Leistung einen Auftrag an, für die Smart eine Rechnung stellen soll.

Klicke dazu auf den Button „+ Neuen Auftrag erstellen“ oben rechts im Dashboard. Du gelangst zur Auftragsansicht auf verschiedenen Wegen:

Dashboard

Wenn du einen Auftrag erstellst, achte bitte genau auf die Eingabe der Daten, wie zum Beispiel die Auftrags- und Leistungsbeschreibung, da diese exakt für die Rechnungsstellung und die Kommunikation mit den Kund*innen übernommen werden. Smart prüft jeden Auftrag. Bei Bedarf nehmen wir geringfügige Anpassungen vor und führen selbstverständlich keine Änderungen durch, die deine Aufträge oder Vereinbarungen mit den Kund*innen inhaltlich beeinflussen (z. B. Leistungsinhalt oder Höhe der Beträge).

Es gibt zwei verschiedene Auftragsarten:

Der einzelne Auftrag: Dieser wird entweder über eine einzelne Rechnung oder über Teilzahlungen abgerechnet.
Der Auftrag als Rahmenvertrag: Hier wird eine Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum beschrieben, für die wiederkehrende Rechnungen gestellt werden, z. B. auf monatlicher Basis.

Für beide Auftragsarten wird dasselbe Formular verwendet. Die Unterschiede werden auf der Ebene der Zahlungsmodalitäten und des Leistungszeitraums festgehalten.

Die Details dazu findest du weiter unten Schritt für Schritt beschrieben.

Von jedem Auftrag, der über die Genossenschaft abgewickelt wird, wird der Smart-Beitrag in Höhe von 9 % der Netto-Rechnungssumme einbehalten. Die Einnahmen aus dem Smart-Beitrag fließen in die Serviceleistungen der Genossenschaft, deren Weiterentwicklung sowie in die Zahlungsgarantie. Wenn dein Projekt nicht über Smart abgewickelt wird, entstehen für dich auch keine Kosten.

Wir führen dich hier durch alle Schritte der Auftragserstellung durch

Kund*in

Tippe die ersten 3 Buchstaben der Kund*in ein, um sie aus der Kund*innendatenbank auszuwählen, oder lege eine neue Kund*in an. Wenn du diesen Schritt noch nicht durchgeführt hast, gehe bitte zum Kapitel Kund*innen anlegen in dieser Anleitung.

Falls du für deine ausgewählte Kund*in eine Benachrichtigung erhältst, dass der Auftrag nicht realisiert werden kann, gehe bitte zum Abschnitt 'Gesperrte Kund*innen' am Ende dieser Anleitung.

Kontaktperson

Die Kontaktperson ist immer an den Auftrag gebunden und muss deshalb neu angegeben werden, auch wenn die Kund*in bereits angelegt ist. So kannst du verschiedene Aufträge mit derselben Kund*in an unterschiedliche Kontaktpersonen senden.

Die Kontaktperson ist nur für dich sichtbar und erscheint nicht öffentlich im Kundenprofil. Sie erhält alle mit dem Auftrag verbundenen E-Mails und Rechnungen (Auftragsbestätigung, Rechnungen, Stornos). Falls notwendig, kannst du hier auch noch zusätzliche Empfänger*innen für Rechnungs-E-Mails eintragen. Der Auftrag wird jedoch nur an die Kontaktperson gesendet.

Im Kundenprofil kann zusätzlich eine weitere E-Mail Adresse hinterlegt werden, an die ebenfalls alle Rechnungen und Stornorechnungen gesendet werden (siehe Kapitel 'Kund*in anlegen - E-Mail für Rechnung'). Die E-Mail-Adressen der Kontaktperson und des Kundenprofils können identisch sein. In diesem Fall wird nur eine E-Mail versendet. Ist keine zusätzliche Email-Adresse im Kundenprofil angegeben, erhält ausschließlich die Kontaktperson aus dem Auftrag die Rechnungen.

Sektor (Tätigkeit)

Im nächsten Schritt wähle bitte den Sektor und die passende Tätigkeit für deinen Auftrag aus.

Kund*innenbestätigung

Bevor die Rechnung an deine Kund*in erstellt wird, kann dein Auftrag zuerst zur Bestätigung an die Kund*in geschickt werden. Es ist eine empfehlenswerte Option vor allem für Unternehmen innerhalb der EU, da wir für diese Kund*innen mit der Bestätigung die Zahlungsgarantie bieten können.

Falls du die Option 'Bestellung an Kundenbestätigung senden' wählst, wird eine E-Mail mit dem Bestätigungslink verschickt. Die Kund*in kann hier noch Änderungen beantragen, den Auftrag bestätigen oder ablehnen. Bitte beachte: Es handelt sich hier nicht um eine Rechnung!

Überspringe die Bestätigung von Kund*in und gehe direkt zur Rechnungsstellung
Diese Funktion bietet die Möglichkeit, die Bestätigung durch Kund*innen zu überspringen und direkt zur Rechnungsstellung überzugehen. Bitte wählt eine passende Begründung für das Überspringen aus.

Bitte beachte: Falls keine anderweitige Bestätigung der Kund*in vorliegt, erhält der Auftrag keine Zahlungsgarantie.

Aufträge mit Kund*innenbestätigung unter 5000€ werden per Klick von der Kund*in bestätigt. Aufträge mit Kund*innenbestätigung über 5000€ müssen von der Kund*in zusätzlich unterschrieben werden. Die Kund*in bekommt in dem Fall eine Bitte per E-Mail, den Auftrag zuerst herunterzuladen und ihn wieder unterschrieben hochzuladen. Den E-Mail Template findest du unter 'Kommunikation an die Kund*innen'.

Angebot gültig bis
Definiert bis wann die Kund*innen deinen Auftrag bestätigen können. Nach Ablauf der Frist wechselt der Auftrag den Status in „Abgelehnt“. 3 Tage vor Ende der Frist wirst du eine Benachrichtigung per E-Mail bekommen, sodass du deine Kund*in ggf. kontaktieren kannst.

Zahlung

Hier werden die Zahlungsart, das Rechnungsstellungsdatum und die Zahlungsfrist festgelegt. Diese Daten sind besonders wichtig, da sie den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Mahnungen beeinflussen.

Zahlungsart

Nach Leistungserbringung

Bitte beachte, dass bei diesem Status keine Zahlungsgarantie durch online Kund*innenbestätigung möglich ist.

Teilzahlungen

Falls du eine Zahlung in Tranchen vereinbart hast, kannst du hier deine Teilzahlungen angeben. Die Rechnungen für eine Leistung können zeitlich aufgeteilt werden, sodass die Rechnungen für die Teilsummen zu einem gewählten Datum verschickt werden können.

Wiederkehrende Aufträge

Wiederkehrende Aufträge oder Rahmenverträge beziehen sich auf die gleiche Leistung, die regelmäßig in Rechnung gestellt wird. Wenn die Rechnung über die gleiche Summe immer zu einem bestimmten Zeitpunkt gestellt werden sollte, kannst du das wie im Beispiel unten angeben. 7 Tage vor geplantem Rechnungsstellungsdatum erhältst du eine Benachrichtigung und kannst den Rechnungsentwurf anpassen (z.B. Höhe des Betrags).

Bei wiederkehrenden Zahlungen, gib bitte den gesamten Leistungszeitraum ein, also so lange wie die wiederkehrenden Rechnungen gestellt werden sollen.

Vorauszahlung

Für eine Vorauszahlung muss der Leistungszeitraum in der Zukunft liegen

Benutzerdefiniert

Hier kannst du unabhängig von den anderen Angaben im Auftragsformular selbst festlegen, wann die Rechnung gestellt werden soll.

Kommentar für Smart hinterlassen

Es können im Kommentarfeld interne Kommentare hinterlassen werden, die nur an Smart gehen. Die Kommentare zum Auftrag können bei de Erstellung des Auftrags, im Entwurf sowie im Status Smart Bestätigung hinzugefügt werden.

Unterschriebene Aufträge

Ganz unten können bereits von Kund*innen unterschriebene Aufträge, Verträge oder andere Dokumente, die die Zusammenarbeit bestätigen, hochgeladen werden. Diese Dokumente kann Smart einsehen.

Als Entwurf speichern oder Absenden

Jetzt kann der Auftrag direkt zur Smart-Bestätigung oder Kund*innenbestätigung gesendet werden. Du kannst den Auftrag aber auch erstmal als Entwurf speichern und später bearbeiten. Entwürfe sind für Smart nicht sichtbar.

Smart prüft alle Aufträge bevor sie zur Bestätigung an die Kund*innen gesendet oder direkt in die Rechnungsstellung gehen werden und meldet sich bei Rückfragen bei dir.

Aufträge duplizieren

Aufträge in jedem Status können einfach dupliziert werden, was beispielsweise für Rahmenverträge auf Abruf praktisch ist, bei denen Beträge und Rechnungsdatum variabel sind. So sparst Du Dir bei einem ähnlichen Auftrag etwas Zeit mit dem Eintragen der Daten. Alle Felder sollten nochmal überprüft werden, insbesondere Leistungszeitraum, Zahlungsart und Rechnungsstellungsdatum.

Auftragsänderung beantragen

Schaue im Portal nach, in welchem Status sich der Auftrag, den du ändern möchtest, sich gerade befindet und fahre entsprechend der Grafik fort.

Du kannst zu jedem Auftrag auch ein Kommentar hinterlassen. Bitte beachte: Falls du nachträglich ein Kommentar hinterlässt, wird Smart nicht darüber benachrichtigt. Benutze also die Kommentarfunktion nicht für dringende Änderungen, sondern schreib uns lieber an members@smartde.coop. Bitte beachte ebenfalls, dass Kommentare in einem Auftrag nicht als Kommentar im Rechnungsentwurf erscheinen werden.

Wenn du eine Änderung zu einem wiederkehrenden Auftrag machen möchtest, kannst du es für eine einzelne Rechnung machen, wie im Schritt 4 oben beschrieben– also nachdem du die automatische E-Mail aus dem Portal erhalten hast, die dich darüber informiert, dass der Rechnungsentwurf erstellt wurde. Wenn die Änderung alle Rechnungen dieses Auftrags betrifft oder sich Kund*innendaten ändern, muss ein neuer wiederkehrender Auftrag angelegt werden.

Auftrag stornieren

Auftragsformular in „Smart Confirmation“ stornieren

Du hast gerade ein Auftragsformular abgeschickt und anschließend einen Fehler bemerkt? Wenn sich das Auftragsformular noch in „Smart Confirmation“ befindet, öffne es einfach, scrolle bis zum Ende der Seite und klicke auf „Auftrag widerrufen“:

Der Auftrag wird direkt wieder in deine Entwürfe verschoben. Nimm die gewünschten Änderungen vor und sende ihn erneut ab, sobald er fertig ist.

Auftragsformular in "Aktiv" stornieren

Du hast die Möglichkeit bereits bestätigte Aufträge zu stornieren. In diesem Fall wird dein Budget angepasst und der Auftrag storniert. Informiere bitte Smart, falls bereits gestellte Rechnungen ebenfalls storniert werden sollen. Dafür kannst du das Begründungsfeld für das Auftragsstorno nutzen. Wir kontaktieren dich ggf. falls es nicht ersichtlich ist, ab wann die Rechnungen storniert bzw. zukünftig nicht mehr gestellt werden sollen.

Bei aktiven (bestätigten) Aufträgen, hast du die Möglichkeit unten im Auftrag, eine Stornierung zu beantragen:

Falls du den Auftrag stornierst und einen neuen anlegen möchtest, kannst du den alten Auftrag duplizieren:

Auftrag abgelehnt / Kund*in gesperrt

Auftrag abgelehnt?

Smart wird einen Auftrag von dir ablehnen, falls:

Die geplante Tätigkeit eine Zulassung oder Garantie erfordert.
Die geplante Tätigkeit nicht der Satzung entspricht.
Die geplante Tätigkeit nicht im Bereich der Dienstleistungen liegt (zum Beispiel handwerkliche Tätigkeiten oder Verkauf).
Der Auftrag mit einem zu niedrigen Stundenlohn versehen ist, der dazu führen würde, dass der Mindestlohn bei einer Anstellung nicht eingehalten wird.

Smart kann in jedem Stadium der Bearbeitung eines Auftrags dessen Abwicklung ablehnen, falls:

Es Verdacht besteht, dass die Tätigkeit weisungsgebunden ist und nicht selbstständig ausgeführt wird.
Es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen der Genossenschaft und den Genossen bezüglich der Durchführung des Auftrags kommt.
Der Kunde Schulden bei der Genossenschaft hat oder mit Zahlungen um mehr als 2 Monate im Verzug ist.
Es an der Mitwirkung der Mitglieder zur Abwicklung des Auftrags fehlt.

Kund*in gesperrt?

Falls die Kund*innen bereits zu viele unbezahlte Rechnungen haben oder es andere Probleme gab, kann es dazu kommen, dass wir diese Kund*innen temporär sperren müssen. Je nach Problem, können nur noch Aufträge mit Vorkasse erstellt werden, oder wir würden neue Aufträge gar nicht akzeptieren können.

Solltest du selber mit der Kund*in keine Probleme gehabt haben, kontaktiere bitte Smart für mehr Informationen. Wir würden zusammen mit dir und deiner Kund*in kommunizieren, um das Problem zu beheben.