Rechnungsversand & X-Rechnung

1. Versand von Rechnungen

Beim Versand eurer Rechnungen wird zusätzlich zur gewohnten PDF-Datei eine X-Rechnung im XML-Format erstellt.
Beide Dateien werden gemeinsam per E-Mail an eure Kund*innen versendet. Die X-Rechnung ist ein standardisiertes, maschinenlesbares Format, das insbesondere für die digitale Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und Verwaltungssystemen entwickelt wurde. 

Bei Auftragserstellung oder im Rechnungsentwurf können weitere Dateien zum Versand mit der Rechnung hinzugefügt werden. Diese werden ebenfalls der Rechnungs-E-Mail hinzugefügt.

2. Download im Smart Portal

Unabhängig vom E-Mail-Versand könnt ihr die X-Rechnung jederzeit auch in der Rechnungsansicht im Smart Portal herunterladen.
So habt ihr jederzeit Zugriff auf alle relevanten Rechnungsformate an einem Ort.

3. Hinweise zu möglichen Fehlermeldungen

Da einige Kund*innen derzeit noch keine sogenannte Leitweg-ID besitzen, kann es in bestimmten Fällen beim Öffnen der X-Rechnung zu Fehlermeldungen kommen.

Wichtig:
Auch in diesen Fällen bleibt die X-Rechnung vollständig funktionsfähig und kann in allen gängigen Programmen problemlos verarbeitet werden. Die technische Nutzbarkeit der Rechnung ist dadurch nicht eingeschränkt.

4. Rechtlicher Hintergrund

Mit der Bereitstellung der X-Rechnung erfüllen wir insgesamt neun relevante EU-Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung und zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Damit stellen wir sicher, dass eure Rechnungen den aktuellen europäischen Standards entsprechen.