Rechnungsversand & X-Rechnung

1. Versand von Rechnungen 

 Beim Versand eurer Rechnungen wird zusätzlich zur gewohnten PDF-Datei eine X-Rechnung im XML-Format erstellt. Beide Dateien werden gemeinsam per E-Mail an eure Kund*innen versendet. Die X-Rechnung ist ein standardisiertes, maschinenlesbares Format, das insbesondere für die digitale Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und Verwaltungssystemen entwickelt wurde.  

 Bei Auftragserstellung oder im Rechnungsentwurf können weitere Dateien zum Versand mit der Rechnung hinzugefügt werden. Diese werden ebenfalls der Rechnungs-E-Mail hinzugefügt. 

 2. Download im Smart Portal 

 Unabhängig vom E-Mail-Versand könnt ihr die X-Rechnung jederzeit auch in der Rechnungsansicht im Smart Portal herunterladen. So habt ihr jederzeit Zugriff auf alle relevanten Rechnungsformate an einem Ort. 

 3. Hinweise zu möglichen Fehlermeldungen 

 Da einige Kund*innen derzeit noch keine sogenannte Leitweg-ID besitzen, kann es in bestimmten Fällen beim Öffnen der X-Rechnung zu Fehlermeldungen kommen. 

 Wichtig: Auch in diesen Fällen bleibt die X-Rechnung vollständig funktionsfähig und kann in allen gängigen Programmen problemlos verarbeitet werden. Die technische Nutzbarkeit der Rechnung ist dadurch nicht eingeschränkt. 

 4. Rechtlicher Hintergrund 

 Mit der Bereitstellung der X-Rechnung erfüllen wir insgesamt neun relevante EU-Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung und zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Damit stellen wir sicher, dass eure Rechnungen den aktuellen europäischen Standards entsprechen.