# Allgemeine Infos und Bedingungen

# Allgemeine Infos und Bedingungen

<table border="1" id="bkmrk-das-wichtigste-in-k%C3%BC" style="font-family: var(--font-body); font-size: 14px; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 99.866%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>#### Das Wichtigste in Kürze

- Berufliche Ausgaben und berufsbezogene Reisekosten können aus deinem Budget erstattet werden.
- Es können nur Belege eingereicht werden, die im Zusammenhang mit einem über Smart abgerechneten
    
    Auftrag bzw. der bei Smart ausgeübten Tätigkeit stehen.
- Alle beruflichen Ausgaben, die du aus deinem Smart Budget erstatten möchtest, müssen im Portal eingereicht werden.
- Jeder Beleg wird einzeln erfasst. Du kannst dann mehrere Belege zu einer Auslagenerstattung zusammenfassen. Wir überprüfen, ob die Angaben richtig sind und erstatten den entsprechenden Betrag auf dein Konto.

</td></tr></tbody></table>

#### Budget für Auslagen

Für die Erstattung von Auslagen benötigst du **genug Budget für Auslagen.**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Budget für Auslagen ist das Budget, welches von deinen Kund\*innen an Smart schon bezahlt wurde und nicht für deine Anstellungskosten geplant ist. Geplante und gestellte Rechnungen können noch nicht für Auslagenerstattung benutzt werden. Ob und wie viel Budget für Auslagen zur Verfügung steht, siehst du 1) in deiner Budgetübersicht, sowie in der   
2\) Auslagenerstattungsmaske.</span>

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Auslagenerstattungsformular (2) wird dein verfügbares Budget inklusive Auslagen in der Warteschlange angezeigt, die noch nicht überwiesen wurden. In der Budgetübersicht (1) wird die Summe es erst nach Bestätigung der Auslage abgezogen.</span></p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">1)</span>

[![image.png](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/uQOimage.png)](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-06/uQOimage.png)

2\)

[![image.png](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/Ldcimage.png)](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-06/Ldcimage.png)

<p class="callout info"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Siehe auch die Infos unter [<span style="text-decoration: underline;">Zahlungsgarantie</span>](https://guide.smartde.coop/books/versicherung-wahrend-der-auftrage/page/zahlungsgarantie) und <span style="text-decoration: underline;">[Budget](https://guide.smartde.coop/shelves/05-dein-budget).</span></span></p>

<p class="callout success"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Falls du Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer zur Erstattung eingereicht hast, wird der Vorsteuer wieder deinem Budget gutgeschrieben.\* Du bekommst also die Bruttorechnungssumme direkt auf dein Bankkonto zurück, in deinem Budget wird aber die Nettorechnungssumme abgezogen.  
</span></p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">\* Die Vorsteuerrückzahlung ist nicht möglich für Angestellte von Smart Bildungswerk.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="text-decoration: underline;">Beispiel</span>: Rechnungssumme ist 200,00 € netto + 38,00 USt. (19%) = 238,00 €</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Brutto Erstattungsbetrag**: Diese Summe wird dir überwiesen.  
**Netto Betrag für das Budget**: Diese Summe wird in deinem Budget als Abzug erscheinen.</span>

[![image.png](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/image.png)](https://guide.smartde.coop/uploads/images/gallery/2024-10/image.png)



#### Was ist bei den Belegen zu beachten?

- Nur Belege mit einem Datum nach dem Beginn und während deiner Anstellung bei Smart können akzeptiert werden.
- Belege **ab 250 €** brutto müssen die Smart-Adresse beinhalten (auch Bewirtungsbelege):  
    <span style="text-decoration: underline;">SMartDe eG, Wilhelmstrasse 150, 10963 Berlin</span> oder<span style="text-decoration: underline;">  
    Smart Bildungswerk, Wilhelmstraße 150, 10963 Berlin</span>

<p class="callout warning">Wir akzeptieren **keine Rechnungen mit deiner Privatadresse**. Unter 250 € kannst du ein Beleg auch ohne jegliche Adresse einreichen (dann handelt es sich offiziell nicht um eine Rechnung, sondern um ein Beleg). Wie eine korrekte Rechnung auszusehen hat, kannst du [hier](https://guide.smartde.coop/books/auslagenerstattung/page/belege-und-rechnungen) einsehen.</p>

- Alle Belege aus dem Ausland müssen die Adresse und die Umsatzsteuenummer von Smart enthalten (reverse-charge ohne ausgewiesene Umsatzsteuer):  
    USt-ID Smart eG: **DE302421357**   
    USt-ID Smart BW: **DE328477094**
- Es werden keine Papierbelege akzeptiert. Bitte nur gut lesbare Kopien oder Scans nur im pdf-Format direkt im Formular hochladen. Wichtig: nur ein Beleg pro Datei.

<p class="callout success">**Tipp: Wie kannst du Fotos in PDFs umwandeln?**  
1. Klicke mit Rechtsklick auf das Bild -&gt; Wähle 'Drucken' -&gt; unter Drucker 'als Adobe PDF speichern'.  
2. Alternativ kannst du kostenlose Programme zur Konvertierung im Internet benutzten oder Apps auf deinem Handy, die das Foto direkt in ein PDF umwandeln (z.B. Genius Scan).</p>